Критический анализ функционирования системы управления
Цели анализа функционирования системы
Чтобы расчленить проблему на ее составные части (подпроблемы), необходимо подвергнуть объект и систему управления критическому анализу, в результате которого следует:
выявить основные трудности и недостатки в функционировании системы, ограничивающие достижение целей;
установить причинно-следственные связи выявленных трудностей и недостатков;
определить пути устранения (ослабления) найденных причин и предотвращение их возникновения.
Анализ функционирования системы
Рассмотрим некоторые приемы, позволяющие систематизировать, упоря-'чить критический анализ функционирования системы.
Профессор А. Терещенко рекомендует при анализе системы управления рассматривать и систему в целом, и каждое ее звено под углом зрения пяти вопросов, которые он считает классическими для каждого работника сферы управления, особенно для руководителя организации. Рассмотрим эти пять вопросов [4.12].
Почему делается то, что делается? Иными словами, чем обосновано направление и содержание действий рассматриваемого подразделения или специалиста, соответствуют ли они целям системы и выявленным путям их достижения? Необходимы ли эти действия?
Почему делается там, где делается? Правильно ли распределены функции управления по подразделениям, оправдана ли принятая структура системы управления?
Почему делается тем, кем делается? Это продолжение тех же распределений функций управления и конкретных работ, но уже не между подразделениями, а между отдельными работниками.
Здесь должны быть рассмотрены вопросы передачи полномочий и разгрузки квалифицированных специалистов от таких работ, которые может выполнить менее квалифицированный работник.
4. Почему делается тогда, когда делается? Правильно ли приняты сроки выполнения работ, обоснованы ли они? Обеспечат ли они своевременность решений, взаимную увязку по срокам отдельных мероприятий? Известно, что в управлении меры, принятые слишком поздно, могут принести значительный ущерб. Вместе с тем необоснованное сокращение сроков по некоторым работам не только не дает эффект, но нередко приводит к менее полной проработке вопроса, а следовательно, к снижению качества решения.
5. Почему делается так, как делается? Здесь речь идет об анализе мето-логического обеспечения работ, о техническом оснащении управленческого труда.
Пять вопросов профессора Терещенко отражают суть функционального анализа систем управления.
Выбор приемов дальнейшего анализа определяется сущностью системного подхода. В данном случае это означает, что реализация любой функции должна рассматриваться как процесс функционирования некоторой информационной подсистемы, которая, в свою очередь, представляет собой совокупность взаимодействующих более простых звеньев по переработке информации, т.е. должен быть осуществлен информационный анализ и синтез
Исходными данными для информационного анализа служат:
¨ функционально-информационная схема;
¨ организационно:методическая документация, регламентирующая действия отдельных звеньев схемы ("стадий") и их взаимодействие.
Информационному анализу должно быть подвергнуто каждое звено функционально-информационной структуры, а в анализе необходимо учесть взаимодействие звеньев. При рассмотрении каждого звена важно достаточно полно выявить все его информационные входы и выходы, проверить полноту, четкость и эффективность организационного и методического обеспечения работы с информацией.
Организационное обеспечение (в том числе организационные стандарты, положение, инструкции) должно конкретизировать как работу звена, так и его внешние связи, т.е. четко определять ответы на следующие вопросы:
¨ кто, что, на основании чего, как и когда должен выполнять;
¨ кто, что, для чего, кому, когда и каким образом должен передавать (сообщать).
Из перечисленных чаще всего упускают вопросы "на основании чего" и "для чего". Оба эти вопроса направлены в первую очередь на проверку входных и выходных потоков информации.
Вопрос "на основании чего выполняется данным звеном работа" помогает проверить достаточность входной информации для качественного, эффективного выполнения соответствующей функции.
Наряду с анализом достаточности информации следует убедиться и в ее необходимости. Зачастую поиск ответа на вопросы "кем, как и для чего используется поступающая информация" позволяет выявить ту ее часть, которая является избыточной, неоправданно загружающей работников сферы управления ее подготовкой, передачей и хранением.
Важным элементом информационного анализа является учет фактора времени. Он позволяет ответить на вопросы "успевает ли соответствующее звено, почему работа в нем выполняется именно тогда".
Учет временного фактора, а также ответы на поставленные вопросы позволяют выявить несоответствие принятой "технологии" сбора и переработки информации по срокам выполнения работ, а следовательно, помогают перераспределить между звеньями ресурсы и функции с учетом трудоемкости работ и заданных ограничений по времени их выполнения.
Рассматривая методологические приемы анализа действующих органи-ионно-методических документов, необходимо особо выделить аспект э анализа, связанный с проверкой действенности контроля за соблюдением требований, регламентированных самой документацией. Методически наиболее правильно не отрывать анализ действенности контроля от бшего анализа содержания и конкретности требований, регламентированных документами. Это означает, что две группы вопросов, приведенных ранее, должны охватить всю совокупность регулярных управленческих работ включая и контроль за их выполнением. Отвечая на вопросы "кто, что, на основании чего, как, когда должен выполнить", следует сразу же искать ответы и на вопросы "кто, на основании чего, как и когда сможет установить что работа, подлежащая выполнению, фактически была выполнена недостаточно качественно, не в установленный срок или осталась невыполненной".
Такая же аналогия должна быть прослежена и во второй группе вопросов о передаче информации. При этом вопросы контроля здесь будут фигурировать уже в двух аспектах. Во-первых, проверке подлежат полнота, достоверность и своевременность переданной информации. В связи с этим предстоит уточнить, кто, когда и как осуществляет контроль. Во-вторых, анализу подлежит поток информации о результатах контроля, т.е. система контроля должна содержать четкие ответы на вопросы: "кто, кому, как и когда сообщает о результатах контроля (или только о случаях нарушений) и как, кем эта информация используется для принятия определенных мер (каких именно)".
Осуществляя анализ действенности контроля за соблюдением требований организационно-методической документации, необходимо помнить, что так же, как и остальные элементы управления, контроль должен быть построен на основе иерархической структуры.
Анализ причинно-следственных связей
Для выявления путей достижения целей (подпроблем) важно не только установить состав факторов, непосредственно затрудняющих нормальное функционирование системы, но и провести тщательный анализ причинно-следственных связей этих факторов.
Особенность анализа причинно-следственных связей состоит, главным образом, в том, что по каждому из выявленных недостатков (факторов, препятствующих достижению цели), необходимо с наибольшей полнотой установить:
¨ совокупность причин, порождающих этот недостаток, затрудняющих его преодоление, усиливающих негативное влияние на достижение целей;
¨ совокупность следствий, проявлений этого недостатка, наличие не только его непосредственного, но и косвенных негативных влияний на достижение целей системы.
Более того, каждая из выявленных таким образом причин и каждое следствие (1-го порядка) должны быть подвергнуты подобному же анализу. Для них, в свою очередь, должны быть выявлены совокупности причин (на входе) и следствий (на выходе).
Полный (ценный) анализ позволяет выявить и обратные влияния некоторых следствий на непосредственные или более отдаленные причины. Причина и следствие находятся во взаимодействии, т.е. следствие нередко оказывает обратное воздействие на причину. Итогом анализа будет уже не линейная цепь, а разветвленная сеть (система) причинно-следственных связей.
Пример. Анализ причинно-следственных связей нарушений технологической дисциплины (см. [4.8]). При анализе причинно-следственных связей необходимо учитывать существенное различие между системным и формальным пониманием причинности. Разберем на конкретном примере разницу между упрощенным и системным подходом к построению причинно-следственных связей.
Рассмотрим один из факторов, мешающих функционированию промышленной системы, — нарушение технологической дисциплины. Упрощенный подход: причина — высокая текучесть кадров, следствие — низкая квалификация персонала (рис. 4.7).
А теперь приступим к построению схемы, применяя системный подход. Нарушения технологической дисциплины могут быть обусловлены не только низкой квалификацией персонала, но и другими причинами:
недостаточным метрологическим обеспечением;
недостатками системы повышения квалификации;
низким уровнем социального развития коллектива;
неудовлетворительной работой системы управления качеством труда;
недостаточной производственной дисциплиной, которая, в свою очередь снижена вследствие слабого контроля, отсутствия заинтересованности персонала;
преднамеренным форсированием режима, которое связано с задержками ремонтных работ, аварийным выходом оборудования из строя, нарушением сроков поставки сырья и т.д.
Построенная с учетом изложенных выше соображений и далеко не полная схема причинно-следственных связей нарушений технологической дисциплины (вариант 2) изображена на рис. 4.8.
Системный подход к причинности существенно обогащает, но вместе с тем и осложняет анализ причинно-следственных связей при выборе и систематизации путей достижений целей.