Дополнительная1 / Время. Секреты управления. Как успевать жить и работать

что не можете уделить ему достаточно времени. Используя электрон-- ную почту как средство связи, вы сможете обмениваться последними сплетнями в удобное вам время и, скорее всего, намного чаще. Вы сами контролируете, когда и как долго вы работаете с корреспонденцией. Поэтому вы не переживаете из-за того, что пренебрегаете своим другом, не сокращаете беседу и не рискуете показаться грубым, потому что у вас есть дру-

гие дела.

Электронная почта дает возможность постоянно оставаться на связи с родственниками и друзьями, которые живут далеко. Сумма оплаты междугородных звонков быстро накапливается. Если у вас есть дорогие вам люди, живущие по всему миру, ваш телефонный счет может превысить даже арендную плату или ежемесячные выплаты по закладной. Регистрация на почтовых серверах часто

бесплатная, и вас не будут волновать загруженность телефонной сети или подсчет минут.

Кроме того, иногда трудно найти время, когда оба человека не заняты и имеют возможность поболтать. Удобное вам время дня для личного телефонного звонка может оказаться не лучшим временем для того, с кем вы хотите поговорить. Используя электронную почту, вы полностью устраняете эту преграду. Вы оба можете переписываться в свое свободное время. Будь то два часа ночи или два часа дня, электронная почта всегда доступна.

Массовые рассылки

Возможно, у вас есть новость или сообщение, которые вы хотели бы отправить нескольким людям. Телефонные звонки отнимут у вас много времени. Вполне вероятно, что с каждым человеком, которому вы звоните и передаете сообщение, вы вступите в дальнейшую беседу, не имеющую отношения к первоначальному намерению. Ответ этого человека, особенно если вам не нужен его ответ, все равно будет стоить вам времени. В случае с электронной почтой у вас есть возможность прслать одно и то же сообщение нескольким людям сразу. Одним щел-

чком мыши вы решаете задачу, которая в ином случае, возможно, потребовала бы целых полдня.

Если вы хотите послать письмо персонально каждому адресату, не пользуясь опцией «Отправить всем», вам нужно просто скопировать

ивставить текст, добавив личную запись. Вы отошлете его одному адресату, но зато избавитесь от необходимости много раз набирать один

итот же текст.

Адресная книга

У большинства электронных почтовых ящиков есть функция адресной книги. Она избавит вас от необходимости искать и вписывать адрес. Если вы потратите некоторое время на то, чтобы внести в адресную книгу имена и адреса, то в дальнейшем, пользуясь ею, вам нужно будет просто щелкнуть на имени человека и не думать о написании адреса или необычных имен.

Строка «Тема»

Электронная почта имеет функцию, которую обожают все люди, экономящие время, — строка «Тема». Благодаря ей вы узнаете, о чем письмо, еще до того, как откроете его (конечно, если человек, отправивший его, заполнил эту строку). Это дает вам возможность выбирать, что вам читать в данный момент. Если у вас нет времени читать о городских новостях, вы можете даже не открывать письмо. Оно никуда не денется, а вы вернетесь к нему, когда у вас будет больше времени.

Деловые контакты

Вы можете использовать электронную почту и для того, чтобы установить контакт с некоторыми фирмами. Как вы думаете, сколько часов или дней вашей жизни уходит на ожидание у телефона? Если у фирмы есть адрес электронной почты, у вас никогда не будет подобных проблем. Просто в свободное время пошлите по электронной почте свой вопрос или комментарий, а затем время от времени проверяйте, пришел ли ответ.

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Недостатки электронной почты

Как бы замечательно все ни выглядело, у электронной почты, как и у любой технологии, есть некоторые недостатки. Как и в случае с обычной почтой, ваш адрес, скорее всего, попадет в какой-нибудь список для массовых рассылок. Это означает, что вы будете получать спам так же, как вы получаете реклам-

ные материалы, рассылаемые по обычной почте. Разбор спама — настоящая головная боль. Однако на некоторых почтовых серверах установлена функция автоматического удаления спама. Как правило, она довольна эффективна, но не на сто процентов. Вы можете также послать по электронной почте ответ, попросив, чтобы вас удалили из списка адресатов.

По почтовым ящикам быстро распространяются шутки и «письма счастья». Письма подобного рода будут приходить к вам весьма часто. Можно потратить массу времени на чтение таких писем и ответы на них.

Конечно, шутки иногда развлекают, но перегрузка пробьет огромную брешь в вашей системе управления временем. Сообщите своим друзьям и родственникам, что вы не хотели бы участвовать в обмене шутками или «письмами счастья».

Еще один недостаток электронной почты — передача вирусов, которые создают массу разных по степени серьезности проблем, а вам в результате приходится расплачиваться временем, деньгами, потерянными

файлами и программами.

Вы должны знать о циркулирующих вирусах и приобретать самые современные антивирусные программы. Самое главное, чтобы вы не поддавались соблазну открыть вложенный файл от незнакомого адресата.

Электронная почта — легкий и удобный способ поддерживать контакты, но иногда это не лучший способ общения. Составляя сообщения, вы не можете передать смысл с помощью интонации, присутствующей в устном общении. Кроме того, иногда необходимо

сделать немедленное опровержение. Важные отношения требуют разных способов коммуникации, таких как встречи и телефонные звонки.

Понятно, что электронной почтой легко увлечься, но все-таки старайтесь не допускать этого. Выделите определенное время дня для проверки электронной почты и придерживайтесь этого порядка. Используйте в своих интересах возможности электронной почты по экономии времени; она вам очень пригодится как для личных дел, так и для работы.

Персональные настройки поисковой системы

Если вам понятно, как использовать Интернет для экономии времени, попробуйте приспособить поисковыю системы для своих личных потребностей. Такие поисковые системы, как Yahoo!, Alta Vista, AOL и Excite, дают возможность бесплатно создать персональную страницу. Если вы используете Интернет для регулярного поиска специфической информации, вам не стоит отказываться от этой возможности.

Смысл персональной страницы отражен в ее названии. Вы создаете страницу на свой собственный вкус. Содержание, вид и расположение информации определяются вами. По существу, отпадает необходимость знать язык гипертекстовой разметки для разработки собственной страницы Интернета.

Персонализируя главную страницу поисковой системы, вы сможете получить доступ ко всей разыскиваемой вами информации, как только начинаете работу. Это основной организационный инструмент Интернета.

Зарегистрируйтесь как пользователь

Прежде всего вам нужно зайти на главную страницу своей любимой поисковой системы. Если доступна опция персонализации, вы найдете ее там. Просто щелкните на ссылке, которая позволяет вам создавать свою собственную страницу, и следуйте инструкциям. Сначала вы будете должны зарегистрироваться как пользователь. Эта форма потребует, чтобы вы внесли свое имя, адрес электронной почты, пароль и обычно — информацию о месте жительства. Иногда вас будут просить предоставить другую информацию, такую как ваши пол, возраст или профессия. Эта информация помогает поисковой системе давать вам советы по содержанию страницы.

Настройка содержания

Зарегистрировавшись, вы можете начать настраивать поисковую систему. На изображении на экране будет опция изменения содержания страницы. Именно сейчас вы решаете, что вам будет показано. Например, если приоритет в вашей жизни — быть в курсе спортивных событий, вы можете настроить страницу так, чтобы она отражала эту информацию.

Сюда можно добавить довольно много из того, о чем вы хотите узнавать регулярно. Котировки акций, заголовки новостей, прогноз погоды, программы телепередач, результаты розыгрышей лотерей, свежие новости о развлечениях или специальные сделки в конкретной отрасли — все это и многое другое можно добавить к содержанию вашей персонализированной страницы.

Настройка расположения

Когда вы определитесь с содержанием, вероятно, вам захочется расположить эту информацию в особом порядке. Здесь следует использовать свои навыки расстановки приоритетов. Вы хотите сделать посещение специально настроенной страницы как можно более эффективным с точки зрения экономии времени, и это ключ к решению проблемы. Выберите опцию расположения, чтобы спланировать свою страницу.

Наиболее важную информацию следует разместить наверху и спускаться вниз по странице по мере уменьшения важности. Например, если вы чаще всего проверяете состояние котировок акций, поместите эту информацию в самой верхней части страницы. Всякий раз, заходя на свою страницу, вы будете видеть эту информацию первой, и это сэкономит вам время на прокрутке страницы для ее поиска. Если вы довольно часто проверяете, какая погода на Бали, но делаете это не каждый раз, начиная работу, разместите эту информацию внизу страницы. Она все равно будет присутствовать, но не помешает более важной информации.

Настройка содержания и расположения позволит вам получить доступ ко всей информации, которую вы хотите получать своевременно. С помощью одного щелчка мыши вы будете получать нужные данные без необходимости вводить сначала несколько поисковых запросов. Для тех из вас, кто использует Интернет, чтобы следить за информацией конкретной категории, полезно использовать эту тактику управления временем.

Личный планировщик

Вы целыми днями сидите в Интернете? Возможно, вы подключены к сети все рабочее время. Если это так, то вы можете воспользоваться другой функцией, имеющейся на вашей индивидуально настроенной странице, — личным планировщиком. Большинство поисковых систем имеют эту функцию, доступную в форме планировщика или календаря. Он работает в значительной степени так же, как традиционный бумажный органайзер, но с несколькими дополнительными бонусами.

После регистрации в поисковой системе и персонализации страницы довольно легко использовать планировщик. Все, что вам нужно сделать, — это щелкнуть на нем, и он проведет вас через пошаговый процесс внесения в него назначенных встреч, повторяющихся дел и даже установки предупреждающих сигналов.

Большинство планировщиков имеют традиционное расположение. Все, что вы должны сделать, — это записать название дела и указать время, когда им нужно заняться. Как только

вы введете всю эту информацию, у вас на экране появится подробный ежедневный план, в котором будет указано, что вы должны сделать и в какое время.

Дополнительные функции

Пока этот личный планировщик очень похож на традиционный органайзер. Однако в онлайновом режиме доступны опции, которые обычный органайзер просто не может выполнять, — например, функцию предупреждения. Установив эту функцию, в указанное время вы будете получать на ваш почтовый ящик предупреждение, уведомляющее вас о приближающемся деле. Это действует почти как сигнал тревоги. Поэтому, когда вы заняты работой и обращаете мало внимания на часы, вы можете не волноваться о том, что пропустите важную встречу. Ваш планировщик заблаговременно уведомит вас о ней.

Другая удобная функция — возможность отметить повторяющиеся дела простым щелчком мыши. Только подумайте, сколько времени вы

для парковки или стоять в очередях. Звучит фантастически, не так ли? Большинство крупных и довольно много мелких фирм теперь предлагают свои онлайновые услуги.

Тысячи магазинов предлагают сотни тысяч товаров. Что вам нужно? Вы почти наверняка сможете найти это в Интернете.

Если вы знаете какой-нибудь магазин, но вам не известно, есть ли у него адрес в сети, просто воспользуйтесь поисковой системой. Если эта фирма работает в Интернете, то вы можете использовать ключевые слова, которые приведут вас прямо на ее главную страницу.

Поскольку конкуренция в Интернете очень жесткая, скорее всего вам предложат такие условия сделки, которые невозможны в обычном магазине. Но вы должны помнить: даже получая скидку, вы все равно должны оплатить доставку товара, так что вы делает покупку без прибыли и убытка. Однако вы экономите время, деньги на бензин и силы, которые потребуются, чтобы посетить обычный магазин.

Для товаров, которые вы покупаете регулярно, онлайновые магазины иногда предлагают настроить расписание автоматический поставки, чтобы вам не нужно было повторно делать один и тот же заказ. Заказ принимается на определенный день каждого месяца или на любой выбранный вами день. Если вы хотите отменить его, вам нужно лишь послать письмо по электронной почте.

В целом покупки в онлайновых магазинах помогают экономить время, и стоит учитывать эту возмож-

ность. У них есть много преимуществ в плане экономии времени и сил. Но не нужно слишком увлекаться ими. Вы должны иногда выходить из дому. Не думайте, что если вы можете делать покупки через Интернет, то вам не нужно ходить в магазин. Наша цель — сэкономить время, а не превратить вас в отшельника.

Путешествовать стало проще

Вы планируете отпуск? Хотите где-нибудь развлечься этой ночью? Пусть Интернет придет вам на помощь.

Вы можете сэкономить время и избавиться от хлопот, позволив себе роскошь не брать в руки трубку телефона. Можно заказать билеты на самолет, взять напрокат автомобиль, забронировать номер в гостинице и заказать столик в ресторане по Интернету так же, как и по телефону, но не потратив времени на разговор.

Планирование отпуска

Для тех из вас, кто любит отпуска, но не любит планировать их, Интернет станет хорошим другом. Поскольку он переполнен информацией и у него много возможностей, вы найдете почти все, что вам необходимо, не выходя из дома. Вам не нужно будет ходить по туристическим агентствам, спорить по телефону о ценах или идти в книжный магазин, чтобы найти информацию о том месте, которое вы хотите посетить. Все, что вы должны сделать, — сесть за компьютер, вспомнить о своей мечте и ввести ключевые слова или фразы.

Как только вы выберете место назначения, настанет время для небольшого исследования. Здесь Интернет действительно может помочь вам. Хотите ли вы передать проект агенту бюро путешествий или собрать все самому, для этого вам не обязательно отходить от компьютера. Взять напрокат автомобиль и найти идеальные сандали — все можно сделать через Интернет.

Полет

Если вы планируете лететь самолетом, воспользуйтесь несколькими доступными вам сайтами. Вы можете сравнить цены, проверить, есть нужный вам рейс, выбрать удобные для вас дни и время вылета, выбрать места, забронировать их, купить билеты, попросить отправить