Третий принцип – измеримость и наглядность

Одна из задач тайм менеджмента – поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолёте и читать сводки новостей, или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но как только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т.е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета» и т.д. причем «цифровой» наглядности это не прибавляет. Метод АВС-хронометража эти задачки решает легко, вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». В итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно: для наглядности, т.к. если бы мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности. Хорошо это или плохо – нам решать, АВС-хронометраж это лишь инструмент.

Карточка эффективности – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MSExcel, внешний вид представлен в таблице 3

Таблица 3 Аналитика по хронометражу

Дата	№	Важно коэф.(2)			Дела категории В и С коэффициент (1)											Потери(-1)	Итог
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2

Таблица 5.1 карточка № 1для примера по заполнению аналитики

В задачи ремя

9:00

10:00

11:00

12:00

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1. Фин. стратегия

V

V

V

V

2. Система стимулирован.

V

3. Здоровье

V

V

4. Планы + отчеты

V

5. Еда + отдых

V

V

6. Транспорт + ожидания

V

V

V

7. Проект В

v

v

8. Письма + ответы

v

9. Пресса + интернет

v

10. Контроль Р.

v

v

11. Подготовка док. по К

v

12 Встреча с К.

v

v

13. Составление граф-ка

v

v

14. Список к отъезду

v

15. Потери

v

v

v

Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.

Таблица 5.2 карточка № 2 для примера по заполнению аналитики

В задачи ремя

13:00

14:00

15:00

16:00

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1. Проект А

V

V

2. Встреча с Кр.

v

v

3. Статья по ТМ

V

V

4. Планы + отчеты

V

5. Еда + отдых

V

6. Транспорт + ожидания

v

v

7. Проект С

V

V

8. Проверка отчетов по С

v

v

v

v

9. Собеседование с Р.

v

v

v

10. Фирма «Д»

11. Подготовка док. по К

12 Встреча с Л.

13. Разбор полетов (оф)

v

v

14. Список к отъезду

v

15. Потери

v

v

v

Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2

Таблица 6 внесены данные из карточек №1 и № 2

Дата	№	Важно коэф.(2)			Дела категории В и С коэффициент (1)											Потери(-1)	Итог
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
01.03.05	1	4	1	2	1	2	3	2	1	1	2	1	2	2	1	3	290мин
01.03.05	2	2	2	2	1	1	2	2	4	3				2	1	3	250мин
01.03.05	И	6	3	4	2	3	5	4	5	4	2	1	2	4	2	6	540мин

Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С – 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х2), задачи В и С без изменения 34 (34Х1) и потери равны (-6) т.е. (6Х (-1))

Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6)Х10).