Глава 4. Организация аналитического учета

Помимо редактирования состава субсчетов, при начале эксплуатации программы, чаще всего изменяют настройки аналитического учета, изначально заложенные в программу.

В «1C:Бухгалтерии 7.7» аналитический учет организован при помощи субконто. Термином «субконто обозначаются любые объекты аналитического учета, как материальные, так и нематериальные: основные средства, материалы, МБП, нематериальнь активы, товары, сотрудники. Объектами аналитического учета, а, следовательно, и субконто, могут быть, например, бюджеты разных уровней.

Видом субконто, в свою очередь, называется совокупность однотипных объектов аналитического учета. Все основные средства образуют вид субконто «Основные средства», все материалы - соответственно, «Материалы», и так далее.

Для ведения аналитического учета на каком-либо счете бухгалтерского учета в требуемом разрезе, к этому счету «прикрепляется» соответствующий вид субконто. Например, для ведения аналитического учета по основным средствам на счете 01 к этому счету прикреплен вид субконто «Основные средства». Этот вид субконто представляет собой справочник основны средств организации.

В плане счетов, который входит в программу «1С:Бухгалтерия 7.7», уже проведена настройка аналитического учета в соответствии с инст­рукцией по использованию Плана счетов. Мы рекомендуем использо­вать эту настройку аналитического учета, во-первых, потому что она соответствует нормативным документам, во-вторых, потому что эту настройку используют при генерации проводок документы, сущест­вующие в типовой конфигурации; в-третьих, это нужно для правиль­ной работы форм отчетности.

Однако зачастую включенная в программу настройка аналитиче­ского учета не до конца устраивает пользователя. Поэтому, если это необходимо, можно добавить собственную аналитику к существующей настройке.

Изменения в аналитическом учете, которые можно выполнить в программе, сводятся к двум типам: вы можете организовать аналити­ческий учет на каком-либо счете, используя существующие виды субконто, или создать новый вид субконто, чтобы вести учет в разрезе существующего субконто, или создать новый вид субконто, чтобы вести учет в разрезе, не предусмотренном в типовой конфигурации.

Например, если ваша организация, в соответствии с принятой учет­ной политикой, при учете материалов использует счета 15 и 16, то, очевидно, на этих счетах потребуется организовать аналитический учет по материалам. В списке видов субконто в окне «Конфигурация» мы видим субконто «Материалы», как раз для этого и предназначен­ное. Поэтому для организации аналитического учета по 15 и 16 счету (точнее, по субсчетам этого счета), достаточно «прикрепить» сущест­вующий вид субконто к нужным субсчетам в плане счетов.

В типовой конфигурации уже имеется вид субконто «Статьи за­трат», который используется для ведения аналитического учета по статьям затрат основного производства. Этот вид субконто имеет тип справочника «Статьи затрат». Мы все же создадим новый вид субкон­то для ведения аналитического учета на счете 23. Этот вид субконто будет иметь тип справочника, в котором мы будем хранить статьи затрат вспомогательного производства.

Процесс организации аналитического учета можно разделить на последовательных шага:

•создание нового вида субконто;

•организация аналитического учета по созданному виду суб­конто.

В нашем примере для создания нового вида субконто требует создать новый справочник. В «1С:Бухгалтерии 7.7» добавить в конфигу рацию новый вид субконто можно в процессе создания нового справочника, так же как и новый справочник можно создать в процессов создания нового вида субконто. Но, поскольку справочник может использоваться не только для ведения аналитического учета, но и для других целей, то есть является более широким понятием в конфигура­ции, чем вид субконто, мы будем считать приоритетной задачей создание справочника, а вид субконто образуется в процессе создания справочника.

Запустите Конфигуратор, откройте окно «Конфигурация» и перейдите к ветви "Виды Субконто". В отличие от редактирования плана счетов, которое можно выполнять и в Конфигураторе, и в режиме запуска «1С:Предприятие» создание нового вида субконто и нового справочника выполнятся только в Конфигураторе.

Создайте новый справочник. Новый справочник и новый вид субконто мы будем создавать с помощью Конструктора Справочника. Для вызова Конструктора справочника не обязательно открывать окно метаданных текущей конфигурации. Достаточно сразу после запуска Конфигуратора выбрать в главном меню пункт «Конструкторы», а него — пункт «Новый Справочник».

Прежде всего, для нового справочника, как и для любого другого объекта метаданных, нужно укуазать идентификатор. Идентификатором справочника является некоторое ключевое слово (наименование), которое буджет его характеризовать и должно отличаться от наименований всех других справочников.

Вводимый идентификатор не может содержать пробелов и различ­ных специальных символов. Если в нем нужно отразить характеристи­ку создаваемого справочника двумя словами, то они пишутся в одно слово без пробела. Так как мы создаем справочник для ведения учета затрат дадим ему идентификатор «Затраты».

Кроме идентификатора, можно (но необязательно) также задать синоним и комментарий. Синоним предназначен для отображения названия справочника в Режиме запуска «1С:Предприятие». Комментарий содержит некий по­ясняющий текст. В качестве синонимов и комментариев можно ис­пользовать произвольный текст, поэтому советуем обязательно использовать синонимы, особенно в тех случаях, когда требуется да справочнику название, состоящее из двух и более слов.

Создаваемому нами справочнику дадим синоним «Статьи затрат вспом. производства». В качестве комментария можно ввести, например, строку «Список статей затрат — аналитика на счете 23».

Заполнив поля в этом диалоге, нажмем кнопку «Далее». На этом этапе программа проверяет уникальность веденного идентификато справочника и, если введенное имя не уникально, предупреждает об этом и не позволит перейти к следующему диалогу Конструктора, пока в качестве идентификатора не будет введено уникальное имя.

Следующий диалог Конструктора справочника предназначен для создания вида субконто, имеющего тип создаваемого справочника. Чтобы создать новый вид субконто, установим в этом диалоге флажок "Создать новый вид субконто". Также укажем идентификатор вида субконто (пусть он для простоты совпадает с идентификатором справочника, такого идентификатора субконто в типовой конфигура­ции нет).

Следующий диалог Конструктора позволяет включить вызов спра­вочника в меню «1С:Бухгалтерии». Включим флажок «Вставить ко­манду в пользовательское меню», одновременно флажок установится на названии интерфейса «Бухгалтер», единственного в типовой кон­фигурации.

Завершающий диалог Конструктора справочника позволяет нам настроить параметры субконто – задать синоним и коментарий. Мы введем для них те же значения, что и для справочника. Теперь можно нажать кнопку "Готово".

По завершении работы Конструктора справочника открывается диалог редактирования справочника. Изменим в этом диалоге только дин параметр - установим параметру «Серии кодов» значение «Во всем справочнике» — и закроем диалог.

Итак, мы создали одноуровневый справочник «Статьи затрат вспом. производства», в котором будут храниться наименования статей затрат. Одновременно мы создали вид субконто с тем же наименова­нием и имеющий тип нового справочника. Чтобы сохранить выпол­ненные нами изменения и просмотреть результаты, запустим програм­му в режиме «1С:Предприятие», предварительно подтвердив сохранение изменений в конфигурации.

В режиме запуска «1С:Предприятие» выберите из главного меню пункт «Справочники». В открывшемся подменю вы видите добавленный пункт «Статьи затрат вспом. производства», который вызывает диалог редактирования нового справочника.

«Прикрепите» субконто к счету. Создав вид субконто, мы еще не организовали аналитический учет: мы пока только определили, что у нас будет список объектов аналитического учета, и что будут представлять собой элементы этого списка — в нашем случае это будут элемен­ты справочника «Статьи затрат вспом. производства». Чтобы органи­зовать аналитический учет на счете 23 по субконто «Статьи затрат вспом. производства», необходимо прикрепить к этому счету создан­ный вид субконто.

Редактирование настроек аналитического учета выполняется в пла­не счетов, поэтому перейдите к окну «Конфигурация» и откройте окно «Плана счетов Основной» и найдите в нем счет 23.

Дважды щелкните мышью в колонке «Субконто1» — откроется список видов субконто, в котором нужно выбрать нужный нам вид субконто «Затраты». Выделите в списке строку «Статьи затрат вспом. производст­ва» и нажмите кнопку «ОК», чтобы перенести название выбранного вида субконто в ячейку плана счетов.

Сохраните сделанные изменения. Теперь нам следует сохранить те изменения, которые мы провели в плане счетов. Итак, мы завершили организацию аналитического учета на внов созданном счете. Также, если необходимо, можно прикрепить к этому счету еще один или 2 вида субконто и получать аналитический учет двух или трех разрезах.

Вообще говоря, добавление вида субконто к таким счетам технически не представляет никакой сложности и выполняется так же, как эт мы уже рассказывали выше: при помощи Конструктора создается новый вид субконто; в процессе работы Конструктора, если это необходимо и вы это указали, будет создан новый справочник или новое перечисление; после создания новый вид субконто прикрепляется к счету.

Однако необходимо иметь в виду следующую важную особенность. Существующие в типовой конфигурации документы и отчеты ориентированы на ту настройку аналитического учета, которая изначально выполнена в типовой конфигурации. Поэтому, если вы добавили еще одно измерение аналитики (был один вид субконто — стало два или три) к тем счетам, которые существуют в конфигурации, следующие шагом должно быть аккуратное «включение» этого субконто в уже существующую в конфигурации систему документов.

В первую очередь, это касается документов, у которых алгоритм генерации проводок используют счета, для которых вы изменили настройки аналитического учета (если документы не используют изме­ненные счета, то их корректировать не требуется).

Как правило, в структуру документов, использующих счета с до­бавленными субконто, должны быть добавлены реквизиты для хранения значений, которые будут использоваться как субконто при форми­ровании проводок.

Также должен быть изменен алгоритм генерации проводок: в него следует добавить команды для записи этого нового объекта аналитики. В принципе, эти изменения сами по себе не сложны, но весьма кро­потливы: здесь важно ничего не пропустить.