Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Кыйв Лембиту Карточки контекстов

6

Лембиту Кыйв

Карточки контекстов

Вы можете успешно вести маленькую лодку в бурном море, но только в том случае, если знаете, как использовать волны.

Митсуги Саотоме "Принципы Айкидо"

Обилие возможностей, окружающих современного человека, существенно повышает требования к системам самоорганизации. Карточки контекста, обеспечивая гибкость и полноту обзора, берут силу океана возможностей себе в союзники.

Основная идея

Понятие – «контекст» в последние несколько лет стало ключевым в области самоорганизации и тайм-менеджмента. Но до последнего времени «контекст» рассматривался только как некоторое сопутствующее или ограничивающее условие для выполнения действий. Поэтому для более эффективного использования возникла идея его усовершенствовать.

Рассмотрим это на всем понятном примере – «офис». Так как в реальной жизни понятию «офис» соответствует конкретное место, то и модель контекста должна отражать его полезные свойства.

Первая мысль, которая рождается, раз это место, значит рядом с ним должно быть что-то или кто-то. Таким образом, контекст «офис» обретает первую грань – «то, что рядом» или список связанных контекстов. Идем дальше, если ваш офис в субботу и воскресенье не работает, то он в эти дни не является контекстом. И мы получаем еще одну составляющую – «условия». Третья и четвертая оставляющая возникают из тривиальной мысли: физически можно быть либо в месте контекста, либо вне его. Значит нужно иметь еще два списка: первый, это то, что нужно сделать или взять с собой до попадания в место, второй – то, что нужно сделать на месте. Обобщим эти рассуждения в таблице.

Взять с собой «Подготовить» «Сделать до»	Список всего, что нужно взять с собой Например: Черновой вариант договора.
Сделать «Сделать на месте»	Список того, что нужно сделать на месте. Например: Согласовать и подписать договор
Условия	Список условий, которые могут облегчить или осложнить выполнение задач. Например: каждый четный четверг не приемный день или менеджер А. выходит из отпуска после 5-го августа.
Рядом	Список близлежащих или связанных контекстов. Полностью решает проблему: «О, ведь был же рядом…»

Как это использовать

Количество используемых каждым из нас контекстов может быть индивидуально. Тут нет ограничений. Лишь бы это использовать было понятно и удобно. Но грубо контексты можно разделить на три группы:

1. Место

2. Человек

3. Ресурсы (время, энергия, и т.д.)

Контекст «Место»

Как гласит народная мудрость: лучше один раз увидеть. Поэтому использование карточек контекста лучше всего продемонстрировать на конкретном примере. Внешний вид и размеры заготовки карточки представлены на рисунке 1.

Синяя линия на рисунке 1 – это контур заготовки карточки контекста, красная пунктирная линия – это ориентир для вырезания ярлычка. На рисунке цвет дан только для простоты объяснения, в реальности карточка черно-белая.

Сами карточки лучше всего делать из плотной бумаги, при желании это может быть и цветная бумага. Хотя, как показала практика, проще подкрасить ярлычок.

С левой стороны можно проколоть карточки для хранения в органайзере. Размер подобран таким образом, чтобы можно было вкладывать карточку как в обложку паспорта, так и в органайзер.

На рисунке 2 представлена лицевая сторона карточки

Пояснения по рисунку 2:

1. Расшифрованное название контекста (ООО «Зевс»).

2. Дата создания данной карточки контекста (10 окт 2006).

3. Выделенный маркером ярлычок с кратким, но понятным названием контекста (Зевс). Вырезать можно любой из шести ярлычков.

4. Список всего, что нужно взять с собой или подготовить (Взять с собой).

5. Список того, что нужно сделать на месте (Сделать).

На рисунке 3 представлена оборотная сторона карточки:

Пояснения по рисунку 3:

1. Список условий, которые могут облегчить или осложнить выполнение задач (Условия).

2. Список близлежащих или связанных контекстов (Рядом).

Оба списка можно делать на листках Post-It Notes и переклеивать их по мере необходимости.

Контекст «Человек»

В том случае, когда в качестве контекста выступает человек, в работу с карточками вносятся небольшие изменения. На рисунке 4 представлена лицевая сторона карточки.

Принцип работы с карточкой человека остается тот же, что и с карточкой места: до встречи, во время встречи, то что рядом и условия. Списки «до» могут иметь названия: сказать, напомнить, подготовить. Они включают в себя все действия без вещественных последствий. Списки «во время» – это все действия, которые в конце будут иметь документальный след. Не важно, по почте, факсу или при встрече, – главное, в конце есть нечто вещественное в остатке. Таким образом, если в списке «Сказать, напомнить» есть запись: Платеж по «Гераклу» до 16 окт, то в «Передать» должно стоять: Отправить по факсу платежку «Гераклу» до 16 окт

«Условия» и «Рядом» несут туже смысловую нагрузку, что и в контексте «место».

Условия – графики работы, отпусков, дни рождения и т.д.

Рядом – это также ссылка на людей, с которыми можно связаться только через данного человека.

Несколько слов в заключение

Как показала практика, контексты мест и людей легко раскладываются на четыре составляющие, и карточки приживаются очень легко и быстро. Контексты ресурсов, сколько попыток ни было, так и остались в виде «плоских» списков.

Многие спрашивали, почему бумажный вариант? Думаю, что исполнение тут не столь важно, главное – идея. А если можно работать достаточно эффективно с бумагой, то при использовании КПК отдача возрастет многократно. Систему карточек контекста в электронном виде можно легко реализовать при помощи Microsoft Excel, WinOrganizer или Outlook.

P.S.

Хочу сказать спасибо тому большому количеству людей, которых заинтересовала моя система, описанная в статье: «Предсказать удачу (моя систем тайм-менеджмента)». Благодаря вам я активизировался  и написал эту статью в короткий срок.

Кого заинтересовали карточки, пишите мне на почту: koiv-l@rambler.ru в теме: «Карточки контекста», и я вышлю оригинал-макет в формате Microsoft Visio 2003.

© Лембиту Кыйв, uudelepp@mail.lanck.net, октябрь 2006 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/koiv2/

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

bun_cigel.gif

6