Второй принцип – простота и гибкость

Простота заполнения формы – это было одним из требований при разработке описываемой системы хронометража. За счет того, что время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, основная «лавина» писанины была сокращена без потери смысла. Теперь к вопросу о гибкости. Гибкость в данном контексте – это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Плюс возможность настроить учет под себя. В данном случае гибкость обеспечивается четырехчасовым интервалом карточки и возможностью записать до четырнадцати задач на четыре часа. Точность учета – 10 мин. Часы вписываются от руки в момент начала заполнения карточки. За день может быть заполнено несколько карточек. Как показывает практика, если задачи не сильно детализированы, то четырнадцати пунктов хватает с лихвой.

Рассмотрим подробнее «устройство» карточки. Внешний вид незаполненной карточки представлен в таблице №1. Размер самой карточки 110х75мм. удобен для заполнения в «полевых» условиях, а также при хранении.

Таблица1 Карточка эффективности

в задачи ремя
	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12
13.
14.
15. Потери

Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3, 4-14 и 15. Поля с первого по третье выделены под ключевые задачи. Решение это было чисто эмпирическое и основывалось на принципе 80/20: т.е. двадцать процентов от пятнадцати пунктов как раз и будет три. Строки 4-14 оставлены для учета типовых и рутинных задач. Отдельно стоит строка для фиксации потерь времени. Карточка эффективности позволяет вести многоуровневый учет использования времени, что позволяет делать следующее. К примеру, было проведено совещание, оно сильно затянулось, и его последняя часть перешла в откровенную потерю времени. На карточке это можно зафиксировать следующим образом: общее время совещания 90 мин, а потери составили 50 минут. Пример заполнения представлен в таблице 2.

Таблица 2 Пример заполнения карточки эффективности

в задачи ремя	16						17						18						19
	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6
1. Фин. стратегия
2. Система стимулирован.
3. Здоровье
…………………………………
13. Встречи и совещания	v	v	v	v	v	v	v	v	v
14. Отдых
15. Потери					v	v	v	v	v