Лекция № 9 Импорт, экспорт и параллельная обработка данных

Импорт данных

При импорте Access считывает данные из файла вне текущей базы и создает для них новую таблицу.

Импорт данных из другой базы данных:

1. Щелкните в области окна базы данных правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Импорт или выполните команду

Файл ► Внешние данные ► Импорт

Откроется диалоговое окно Импорт.

2. Выберите базу данных и щелкните на кнопке Импорт. Появится диалоговое окно Импорт объектов

3. Раскройте вкладку с названием типа импортируемого объекта. Щелчком выберите объект.

4. Повторите шаг 3 для каждого импортируемого объекта. Для выделения нескольких объектов клавишу Ctrl удерживать не нужно. Чтобы снять выделение с объекта, щелкните на нем еще раз.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать новый объект в открытой базе данных.

Импорт данных из Excel:

1. Щелкните правой кнопкой мыши в окне базы данных и выберите в контекстном меню команду Импорт.

2. В списке Тип файлов диалогового окна Импорт выберите пункт Microsoft Excel (файлы с расширением .xls)

3. Выберите электронную таблицу с необходимыми данными и щелкните на кнопке Импорт. Откроется первое окно Мастера импорта электронной таблице.

4. Выберите лист рабочей книги или именованный диапазон. Далее.

5. Если в первой строке таблицы расположены заголовки столбцов, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Далее.

6. Если вы хотите создать для данных Excel новую таблицу, оставьте без изменения параметры в текущем окне мастера. Если вы хотите добавить данные в уже существующую таблицу, установите переключатель В существующей таблице, в раскрывающемся списке выберите необходимую таблицу и затем щелкните на кнопке Готово.

7. На этом шаге предлагается описать каждое поле импорта и указать те из них, которые не нужно импортировать. Выделяйте по порядку каждое поле, устанавливая для каждого необходимые параметры. Далее.

8. На этом шаге задается ключевое поле. По умолчанию переключатель Автоматически создать ключ установлен. Вы можете задать ключевое поле самостоятельно, выбрав его в списке, или установить переключатель Не создавать ключа. Далее.

9. Назовите таблицу. Готово.

Импорт текстовых файлов

Текстовые файлы – посредники при передачи данных между программами. Разновидности текстовых файлов:

• Текстовые файлы с разделителями.

• Текстовые файлы с фиксированной длиной записей.

Порядок импорта с разделителями:

1. Щелкните правой кнопкой в окне базы данных и выберите в контекстном меню команду Импорт.

2. В списке Тип файлов диалогового окна Импорт выберите пункт Текстовые файлы (файлы с расширением .txt, .csv, .tab, .asc).

3. Выберите файл для импорта и щелкните на кнопке Импорт, чтобы запустить Мастер импорта текста.

4. Оставьте установленным переключатель с разделителями. Далее.

5. Выберите символ разделителя полей и, если в первой строке листа расположены заголовки столбцов, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Далее.

6. Установите переключатель В новой таблице или В существующей таблице. Далее.

7. Если Вы создаете новую таблицу, то можно изменить имена и типы импортируемых полей. Далее.

8. На этом шаге задается ключевое поле.

9. Задайте название таблицы. Готово.

Связывание данных

Связывание файла с базой данных дает возможность напрямую пользоваться данными из связанного файла. Процедура связывания файла аналогична процедуре импорта.

Порядок связывания с базой данных электронной таблицы Excel:

1. Щелкните правой кнопкой мыши в окне базы данных и выберите в контекстном меню команду Связь с таблицами.

2. В списке Тип файлов диалогового окна Связь выберите пункт Microsoft Excel .

3. Выберите файл и щелкните на кнопке Связь. На экране появится первое диалоговое окно Мастера связи с таблицами, похожее на диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы.

4. Выберите необходимый лист. Далее.

5. При необходимости установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Далее.

6. Введите название таблицы. Готово.

Возле имени новой таблицы (в окне базы данных на вкладке таблицы) появится значок со стрелкой, указывающей на тип приложения источника.

Чтобы удалить связанную таблицу, выполните следующее:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на связанной таблице, которую необходимо удалить.

2. Выполните в контекстном меню команду Удалить.

Параллельная с другими приложениями Обработка данных Access

Публикация объекта Access в Word:

1. Выберите объект который необходимо опубликовать в Word (таблицу, форму, отчет, запрос).

2. Выполните команду Сервис ► Связи с Office ►Публикация в MS Word

или

На панели инструментов найдите кнопку с таким же названием и в ее раскрывающемся списке выберите аналогичную команду.

Word создает файл с расширением .rtf.

Анализ таблицы в Excel

1. В окне базы данных выделите таблицу (или запрос).

2. На панели инструментов выберите в раскрывающемся списке кнопки Связи с Office команду Анализ в MS Excel.

Создается файл с расширением .xls.

Экспорт данных

1. В окне базы данных щелкните правой кнопкой мыши на объекте базы данных, который необходимо экспортировать. Выберите в контекстном меню команду Экспорт. Откроется диалоговое окно Экспорт объекта.

2. В списке Тип файла выберите тип файла, в который необходимо преобразовать данные.

3. При необходимости выберите другую папку и измените имя нового файла.

4. Щелкните на кнопке Сохранить.

5. Если Вы экспортируете данные в базу данных Access, введите имя для экспортируемого объекта в диалоговом окне Экспорт. Если Вы хотите экспортировать пустую таблицу, установите переключатель Только структура. Щелкните на кнопке ОК.

Список литературы

1. Симонович С.В. и др. Информатика: Базовый курс. – СПб.:Питер, 2001.– 640 с.: ил.

2. Робинсон С. Microsoft Access 2000 учебный курс – СПб.: Питер, 2001 – 512 с.: ил.

3. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т. С. Карпова. – СПб.: Питер. 2001. –304 с.: ил.

Учебное издание

Конспект лекций для изучения курса «Вычислительная техника и программирование». Раздел «Система управления базой данных Access» /для студентов 1курса дневной и заочной форм обучения, а также иностранных студентов специальностей 7.0921.01 «Промышленное и гражданское строительство»; 7.0921.03 «Городское строительство и хозяйство»; 7.092.108 «Теплогазоснабжение и вентиляция»; 7.0926.01 «Водоснабжение и водоотведение»/.

Составители: Федоров Николай Викторович

Хренов Александр Михайлович

Федорова Елена Викторовна

Ответственный за выпуск А.М. Хренов

Редактор Н.З. Алябьев

План 2005, поз. 372

Подп. к печати Формат 6084 1/6 Бумага офсетная

Напеч. на ризографе

Усл. –печ. л. 5,0 Тираж 150 экз. Заказ №

Цена договорная

ХНАГХ, 61002, Харьков, ул. Революции, 12

Сектор оперативной полиграфии ИВЦ ХНАГХ

61002, Харьков, ул. Революции, 12.

78