Роль
коммуникаций в организационной
деятельности»
-
Роль коммуникаций в организационной деятельности
В среднем менеджер тратит на коммуникации от 50 до 90% рабочего времени. Это происходит потому, что процесс обмена информацией является составной частью всех основных видов управленческой деятельности. (Поэтому коммуникации принято называть связующим процессом).
73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают неэффективные коммуникации главным препятствием на пути достижения высокой эффективности их организациями.
Примерно 250 тыс. работников из 2000 различных компаний считают, что обмен информацией - одна из сложнейших организационных проблем.
Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они хорошо представляют суть данного связующего процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как Среда влияет на обмен информацией.
Когда говорят об обмене информацией в организации, обычно подразумевают разговоры в процессе личного общения или в группах, на собраниях всего коллектива, на заседаниях комиссий и кружков качества; разговоры по телефону, оперативные переклички; чтение или составление докладных записок, писем, отчетов и так далее. Но в реальности этот процесс охватывает более широкую сферу деятельности.
Все организационные коммуникации можно классифицировать по нескольким группам:
1).
а). Внутриорганизационные;
б). Между организацией и средой.
2).
а). Горизонтальные (между подразделениями);
б). Вертикальные (между уровнями).
3).
а). Формальные коммуникации;
б). Неформальные коммуникации.
Любая организация представляет собой частичную открытую систему, которая постоянно взаимодействует с внешней средой.
Вы представляете себе ее элементы (рис.2.1.).
Рис.2.1. Состав элементов внешней среды, с которыми организация осуществляет коммуникации
Можно утверждать, что основное внимание людей в организации сосредоточено на вопросах, связанных с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию в будущем. Организации используют для коммуникации с субъектами внешнего окружения различные средства. С потенциальными и имеющимися потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ ФОССТИС. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию положительного имиджа предприятия посредством публичного оглашения миссии организации (разные формы); теле реклама.
В коммуникационной связи “Организация-Государство” чаще всего используются отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания дает информацию по широкому кругу вопросов.
Используя финансовые рычаги, пытаясь двигать определенных кандидатов, организации пытаются через них влиять на содержание будущих законов и постановлений.
Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями этого профсоюза.
Следовательно, внутриорганизационное общение часто является реакцией на внешние воздействия.
Внутриорганизационные коммуникации делят на горизонтальные и вертикальные.
Рассмотрим межуровневые коммуникации, ограничиваясь пока формальными информационными каналами.
Вертикальные каналы - это передача информации от руководителя к подчиненному и наоборот. Действительно, решение руководства должно быть без искажений и в кратчайший срок доведено до исполнителей. С другой стороны, коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения вышестоящих уровней о том, что делается на нижних уровнях, то есть являются каналом обратной связи. Благодаря ему руководство узнает о текущих и назревающих проблемах. Обмен информацией обычно происходит в форме отчетов, предложений и пояснительных записок. Одно из последних достижений в этом вопросе - создание и функционирование “кружков качества”, в которых рабочие обсуждают и решают производственные проблемы. (Коммуникации между руководителем и группой).
Горизонтальные каналы - это информационные связи между различными подразделениями или отделами. Как правило, они необходимы для решения функциональных задачи и координации действий исполнителей, а также для обмена требуемой информацией. (Например, связь технологов и маркетологов). Или: чтобы спланировать цену на продукцию, экономисты отдела планирования должны получить информацию:
1)о рыночных ценах на аналогичную продукцию или товары-заменители (маркетинг, исследования и анализ рынка);
2) о затратах по производству товара или их изменении из бухгалтерии, которая в свою очередь, получает информацию из множества подразделений.
Теперь рассмотрим соотношение формальных и неформальных коммуникаций.
Все официальные отчеты, служебные и докладные записки; официальные отчеты и публичные выступления. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов, то есть информации, прошедшей по системе неофициального (или тайного) сообщения. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители часто используют первые из них для запланированной утечки и распространения определенной информации по принципу “только между нами”.
Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального общения, часто оказывается абсолютно неискаженной. От 80 до 99% слухов точны в отношении информации о самой компании. Но только когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации.
Типичной для западных фирм информацией, передаваемой по каналам распространения слухов, является следующая:
- предстоящее сокращение производственных рабочих;
- новые меры по наказаниям за опоздания;
- изменения в структуре организации;
- грядущие перемещения и повышения;
- подробное изложение спора двух руководителей на последнем собрании руководителей отделений;
- кто кому назначает свидания после работы.