Глава 1. Теоретические основы формирования команды проекта

1. Сущность управления проектами. Жизненный цикл проекта

Управление проектами осуществляется во всех областях деятельности: в бизнесе, в культуре и искусстве, политике, научных исследованиях и т.д. Чаще всего менеджеры сталкиваются с проектным управлением при реализации современных инновационных идей и прогрессивных технологий, а также при принятии инвестиционных решений³.

В настоящий момент управление проектами стало признанной во всех развитых странах мира методологией, многогранной системой инвестиционной и инновационной деятельности. Объектом проектного управления, в свою очередь, выступает, непосредственно, сам проект.

Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей

перед специалистом. В самом общем виде проект (англ. projekt) – это “что-

либо», что задумывается или планируется, например, большое предприятие»

(толковый словарь Webster)⁴.

Проект может рассматриваться как некоторая задача с определенными

исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект заключает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.

Для управления проектом необходимо знать его планируемые характеристики (показатели), т.е. те факторы, которые в дальнейшем наглядно отразят успешность, а, главное, эффективность реализуемого проекта на практике. Выбор путей и способов достижения поставленных показателей проекта является основной задачей всей системы управления проектом.

Проект, как объект менеджмента, имеет ряд отличительных свойств (признаков)⁵:

1. Признак изменений (целенаправленный перевод из существующего в определенное желаемое состояние, которое описывается при формулировке целей проекта),

2. Признак ограниченной конечной цели,

3. Признак ограниченной продолжительности,

4. Признак ограниченности бюджета,

5. Признак ограниченности требуемых ресурсов (как технологических, так и людских),

6. Признак новизны для предприятия, которое реализует проект, и для всего рынка предполагаемого спроса на создаваемый в рамках проекта продукт (концепцию, услугу, идею),

7. Признак «комплексности» (необходимо принимать во внимание огромное количество факторов, оказывающих влияние на развитие проекта),

8. Признак правового и организационного обеспечения (особым образом сформированная и организованная структура управления, позволяющая наиболее эффективным образом работать над реализацией проекта).

9. Признак разграничения с другими проектами предприятия.

Иными словами, основным отличием проектного управления от управления компанией в целом, является его однократность, т.е. нецикличность деятельности. В то время как управление предприятием требует более строгой систематизации, внутри которой на всех уровнях осуществляется регулярная, цикличная деятельность, обеспечивающая эффективное функционирование всей системы управления организацией.

Принимая во внимание тот факт, что единого определения термина «проект» в современной управленческой науке не существует, толкование понятия «управления проектами» может быть также различно.

Согласно PM BoK, управление проектами – это процесс применения знаний, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью воплощения замыслов участников проекта⁶.

Американский ученый Энтони Уокер определяет управление проектами как планирование, координацию и контроль проекта с позиций его завершения (и ввода в действие) от лица заказчика и с учетом его целей в единицах полезности, предназначения, качества, сроков реализации и затрат; установление взаимосвязи между ресурсами, координацию и контроль участников проекта, их персонального вклада в общий результат, а также оценку и выбор альтернатив ради наибольшего удовлетворения потребностей заказчика.

В своей книге «Управление проектами» Гарольд Оберлендер определяет управление проектами, как искусство и умение скоординировать людей, оборудование, материалы, деньги и последовательность работ по реализации проекта во времени и в рамках утвержденной стоимости.

По мнению российского ученого В. Д. Шапиро, управление проектами – это синтетическая дисциплина, объединяющая специальные и надпрофессиональные знания⁷.

Управление проектом (project management) – это управление процессом его реализации. В свою очередь, реализация проекта – это комплекс мер, дел и действий, направленных на достижение целей проекта. Таким образом, управление проектом – это управление комплексом мер, дел и действий, направленное на достижение целей проекта.

С точки зрения теории систем управления проект как объект управления должен быть наблюдаемым и управляемым, т.е выделяются конкретные характеристики, по которым можно постоянно контролировать ход выполнения проекта на всех его этапах.

Важно заметить, что каждый проект, насколько бы масштабным или узконаправленным он не был, проходит ряд фаз, в ходе которых реализуется весь процесс развития проекта.

Анализируя такой важный параметр проекта как период или время его реализации, следует отметить, что с данным параметром тесно связаны такие элементы как  дата зарождения проекта, начало реализации проекта, срок исполнения проекта и дата завершения проекта.

Помимо этого менеджеры проекта или организация, как правило, разделяют проект на фазы, чтобы обеспечить более качественное управление с соответствующими отсылками на текущие операции исполняющей организации. Совокупность этих фаз составляет жизненный цикл проекта.

Жизненный цикл проекта – это набор последовательных фаз, количество и состав которых определяется потребностями управления внутри организации, осуществляющей реализацию проекта.

Безусловно, не существует одного наилучшего способа определить идеальный жизненный цикл проекта, структуру его фаз. У некоторых организаций есть принятые принципы, согласно которым для всех проектов предполагается одинаковый жизненный цикл, в то время как другие организации позволяют команде управления проектом выбирать жизненный цикл, наиболее подходящий для своего проекта.

Нередко общеотраслевые принципы обуславливают использование предпочтительного жизненного цикла в этой отрасли.

В целом достаточно большое количество факторов влияет на характеристику жизненного цикла проектов. К таким факторам влияния можно отнести четыре основных фактора:

• тип проекта,

• финансовые возможности,

• выбранная стратегия реализации,

• технологические особенности реализации.

Жизненный цикл проекта, являясь обобщающим показателем всего процесса разработки и реализации проекта, может быть разделен не только на фазы, подпроекты или этапы, но и на более мелкие элементы, что и составит подробную структуру проекта.

В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на подпроекты из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования.

Типичный жизненный цикл инвестиционного или технического проекта состоит из 4 фаз (Рис. 1.):

 

Рис.  1. Четырехфазный жизненный цикла проекта⁸.

 

Главным содержанием работ на начальной фазе является разработка концепции проекта, включающая:

    Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

     Выявление потребности в изменениях (проекте);

     Определение основных параметров и характеристик проекта:

1. Цели и стратегия  их достижения, задачи, результаты;

2. Основные требования, ограничительные условия, критерии;

3. Уровень риска;

4. окружение проекта, потенциальные участники;

5. Требуемые время, ресурсы, средства и др.

     определение и сравнительная оценка альтернатив;

     представление предложений, их апробация и экспертиза;

           утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

На фазе разработки главным является разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации. Общее содержание работ этой фазы:

     назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов ко­манды;

     установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников;

     развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

1. Конечные результат(ы) и продукт(ы);

2. Стандарты качества;

3. Структура проекта;

4. Основные работы;

5. Требуемые ресурсы.

     структурное планирование, в том числе:

    организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

     организация выполнения базовых проектных и опытно-конструк­тор­ских работ по проекту;

     представление проектной разработки;

     получение одобрения на продолжение работ.

Основное содержание третьей фазы – реализации следует из ее наименования – выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Основными работами этой фазы являются:

     организация и проведение торгов, заключение контрактов;

      полный ввод в действие разработанной системы управления проектом;

     организация выполнения работ;

     ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

     ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды (участников) проекта;

     детальное проектирование и технические спецификации;

     оперативное планирование работ;

     установление системы информационного контроля за ходом работ;

     организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе запасами, покупками, поставками;

     выполнение работ, предусмотренных проектом (в том числе производство   строительно-монтажных и пусконаладочных работ);

     руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

Завершающая фаза или окончание проекта. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуще­ствляется подведение итогов и разрешение конфликтов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:

     планирование процесса завершения проекта;

     эксплуатационные испытания окончательного продукта(ов) проекта;

     подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

     подготовка документации, сдача объекта и конструкторской продукции заказчику;

     оценка результатов проекта и подведение итогов;

     подготовка итоговых документов;

     закрытие работ и проекта;

     разрешение конфликтных ситуаций;

     реализация оставшихся ресурсов;

     накопление фактических и опытных данных для последующих проектов;

      расформирование команды проекта.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее⁹:

     какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование);

     в какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки;

     кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании);

     как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Подводя итог вышесказанному, можно утверждать, что описание жизненных циклов проектов могут быть как весьма обобщенными, так и в высшей степени подробными. Очень подробные описания жизненных циклов проектов могут включать формы, диаграммы и контрольные списки в целях структурирования и управления.

Иными словами, – жизненный цикл проекта, как в целом, так и структурно является с одной стороны важным объектом системы управления проектом, с другой стороны – методом или механизмом управления. Это, своего рода, целая система взаимосвязанных объектов управления, ведущую роль в эффективности которого, безусловно, играет человеческий фактор, потенциал и управленческие навыки той команды, которая стоит у руля при реализации того или иного проекта.

Безусловно, для различных людей управление проектами может означать разные вещи: науку, искусство, творчество и управление действиями. Однако в любом проекте большая часть времени управляющего тратится на организацию взаимодействия между участниками проекта, его командой. В процессе переговоров определяются проблемы, возникающие при реализации проекта и их возможные решения.

Именно поэтому люди являются наиболее ценным ресурсом при управлении проектами. Они генерируют идеи, выявляют и решают проблемы, выполняют все необходимые работы и в дальнейшем добиваются успеха при реализации того или иного проекта.