Последовательность налаживания обзора

Однажды я консультировал председателя правления банка – весьма эмоционального и экстравертного человека, предпринимательски-хаотичного психотипа. Его время планировалось секретарями, в основном это были встречи с сотрудниками и клиентами. Не хватало обзора задач для себя, дающего картину приоритетных направлений деятельности.

Увидев, что клиенту нравится все разноцветное и бумажное, я порекомендовал повесить на стену большую белую магнитную доску, и закупить к ней цветных фломастеров и стикеров. «Любые мысли, задачи, темы «на контроль» пишите на разноцветных стикерах и лепите на доску, либо записывайте фломастером». Клиент сначала удивился – «Давайте сделаем какой-нибудь календарный график…» – «Нет, график пока не нужен, просто сваливайте все в одну кучу на доске».

Буквально в течение нескольких дней на доске стала вырисовываться некая структура: стратегические задачи в одном углу, делегированные в другом; появилось сознательное применение цветов стикеров (важное – красным, и т.п.). Важно, что этот обзор, оптимальный для клиента, был выращен постепенно, не придуман из головы. Поэтому он оказался и простым, и удобным.

Точно такой же подход стоит применять в налаживании обзора на Outlook:

1. Сначала привыкнуть «держать все в одном месте» – любую информацию и дела обязательно фиксировать в виде задач в Outlook;

2. По мере увеличения количества этих задач «выращивать» в них первоначальный порядок: разработать ключевые области, разделить задачи по МСВ-принципу на «близко-нужные», «средние» и «дальние», и т.п.

3. Освоившись с простыми формами обзора, внедрять «тонкие» – различные пользовательские представления и двухмерные графики.

© Глеб Архангельский, сентябрь 2004. Контакт: info@improvement.ru

Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/bibliot/outlook-overview/

Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

16