Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Литвак Дмитрий Моя система и тайм-менеджерский софт.

Дмитрий Литвак

Моя система и тайм-менеджерский софт

Итак, уважаемые участники дискуссии, раз уж пошел серьезный разговор, позвольте представиться. Литвак Дмитрий Владимирович, г. Москва.

Для начала сделаю шаг назад и обозначу выводы предыдущей заметки.

Микро-компьютеры малопригодны для использования в целях управления задачами (временем). Почему:

Маленький экран не даёт общего обзора расписания

Для получения информации нужны усилия (достать-включить-пролистать etc)

Не везде можно воспользоваться (в том числе и по социальным причинам)

Микро-компьютеры хороши для хранения справочной информации общего характера и в качестве «убийц времени» (“Quake” для Pocket PC – это действительно круто, как и “Pool” для Palm. Хотя читать электронные книги оказалось на удивление удобно). К тому же приличный КПК – повод слегка «загнуть пальчики».

«Твёрдо-копийные» методы работы исчезнут только тогда, когда будет срублено последнее дерево, а последняя бутылка из-под Колы будет переработана в пластиковую перловую кашу.

Далее я по возможности кратко изложу тот метод, которым пользуюсь лично. Не смотря на то, что он достаточно объёмен и включает в себя оптимизацию многих сторон деятельности, в данном случае мы затронем только тему управления личными задачами. Здесь не будут описаны вопросы управления задачами делегированными, информацией, личными финансами, личной энергией. Если будет интересно – можно развить в дальнейшем.

Предлагаемый мной метод не ориентирован на выполнение проектов с большим (более двухсот) количеством уникальных задач и разнообразными ресурсами, для этого есть специальные системы. Описываемый механизм позволяет достаточно эффективно организовывать свою деятельность при работе внутри проекта и/или персональную, частную деятельность на оперативном уровне. Да, и ещё. Метод не ориентирован на работу в условиях, когда по сто раз на дню требуется пересматривать расписание. «План – это закон», как говаривали во времена Светлого Прошлого.

Общее описание

Из чего я исходил при выработке личного стиля работы.

Возможности человеческой памяти ограничены.

Возможности человеческого ума ограничены.

Ничего не происходит так, как запланировано.

Привычное решение – не всегда оптимальное.

Меньше усилий – больше эффекта.

Без бумажки я букашка, а с бумажкой – человек.

Мой личный органайзер, мой Palm и Compaq в одном флаконе, имеет размеры 13х9х0,4 см., весит 20 грамм и стоит $1. Легко и незаметно умещается в кармане рубашки или в любом другом, от возникновения желания воспользоваться до начала работы с ним проходит две-три секунды. Эксплуатация возможна в любой обстановке – от дипломатического приёма до вагона метро или при падении с Эйфелевой башни. Инструмент везде готов к работе и везде он будет к месту.

Да-да. Это печатное расписание (его несколько странный вид поясню ниже), вставленное верхней частью в жесткую обложку (лучше всего от паспорта). Затраты времени на создание такого расписания - 10-30 минут, включая добавление-удаление-изменение задач и их параметров.

Рис.1. Пример расписания на абстрактных данных.

Так как нижняя часть листка остаётся свободной, то на обороте расписания – место для заметок, а в свободный кармашек обложки вставлен листок с распечаткой основных контактов (об этой функции нужно говорить отдельно. Если коротко, то система распечатывает указанные мной контакты, сливая выбранные поля данных в одну строку – типа Иванов, Иван Иванович, д.т. 1234567, р.т. 7851236, с.т. 89015557890, ivanov@mail.ru, . Следующий контакт – с новой строки). Редко возможна ситуация, когда сегодня в работе десять одних контактов, а завтра – пятнадцать других. Их состав, конечно, дрейфует со временем, но двух десятков контактов, входящих на листок, хватает на три-четыре недели. Плюс там же – некоторые алгоритмы, типа работы с домашним автоответчиком. Никак не могу запомнить меню удаленного доступа.

То есть, имеем картину, когда, где бы я не находился, у меня в любой момент времени в результате одного движения одной руки перед глазами оказывается именно та информация, которая по моему же личному решению необходима мне именно сегодня. Очень полезно, отмечая выпонение задачи или после смены собственного состояния (был в офисе, оказался на улице) быстренько просканировать расписание на предмет оптимизации (извлекши его словно карту из рукава). Например, намедни в соответствии с расписанием я зашёл отправить письма на почту. Отправил и, зрительно помня следующий пункт расписания, пошёл в офис. А когда там посмотрел график, то увидел, что на вечер по дороге домой запланирован визит в сберкассу – оплатить телефон. Так ведь, чёрт побери, в одном здании с почтой была сберкасса! Мелочь, а обидно. Возраст, память уже не та.

Хочу обратить особое внимание именно на простоту и быстроту работы. Я полностью согласен с выработанной Робертом Хаитани формулой о том, что Уровень Раздражения Пользователя – это Частота Повторения Операции помноженная на Трудоёмкость Операции. Другими словами, вроде бы просто – открыть портфель, достать тот же Fenom, включить и посмотреть расписание. Однако часто повторяемая совокупность простых операций очень быстро начинает бесить. А попробуйте, пользуясь одной рукой, добраться до расписания в том же Palm`е. Плюс – не везде удобно светить «предметами роскоши». Так что работа с КПК – это нескончаемое откладывание. А сколько «блестящих» идей приходит в самое неподходящее время (при полёте с Эйфелевой башни, в частности). И как зафиксировать? Что? Диктофон? И это тоже проходили, не прокатывает. Лезть за КПК-шкой? Да вот оно как-то ломает, да не забудется... идея-то – ух, супер. И через три минуты идеи нет, ничего не поделаешь, особенности кратковременной памяти. Корочка же с расписанием - всегда под рукой, в нагрудном кармане, как и авторучка. Достали, черкнули пару ключевых слов – и как знать, может быть из этих семян вырастет что-нибудь мелкомягкоподобное.

ВАЖНОЕ ЗАМЕЧАНИЕ. Не смотря на то, что лично я считаю более эффективной работу с распечаткой, в полной версии разрабатываемой системы предусматривается синхронизация с КПК – куда же без этого. Для кого-то в качестве мини-монитора более практичным кажется лист бумаги, для кого-то - микро-компьютер.

Как это работает

Теперь о том, что же такое есть моё расписание и как оно формируется.

Предположим, что выполнение задачи – это ограниченная во времени сознательная деятельность человека, направленная на получение измеряемого результата. Ведь когда мы говорим о задаче, мы больше описываем проблему, а когда составляем расписание – планируем личную деятельность, нет? Выполнение задачи характеризуется следующими признаками:

Планируемая длительность

Приоритет

Назначенный период дня

Тип деятельности (телефонные звонки, поездки, переписка, совещания, бумаготворчество и т.д.)

Место выполнения (укрупнённо – в офисе, дома, на выезде и так далее – исходя из потребностей и разумных ограничений на количество).

Кто поручил и/или кому поручено (здесь связь с блоком контактов, данные берутся оттуда).

Когда и во сколько. Достаточно редкий тип задач, когда некое действие должно быть совершено в строго назначенный момент. Не знаю у кого как, а у меня таких от силы три-четыре в день, да и то не в каждый. Хотя, конечно, зависит от рода деятельности. Сейчас вот веду один, но объёмный проект и таких задач мало, а когда консультировал несколько маленьких - то и мест выполнения было выше крыши, и с расписанием приходилось обращаться строже.

Каждой задаче могут быть присвоены вышеназванные параметры, часть из них, такие как приоритет, длительность, тип, место – обязательные. Задача добавляется в систему двумя способами – посредством формы:

Рис.3. Форма задачи

или через таблицу, список задач:

Рис.3. Таблица задач

Обратите внимание на чек-бокс «В пул». Составление расписания начинается со «сканирования» списка задач. Список включает в себя как задачи с меткой «В пул», так и без оной, задачи с фиксированной датой. Опять-таки это зависит от вида деятельности, но в моём случае задач, единожды возникающих и исчезающих бесследно очень мало. Гораздо чаще это задачи или длящиеся не по одной неделе, или периодически возникающие. Например, «Писать книгу по управлению временем» – задача длящаяся, её подробности (операции, что конкретно делать в отведённое время) описаны в её документации. А вот «Установить MS Project 2000» (хотя лучше – "Снести...") – это задача уникальная и редкая, без сожаления удаляемая из списка после выполнения.

Метка «ОК» означает факт выполнения задачи. Однако в данном случае лучше иметь блок радио-кнопок из «В пул» и «ОК», когда установка метки в одном поле удаляет метку из другого (в «промышленной» версии системы будет именно так, да и вообще много чего там будет).

Итак, помещаем в пул задач к исполнению те, которые к оному планируем, заполняем обязательные поля. О поле «Когда»->Утро/День/Вечер. Иногда удобнее разнести работы именно по такому, укрупненному признаку. Если я, к примеру, весь день с раннего утра до вечера работаю на одном месте (допустим, дома), то для фокусирования внимания расписание кроме разбивки по приоритетам лучше дополнительно разбить по частям дня (Глеб, ну это-то ограниченный хаос или нет? :-) ).

Задав список задач переходим к назначению им времени исполнения:

Рис.4. График исполнения

Картинка напоминает диаграмму Гантта, коей, в принципе, и является. Что тут нужно отметить. Во-первых, отражается не весь день, а только наиболее активный период, максимально продуктивный и наиболее важный. Это у каждого индивидуально, я так больше птица ночная. Далее ориентируясь на значение «Когда» и на продолжительность задачи отмечаем периоды, в течение которых она будет исполняться. Для меня очень приятным является то, что очень просто реализуется ротация видов деятельности в течении дня – через разрыв исполнения в строке времени. Например, пописали статью, потом переключились на телефонные звонки и почту, потом пошли на совещание, а потом снова пишем статью, потом часок поработали с литературой, а написание статьи продолжили дома, вечером, часиков в десять. Во-вторых, по умолчанию сюда попадают только те задачи, которые отмечены в предыдущей таблице.

Есть вариант и без «чеканья» – когда система распечатывает задачи в соответствии с заданными на первом этапе (рис. 3) параметрами, а время задаётся ручками – маркером в сетке времени. Кстати, об оси времени. На мой взгляд её горизонтальное расположение гораздо логичнее и привычнее (99% графиков по времени – с горизонтальной осью оного). Попробуйте в распечатке классического расписания из того же аутглюка перенести или разбить выполнение задачи. Сие смерти подобно. А в предлагаемой методике – это один «клик» карандашом в соответствующей ячейке. Вертикальная полоса фокуса внимания в течение дня сдвигается по горизонтали и неминуемо наткнётся на возникшую отметку, а значит задача не потеряется.

Теперь – самое вкусное, отчёты.

Для меня основным является отчёт, в котором задачи сгруппированы по приоритетам, а внутри – по месту их исполнения. Выглядит он так:

Рис. 5. Основное расписание

При выводе отчёта система запрашивает дату, на которую он делается и если на эту дату жестко назначены какие-либо задачи – они выводятся отдельно, в верхней части списка с указанием времени (если таковое есть).

Кроме карманного этот отчёт имеет печатный вариант формата А4. В большом отчёте крупнее шрифт и все данные видны с 70-80 см. Для чего? Всё очень просто. Сэкономив три сотни долларов на наладоннике можно сэкономить почти столько же на втором мониторе. Расписание крепится в держатель для бумаг, стоящий рядом с монитором на рабочем месте. Горизонтальная прозрачная линеечка держателя перемещается в вертикальное положение и через её окошко я наблюдаю текущий час. Раз в час линейка сдвигается, соответствующие процессы заканчиваются/начинаются. Удобно до безумия. Дёшево – до неприличия. Постоянное наличие перед глазами расписания хорошо ещё и тем, что отчасти решает большую проблему – проблему остановки текущей деятельности и переключения на следующую задачу. Это вам не выскакивающее на экран напоминание, это постоянный суровый укор.

Отчёты возможны самые разнообразные. Например, с группировкой по типу деятельности:

Рис .6. Дополнительный вид расписания.

Можно мгновенно получить отчёт по делегированным задачам – с расчётом нарушения сроков и так далее, можно отдельно распечатать личное и рабочее расписания, можно посмотреть финансовые расчёты, если какие-либо задачи влекут расходы/доходы, можно вести аналитику по фактическим затратам времени в сравнении с планом, процентное распределение затрат времени на работы разных типов или на время выполнения работ где-либо и делать ещё массу вещей. Конечно, многое не оптимизировано с точки зрения эргономичности, но это уже задача программистов, которые пишут «промышленный» вариант системы.

Идеологически система представляет собой механизм постоянного анализа происходящего, она заставляет стать гораздо более осознанным. Невозможно выполнить всё в один день. А выполнять взаимозависящие задачи каскадно, одну за другой – опасно, так как в абсолютном большинстве случаев при начале следующего этапа выясняется, что на предыдущем что-то не было учтено. В результате – затраты времени и средств на переделку. Если же процесс спиралевиден, итеративен, когда ежедневно из каждой задачи выполняется по её части, то риски ошибок минимальны.

Планирование по данному методу напоминает мне катание на горных лыжах. День – это наша трасса. Задачи – вехи, которые нужно пройти. Кому-то интересен скоростной спуск, а мне лично – слалом, филигранное вхождение в створ ворот. Естественно, при соблюдении временного графика. И когда вечером смотришь на расписание прошедшего дня, где ярким маркером отмечены «этапы большого пути», то иногда испытываешь ничуть не меньшее удовольствие, чем чемпион-горнолыжник на финише. Проанализировать ход дня, зафиксировать потери, сделать выводы на будущее – и составить расписание на следующий день.

А завтра – спокойно, ритмично, не торопясь его исполнить, использовав этот бесценный подарок, День Жизни, так, что не будет мучительно больно за бесцельно прожитые годы. Именно спокойно и ритмично. Ещё можно сказать – расслабленно. Как учат нас мастера единоборств, напряженность не даёт результатов. Адекватную реакцию обеспечивают лишь ритм и расслабление. Когда горнолыжник мчится по склону, он ведь не приклыдвает усилий для того, чтобы разогнаться до сотни километров в час, не так ли? Склон, как и наша жизнь, несёт нас независимо от того, хотим мы этого или нет. Вопрос лишь в том, станем ли мы принимать усилия по повышению мастерства движения или, в ужасе зажмурив глаза, вылетим с трассы.

Мне сложно понять слова о том, что кто-то лучше, а кто-то – хуже. Неизмеряемо, а, говоря словами Рене Декарта, значит и не существует. Но я прекрасно понимаю такие категории как эффективность и неэффективность. Эффективна личная осознанность, понимание нашей ограниченности в ресурсах и конечности во времени... Я вовсе не предлагаю работать, работать и ещё раз работать, смысл-то не в этом. Я хочу чтобы и работа, и отдых реализовывались сознательно, с полным пониманием того, чем придётся заплатить за то или иное решение.

Не так давно где-то прочитал, что в течение дня человек осознаёт то, что с ним происходит в среднем 10-12 минут. МИНУТ! А всё остальное время – работают психологические автоматы. Я не принижаю их роль, они более чем важны для выживания индивидуума. Но 10 минут осознанной жизни в день... это просто недопустимо. Это вызов. Если хотите, то это вызов нам всем со стороны Той, Что Никогда Не Останавливается. Нужно что-то менять.

И техника в этом способна помочь, взяв на себя рутину, отталкивающую от внедрения в собственную жизнь оптимизирующих механизмов. Если только она, техника, будет служить человеку, а не он ей.

Д.Литвак, июль 2001г. См. также прототип системы в Access (61 K).

Дмитрий Литвак

Реализация моей системы планирования в Outlook

Дополнение к заметке «Моя система и тайм-менеджерский софт»

Случилось так, что описанная год назад система некоторое время назад перестала удовлетворять требованиям жизни. Причин тому было несколько, но главная – желание согласовать личные и сторонние наборы задач в Outlook и при этом не потерять привычный механизм.

В большинстве организаций Outlook является стандартом де-факто для корпоративного обмена информацией. Ставятся и принимаются задачи, согласовываются встречи, обеспечивается доступ к иным данным – всё это хоть и не оптимально по своим функциям, но все-таки довольно удобно. Ниже будет приведен пример того, как в Outlook можно создать аналог ранее описанного механизма.

Прежде всего скажу, что использовались возможности добавления пользовательских полей типа «Да/Нет» и определения пользовательских видов представления списка задач.

В результате появилась возможность получить следующий вид представления списка задач:

Добавление набора логических полей типа "Да/Нет", поименнованных от "9" до "23" позволило сформировать строку для указания времени, то есть временнОго поля дня (выделено красным). Поле "TD", от ToDay, (на рисунке его колонка выделена зеленым) введено для того, чтобы иметь возможность сформировать пул задач для одного дня. На практике задача редко исполняется в один день, чаще она длится несколько дней, но не в каждый из них должна выполняться. Традиционный вид представления вываливает на пользователя все задачи, как с датами, так и без, и разобраться в этом ворохе почти нереально. Показанный вид представления сохраняется в Outlook под каким-либо именем, в моем случае - под именем DL.

Кроме вида представления "DL" был создан вид "DL_Today", в котором был задан параметр отбора, позволяющий включить в вид представления только отмеченные задачи:

Задачам были заданы временные параметры для исполнения. А дальше все просто. Расписание можно распечатать и поместить рядом с монитором, как описывалось в предыдущей заметке, или использовать с экрана. Отметить исполнение задачи можно двумя способами:

* Если задача не повторяемая, то есть выполнена полностью - то она помечается в чек-боксе "Выполнено".

* Если задача планируется к дальнейшему исполнению - то у неё просто снимается галочка в поле "TD". Задача сохраняется, и при планировании следующего дня может быть в него включена.

Существенным минусом описанного механизма является то, что данные из списка задач не синхронизируются с календарем, то есть приходится некоторые события, жестко привязанные ко времени, отмечать на распечатке. Но в остальном решение оказалось достаточно практичным.

Д. Литвак. Октябрь, 2002 г. Контакт: dlitvak@improvement.ru

См. также: Реализация системы планирования Д.Литвака на платформе 1С:Предприятие

См. также заметку Г.Архангельского "Принципы управления временем и тайм-менеджерский софт"