Совершенствование
коммуникаций в организациях»
2.4. Совершенствование коммуникаций в организациях
Основные способы совершенствования коммуникации в организациях следующие:
1. Регулирование информационных потоков;
2. Управленческие действия;
3. Совершенствование системы обратной связи;
4. Системы сбора предложений;
5. Информационные бюллетени;
6. Использование современных информационных технологий.
1. Необходимо время от времени диагностировать состояние информационной системы организации, корректировать потоки информации в случае изменения круга задач, решаемых подразделением или руководителем.
2. Этот способ связан с действиями руководителя в процессе обмена деловой информацией. Например, он может установить практику коротких еженедельных встреч с подчиненными для обсуждения положения на рынках сбыта. Планирование и контроль - выполнение этих функций дает дополнительные возможности для совершения информационного обмена, например, обсуждение новых планов и стратегий, целей; контроль за ходом работ по плану-графику; отчеты на оперативных рабочих “летучках” и так далее.
3. Кроме межличностных каналов обратной связи могут быть созданы организационные каналы обратной связи. Они представляют собой часть контрольно-управленческой информационной системы предприятия. Например, периодические ревизии в подразделениях, при которых идет перемещение людей.
Еще один вариант - периодические или разовые опросы работников по различным вопросам, которые дают руководству представление о качестве коммуникаций в организации.
4. Системы сбора предложений разработаны для облегчения поступления информации вверх по иерархической лестнице. Их цель уменьшить фильтрацию идей, идущих снизу.
В настоящее время в международной практике используют три основные системы сбора предложений.
Первая - организация частной телефонной сети, по которой каждый работающий имеет возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях на должности. Иногда на линии работают менеджеры, которые тут же дают ответы.
Вторая - организация работы ящиков для предложений. Этот путь будет эффективен в том случае, если персонал получит возможность убедиться в том, что предложения периодически рассматриваются, и поощряются те работники, чьи предложения пошли на пользу организации. Кроме того, персонал должен получать объяснение, почему та или иная идея внедряется, чтобы они могли понять причину отклонения других идей.
Третья - создание групп, которые состоят из руководителей и рабочих. В этих группах обсуждаются вопросы, представляющие взаимный интерес. Их формы могут быть различны, например, “кружки качества”, широко действующие на предприятиях Японии.
5. Информационные бюллетени. Они содержат информацию, которая может интересовать всех работников фирмы. Она может быть в виде обзоров на различные темы. Здесь же могут публиковаться ответы на конкретные вопросы рядовых сотрудников. Крупные фирмы издают, как правило, месячные бюллетени.
Еще одна форма, которая была особенно распространена в СССР - заводские малотиражные газеты. Используют эту форму и известные фирмы на Западе, например, “Бритиш Петролеум” раз в три месяца выпускает видео газету “Трубопровод”. Она освещает главные моменты в жизни компании, филиалы которой разбросаны по всему миру. Кассеты с записью рассылают даже по судам танкерного флота.
6. Использование современных информационных технологий.
В настоящее время все большее применение находят информационные технологии, например, электронная почта. Она дает возможность направить письменное сообщение любому человеку в организации. Это, как правило, уменьшает поток телефонных разговоров. Единые организационные компьютерные сети - эффективное средство связи, даже между филиалами. Теле сеть дает еще большие возможности, особенно при организации организационных телеконференций.