46.Види службових листів

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує

адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої

вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути

якомога ширшою.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять

детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам,

щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що

рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують

взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним

особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна

з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін.

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки

їх проведення.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують

про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи

складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи.

Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”,

“Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і

дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про

щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному

адресатові.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або

інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів

тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова

“підтверджувати”.

Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення

чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність

внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть

складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від

дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання

чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний

лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то,

незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому

бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи

підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати

відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може

бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається

обґрунтування.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на

ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань,

то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.

Ділове листування

Інформація в діловому спілкуванні повинна мати певні властивості. Вона має бути:

• Офіційною по своєму характеру.

• Адресною, оскільки управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачеві, посадовцю, організації, групі організацій.

• Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу.

• Об'єктивною і достовірною.

• Переконливою, аргументованою.

• Повною і достатньою для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запрошувати інформацію, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і засобів.

Діловий стиль має сукупність специфічних ознак, які відрізняють його від інших стилів мови, - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури. Основними вимогами, які пред'являються до ділового стилю, є:

• Стандартизація викладу.

• Нейтральний тон викладу.

• Точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність формулювань.

• Лаконічність, стислість викладу тексту.

• Використання мовних формул.

• Використання термінів.

• Застосування лексичних і графічних скорочень.

• Переважання пасивних конструкцій над дійсними.

• Вживання словосполучень з віддієслівним іменником.

• Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому і орудному відмінку.

• Переважання простих поширених пропозицій.

2. Другою особливістю ділового листування є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Для мотивації тієї або іншої дії застосовуються наступні вирази:

• «Повідомляємо, що в період з... по....»

• «Повідомляємо, що за станом на....»

• «Направляємо Вам узгоджений....»

• «Просимо Вас розглянути питання про...»

• «Перевіркою встановлено, що.....»

• «У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги....»

• «У зв'язку з складною економічною ситуацією....»

Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, які використовуються в ситуаціях, що повторюються. До таких формул відносяться терміни. Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне або спеціальне поняття. При використанні терміну необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресатові. Якщо у автора листа виникає сумнів із цього приводу, то необхідно поступити таким чином:

• Дати офіційне визначення терміну.

• Розшифрувати значення терміну словами нейтральної лексики.

• Прибрати термін або замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.

Труднощі у використанні термінів пов'язані ще і з тим, що термінологія знаходиться в постійній зміні: міняється зміст тих, що вже існують понять, виникають нові, частина понять застаріває, і терміни, що позначають їх, виходять із вживання. При використанні багатозначних термінів (термінів-синонімів) слід враховувати, що в одному документі термін може вживатися тільки в одному з своїх значень. Наприклад, терміни «договір», «контракт», «угода» є термінами-синонімами, але вони розрізняються практикою свого застосування. 3. До особливостей ділового листа відносять також і застосування скорочень. Розрізняють два основні види скорочення слів:

• Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, головбух, зав., заст., спецназ.

• Графічні - вживані на листі скорочені позначення слів: гр-н, тчк, ж-д, кв. м і ін.

У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій і посад, звань, одиниць вимірювання, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам. 4. Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому або орудному відмінку - ще одна особливість ділового листа:

• «Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) реконструкції систем опалювання, вентиляції і санітарно-технічних установок житлових будинків і адміністративних будівель..»

• «Повністю розділяємо необхідність (чого?) подальшого обговорення конкретних питань можливої співпраці...»

• «Згідно штатному розкладу...»

Лист доцільно готувати по одному питанню. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно з декількох різнорідних питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них. У тексті одного листа можна виражати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі. Окрім традиційних мовних формул в діловому листуванні зустрічаються іноземні слова і словосполучення. Практично вони грають роль мовних формул. Частина з них добре знайома, частина поширена у меншій мірі. Слід мати на увазі, що використання іноземних слів віддає незначною старомодністю, але разом з тим залишає добре враження у того, хто знає ці слова партнера і дозволяє поставити в безвихідь стороннього читача.