Анализ системы ответственности
Мы рассматриваем вопрос по выявлению и анализу системы целей организации и стратегии их достижения. Необходимым компонентом системы целей является система распределения ответственности за достижение этих целей.
Обычно система ответственности анализируется (определяется, насколько система целей организационно обеспечена и согласуется с организационной структурой) с помощью матриц распределения ответственности. Матрица – это таблица, одно из измерений которой представляет перечень работников или структурных подразделений, а другое – перечень целей или мероприятий.
Матрица распределения ответственности позволяет увидеть:
- все ли цели и мероприятия, направленные на их достижение, имеют ответственных исполнителей,
- достаточно ли исполнителей закреплено за целями и задачами,
- существует ли система контроля исполнения.
При необходимости распределение ответственности может быть описано более детально, с применением большего количества символов, обозначающих различные функции сотрудника по реализации мероприятий. Могут быть добавлены символы, обозначающие информационные потоки с указанием исполнения, согласования, утверждения и контроля. После определения ответственности можно перейти к анализу организационной структуры.
Миссия фирмы Долгосрочное
благосостояние максимального количества
клиентов фирмы посредством качественного
их обслуживания
.
Сохранение
существу-щего поло-жения Оптими-стический
сценарий Пессимис-тический
сценарий
Сценарии
развития внешней среды
Доля рынка Торго-вый
оборот Поло-житель-ный
образ
При-быль
Цели фирмы
Стратегия
достиже-ния целей
Проект
А
Проект Б
Проект В
Направления
действий Освое-ние
новых мощностей ……
Разви-тие
продук-та А
……
Выход
на рынок 1
…… Повы-шение
цен на про-дукт Б ……
Рис. 4.2. Иерархический анализ системы целей в условиях неопределенности внешней среды.
Анализ организационной структуры
Организационная структура управления – это внутреннее устройство системы управления, которое описывается совокупностью организационных единиц (структурных подразделений и должностных лиц), взаимоотношениями этих организационных единиц между собой и с объектом управления.
Эти отношения состоят обычно из двух видов информационных связей – вертикальных (административных), по которым происходит передача информации, изменяющей состояние системы (приказы, распоряжения и др.), и горизонтальных (проектных, функциональных, программных и др.), по которым происходит передача исполнительской, рабочей информации, которая не изменяет состояния системы, но является подготовительной для формирования управленческих решений.
По вертикальным связям реализуется воздействие субъекта управления на объект с целью перевода в целевое состояние. По горизонтальным связям реализуются взаимодействия элементов объекта управления в ходе оперативной производственной деятельности и обратная связь объекта с субъектом.
Таким образом, организационная структура управления представляет собой совокупность организационных единиц, упорядоченных в административно-деятельностном пространстве. В административном измерении организационная структура характеризуется уровнями управления, а в деятельностном – звеньями. Уровень управления- это совокупность организационных единиц, ответственных за достижение цели одного уровня. Звено управления – совокупность организационных единиц, специализирующихся на решении однородных задач. Укрупненная деятельность звена называется функцией.
Последовательность анализа организационной структуры управления:
Графическое моделирование организационной структуры
Выявление первичных количественных характеристик
Определение ряда количественных оценок
Определение качественных характеристик с использованием экспертных оценок
Оценка соответствия организационной структуры системе целей,
технологии, размерам компании, состоянию внешней среды.
Прежде чем рассматривать поэтапно методику анализа, перечислим методы анализа организационных структур.
Графическое моделирование. С помощью этого метода система изображается как совокупность элементов и взаимосвязей между ними.
Относительные и средние величины. При диагностике организационной структуры широко используются средние величины: арифметические, гармонические, геометрические и др. Для их использования необходима качественно однородная совокупность, поэтому важным инструментом в данном случае выступают статистические группировки.
Группировка. Этот метод основан на отборе явлений, процессов по определенным признакам и их классификацию. Множество единиц объекта наблюдения разбивается на однородные группы по основаниям группировки, которые могут быть качественными и количественными.
Сравнение. Это один из наиболее распространенных способов выполнения анализа, основанный на сопоставлении однородных величин для выявления существующего меду ними различия.
Метод цепных подстановок. Этот метод позволяет выявить влияние отдельных факторов на конечную величину показателя при условии, что связь между ними имеет функциональный характер.
Корреляционно-регрессионный анализ. Этот метод служит для определения тесноты и конкретного вида связей между показателями, не находящимися в функциональной зависимости.
Метод аналогии. Метод основан на использовании принципа сходства между объектами. Исходным пунктом является аксиома: если предметы сходны в одном, то они будут сходны и в других пунктах.
Экспертные оценки. Этот метод применяется в тех случаях, когда анализ не может быть выполнен с помощью обычных методов. Он широко используется в ситуациях, когда распространение прошлого опыта нерационально.
Специальные методы диагностики. К ним можно отнести методы имитационного моделирования.
Исходя из вышеназванной последовательности анализа, приступим к рассмотрению шагов анализа организационной структуры управления.