Дополнительная1 / Время. Секреты управления. Как успевать жить и работать

Когда вы наиболее сосредоточенны?

Вы когда-либо чувствуете себя так, как будто ничто не может остановить вас?

Вы также должны принять во внимание периоды упадка духа. Когда вам с большим трудом удается выполнить простейшую

задачу?

В какое время дня вы чувствуете вялость?

Есть ли такой период, когда вы просто не можете понять смысл своей мотивации?

Чувствуете ли вы, что вам в течение дня необходимо принять стимуляторы?

Распознавание этих двух периодов в течение дня — подъема и упад- ка—и планирование дел в это время может сыграть важную роль в том, как вы используете время. Еще раз посмотрите на свой список дел. Отделите скучные дела от приятных. Если вы затрудняетесь решить, как классифицировать конкретный пункт, проверьте его значимость. Обогатит ли выполнение этой задачи вашу жизнь и приблизит ли оно вас к достижению поставленных целей? Если это так, то перенесите ее в категорию приятных дел.

Как только вы рассортировали все дела, посмотрите на свой план. Совпадают ли неприятные дела с временем упадка духа? Совпадают ли приятные дела с приливом энергии? Если это так, то настало время для небольшой реорганизации.

Сначала это может показаться бессмысленным, но не торопитесь делать выводы. Естественно работать над решением приятных задач, когда вы наиболее активны, и легко оставить скучные дела на будущее, когда вы все равно будете вялыми. Если время и задача соответствуют друг другу, то они должны гармонично сочетаться, верно? Однако это не так.

Если вы хотите максимально эффективно использовать свой день, то должны заниматься скучными делами в производительный период, а приятными — в непроизводительный. Поскольку вы собираетесь быть активным независимо от того, что вы делаете в течение вашего производительного периода, лучше использовать в своих интересах эту энергию и заняться решением задач, которые вам просто не нравятся. Если вы отложите эти дела до того времени, когда у вас не будет желания что-либо делать, тем более то, что вам неприятно, вполне возможно, что вы никогда ими не займетесь. Если вы отложите приятные дела (или дающие наиболее реальный результат) до того времени, когда вы обычно непроизводительны, они обеспечат мотивацию, которой иначе у вас могло не быть. Ваш день будет лучше сбалансирован, и вы более продуктивно потратите свое время.

Вывести собаку на улицу.

Вынуть из морозильника свиные отбивные, чтобы они оттаяли к обеду.

Разобрать почту.

Разгрузить посудомоечную машину.

Спрятать от супруга пульт дистанционного управления. Забросить белье в стиральную машину.

Прогреть автомобиль.

Хотя у вас, вероятно, редко будет даже пять секунд свободного времени, а тем более пять минут, подумайте о том, на что их можно потратить. Когда такой случай действительно представится, у вас будет на выбор несколько продуктивных вариантов. Воспользуйтесь ими.

Доводите начатое дело до конца

В мире, где время всегда гонится за нами по пятам, легко привыкнуть не доводить дела до конца. Мы заблуждаемся, полагая, что работаем больше и усерднее, если одновременно занимаемся несколькими делами, но в действительности мы можем замедлить темп работы, а также рискуем снизить ее качество.

Скажем, вы одновременно занимаетесь тремя делами. Вы начинаете с задачи 1, которая вам нравится меньше всего, но, следуя нашему совету, вы пытаетесь сначала заняться ею. Почти сразу она надоедает вам, и вы думаете о сотне других дел, которыми могли бы заняться. Вы убеждаете себя в том, что если вы смените занятие, то вам станет легче. Таким образом, вы начинаете заниматься задачей 2. Она стоит на втором месте в вашем списке, потому что она лишь немного приятнее, чем задача 1. Само собой разумеется, что вы также довольно бы-

стро теряете интерес к задаче 2. Теперь в процессе принятия решения участвует ваше «я». Конечно, имеет смысл закончить первые две задачи и избавиться от них, но вы сообразительный и знающий свое дело работник, так почему бы не начать какое-нибудь третье дело только для того, чтобы нарушить монотонность первых двух? И вы приступаете к решению задачи 3.

Вы наслаждаетесь задачей 3, но знаете, что другие две задачи все же должны быть закончены, и это омрачает вашу радость от выполнения задачи 3. В глубине души вы думаете о том, как можно завершить два других дела. Так что вы постоянно бегаете туда-сюда. Каждый раз, когда вы мечетесь от одной задачи к другой, вы теряете сосредоточенность и должны начинать все сначала. Потеря сосредоточенности равнозначна потере времени. Также вероятно, что, поскольку вы бегаете от одного дела к другому, вы никогда не сосредоточитесь лишь на одном из проектов. Это, в свою очередь, означает, что вы выполните работу гораздо хуже, чем можете, даже когда занимаетесь решением тех задач, которые доставляют вам наслаждение.

Все это выглядит как настоящее мученье, не так ли? Но именно эту сцену мы разыгрываем ежедневно.

Унас всегда есть какое-нибудь дело

иникогда нет на него достаточно времени, так почему бы все не совместить

ипо крайней мере придать этому видимость сверхчеловеческих усилий?

Есть несколько причин/предлогов, которые мы придумываем, чтобы оправдать свое дальнейшее движение вопреки незаконченным делам: «Мне нужен перерыв», «Появилось что-то более важное», «Я испорчу себе здоровье, если буду слишком долго заниматься этим», «Завтра у меня будет больше времени на это дело». Знакомо ли вам какое-либо из этих объяснений? Сможете ли вы хоть что-нибудь сделать, постоянно начиная новые дела и не доводя их до конца?

Полезно разбить большую задачу на части, но определите, какими

будут эти части. Только не говорите себе, что вы будете работать, пока у вас есть силы, — это удается редко. Поставьте себе конкретные цели, которых нужно достичь. Настройтесь на достижение одной цели за раз. Возможно, когда вы начнете работу над проектом, вам будет легче идти к цели, пока она находится в вашем поле зрения. Если вам просто не удается придерживаться ее, прервитесь ненадолго, так чтобы во время этого перерыва вы не успели заняться чем-то другим. Встаньте и ра-

зомнитесь, выйдите ненадолго на улицу или просто закройте на минуту глаза. Перерыв должен освежить вас, не отвлекая полностью от дела. Как только вы закончите первый проект, у вас появится такое приятное ощущение успеха, что захочется сразу взяться за следующее дело. Хорошо, возможно, у вас не будет столько энтузиазма, но вы будете более уверены в себе и выполненной вами работе.

Делайте все как надо

с первого раза

Сколько раз вы слышали это от матери? В этих словах скрыта глубокая мудрость. Когда нам не хватает времени, мы часто думаем, что успеть что-то сделать — это действительно хорошо. А если сделать много дел, то это просто замечательно. Но учитываем ли мы, насколько хорошо сделаны эти дела, или мы так хотим побыстрее закончить их, что нам уже не до качества? В сегодняшнем быстро меняющемся мире о человеке судят по тому, насколько быстро он решает стоящие перед ним задачи. Следовательно, в центре внимания находится завершение работы, а не ее качество. Многие люди не понимают, что эти оценки сиюминутны и мало на что влияют в долгосрочной перспективе.

В центре нашего внимания — экономия времени, но, занимаясь

ею, вы не должны рисковать качеством выполняемой работы. Вы можете считать, что у вас просто нет времени, чтобы сделать работу хорошо, но это заблуждение. На самом деле у вас нет времени, чтобы не делать работу хорошо.

Вспомните времена, когда вы были молоды и вам так хотелось сходить на бейсбольную игру между местными командами. Одно лишь стояло на пути: беспорядок в вашей спальне. Мать решительно отказывалась отпустить вас на игру, пока вы не приберетесь в комнате. И что же вы сделали? Вы решили, что бейсбольная игра не может подождать, пока вы наведете полный порядок в комнате. Вы свалили всю одежду кучей в чулан (чистую вместе с грязной); запихнули туда журналы, школьные тетради и конфетные обертки из-под кровати; закрыли одеялом все, что лежало на кровати, прикрыв бугры подушками. Затем вы вышли из дому, не задумываясь о беспорядке, оставленном без внимания.

Однако мать догадалась (возможно, из-за запаха, который проникал из-под двери спальни) о вашем обмане. Итак, вспомните, как вы провели следующие выходные. Конечно, ваша комната была в еще худшем состоянии, чем прежде, и поскольку вы не удосужились хорошо убрать ее в первый раз, во второй раз это заняло по крайней мере вдвое больше времени, чем потребовалось бы раньше. Так что вместо того, чтобы пропустить половину бейсбольного матча в прошлые выходные, вы пропустили всю игру в эти.

Мы все виновны в сценах, подобных этой, и такое случалось не только в нашем детстве. Нам так не хватает времени, что мы легко убеждаем себя, будто довести дело до конца, независимо от качества, лучше, чем оставить его незаконченным. Мы снижаем наши личные стандарты, чтобы увеличить количество сделанных дел. Некоторые проекты незаметно промелькнут мимо, но другие будут остановлены и оценены

по качеству их выполнения. Когда такое случится с работой, которую делали вы, оценка ее другими людьми также снизится. Это значит, что вам нужно будет потратить время и на более усердную работу, и на восстанавление своей репутации. Иногда нужно изменить или полностью переработать сами проекты. Вы потеряете время, необходимое вам для того, чтобы сначала собрать недостающий материал, а также время, которое потребуется на обновление проекта.

Чтобы сделать все как надо с первого раза и за разумное время, вам нужно подготовиться заранее. Подготовка играет важнейшую роль в безупречном выполнении большинства задач. Не думайте, что вы можете просто «ускориться» и закончить важный проект без надлежащей работы, требующей беготни. Плохо выполненная работа в какой-то момент обязательно будет замечена, и она не стоит того, чтобы рисковать своей репутацией.

Следуя совету своей матери и делая все как надо с одного раза, вы сэкономите время и энергию, которые потребуются, чтобы переделать работу. Кроме того, вы станете более уверенными в себе, ваше общее отношение к работе улучшится, в результате вы сможете эффективно работать в более спокойной обстановке.

Важность слушания

Если вы когда-либо посещали занятия по коммуникации, то знаете о важности слушания. Но известно ли вам о том, что оно также экономит ваше время?

Вы должны понимать, что слушать — не то же самое, что слышать. Слышать — это процесс восприятия и регистрации звука через ухо. Слушание требует, чтобы вы активно участвовали в понимании того, что услышали. Довольно часто люди не понимают различий между этими процессами. Активное слушание — это навык, который вы можете использовать во всех областях жизни, а не только для управления временем. Поскольку этим навыком владеют немногие, вы, овладев им, выделитесь из общей массы.

Активное слушание поможет вам управлять временем. Например, оно позволит вам понимать указания с первого раза, так что вам не придется переспрашивать снова и снова. Оно способствует уменьшению числа допускаемых вами ошибок. Оно сделает вас более осведомленным и укрепит вашу уверенность в себе. Однако имейте в виду, что это навык, а навыки надо отрабатывать; следовательно, это также потребует времени.

Вот некоторые рекомендации по активному слушанию.

Отбросьте все предубеждения, предвзятые мнения и оценки. Впоследствии у вас будет время, чтобы составить свое собственное мнение.

Сосредоточьтесь на говорящем человеке. Не позволяйте внешним силам вторгаться в ваши мысли. Отключитесь от фонового шума. Не отвлекайтесь на что-то другое.

Храните молчание. Не поддавайтесь искушению обсуждать или отрицать. Говорящий имеет слово и заслуживает того, чтобы его выслушали. Молчание означает не просто закрытый рот. Оно также подразумевает сопротивление желанию готовить про себя ответную речь. Вы не сможете уделять все свое внимание говорящему, если будете в это время формулировать мысли и вопросы.

Будьте терпеливым. Не расстраивайтесь, если говорящему трудно выразить свои мысли. Не нужно постукивать ногой или барабанить пальцами по столу, а тем более — пытаться закончить высказывания другого человека.

Постарайтесь понять то, что не только говорит, но и чувствует говорящий. Здесь очень полезно использовать невербальную коммуникацию. Не всегда легко выразить эмоции словами, но если вы замечаете, что человек слегка хмурит брови или заламывает руки, это может стать дополнительной информацией к тому, о чем уже было сказано. Прислушивайтесь к тому, что не высказано.

Не поддавайтесь эмоциям. Иногда это довольно трудно, но вы должны сохранять способность делать рациональные и объективные выводы.

Подавайте говорящему знаки о том, что вы его слушаете. Важнейший момент — поддержание зрительного контакта. Периодические кивание головой или улыбка указывают на ваше внимание. Если вы не поняли сказанное, но не желаете прерывать собеседника, вы можете немного нахмуриться, чтобы показать свое замешательство. Если говорящий знает, что он завладел вашим вниманием, то, излагая свои мысли, он будет чувствовать себя увереннее.

Когда говорящий закончил, задайте вопросы. Не смущайтесь того, что вы не все поняли. У вас есть возможность получить разъяснения по любым вопросам, которые сбивают с толку. Если вы полагаете, что поняли сказанное, но все же хотите убедиться в этом,

повторите высказывания говорящего. Это показывает, что вы слушали и поняли собеседника. Если вы что-нибудь упустили, говорящий поможет вам.

Активное слушание укрепляет отношения между людьми, экономит время и открывает дверь для новых возможностей. Если вы овладеете активным слушанием, вам больше не придется прерывать работу, чтобы снова свериться с инструкциями, тратить время на исправление ошибок, допущенных в результате неправильного понимания, и вы не упустите важную информацию. Пусть хорошие навыки слушания создадут вам репутацию разумного и приятного человека.

Устраните/возьмите под контроль отвлекающие факторы

Как часто в качестве оправдания вы говорили: «Я отвлекся»? Вероятно, тысячи раз. Это одно из самых распространенных объяснений сорванных сроков, забытых в детсаду детей, неприготовленного ужина и вообще любого мыслимого промаха. Такое объяснение люди обычно воспринимают нормально, потому что все мы на что-то отвлекаемся. Иногда даже кажется, что отвлекающие факторы управляют нашей жизнью.

Отвлечение — это все факторы, которые заставляют нас оторваться от работы. Шум, отсутствие шума, непредвиденные случаи, телепередачи, птица за окном — все это отвлекающие факторы. Они неизбежны и могут разрушить наши тщательно составленные планы. Однако есть простые действия, которые мы можем предпринять, чтобы минимизировать ущерб.

Рады ли вы отвлечься?

Сначала вы должны понять, что в большинстве случаев отвлекающие факторы становятся проблемой только потому, что мы позволяем им быть таковыми. Другими словами, переключение телеканалов в соседней комнате может вывести вас из себя; но никак не подействует на вашего товарища. Если вы не получаете удовольствия от того, что делаете, вы можете подсознательно искать, на что бы вам отвлечься.

В таком случае вы рады всему, что отвлекает ваше внимание, хотя

ижалуетесь на это. На самом же деле вы находите способ возложить вину на кого-либо за отсутствие у вас мотивации.

Если вы в душе рады отвлекающим факторам, возможно, что вы просто недостаточно сосредоточились. Это не означает, что нужно предельно концентрироваться на всем, что вы делаете. Возможно, вы заметите, что постоянно отвлекаетесь лишь тогда, когда пишете статью или делаете заметки на встрече. Это естественно, если именно эти занятия вам не нравятся. Если вы обнаружили, что цвет травы на газоне у соседей внезапно заинтересовал вас больше, чем всегда, обратите внимание на то, над чем вам нужно работать. Очень трудно оставаться сосредоточенным на деле, которое вызывает раздражение, но это вполне возможно.

Контролируйте отвлекающие факторы

Вы можете контролировать некоторые реальные отвлекающие факторы. Например, если вам нужно написать статью, выключите телевизор, чтобы ваши глаза не смотрели в том направлении. Если необходимо, закройте дверь и опустите шторы. Разверните монитор так, чтобы вас не отвлекали блики. Удалите все внешние отвлекающие факторы, какие только возможно. Некоторым это поможет, но если написание статьи действительно вызывает у вас ужас, возможно, что сама ваша психика восстала против вас.

Мечты — любимая форма отвлечения. Они не требуют внешних воздействий; они опираются на ваши фантазии и недостаток сосредоточенности. Так как вы не можете полностью отключить свое сознание, вам нужно

будет найти альтернативный способ избежать мечтаний. В таком случае вы можете использовать наглядные пособия. Когда вы входите в эту «зону», может показаться, что вы не видите перед собой предметов, но ваши глаза все же будут регистрировать информацию. В пределах поля зрения поместите записку с перечнем причин, по которым это дело так важно для вас. Или, если положительное подкрепление не действует, составьте список проблем, которые неизбежно возникнут, если вы не доведете дело до конца.

Еще один совет. Дайте другому знать, что вам трудно сосредоточиться. Попросите, чтобы этот человек периодически проверял, насколько далеко вы продвинулись к достижению своей цели. Возмож-