- •Глеб Архангельский Технологии обзора задач на msOutlook
- •Принципы создания обзора в Outlook
- •«Сущности» для обзора
- •Метод структурирования внимания
- •Пример 1. Обзор основного рабочего пространства
- •Пример 2. Мсв-структурирование панели задач
- •Пример 3. Мсв-структура внутри отдельной задачи
- •Персональная «crm-система»
- •Двухмерные формы обзора
- •Последовательность налаживания обзора
Двухмерные формы обзора
К сожалению, Outlook, в отличие отExcel, дает гораздо меньше возможностей для «двухмерного» обзора, когда мы структурируем не просто список задач, но их распределение по плоскости. Поэтому в этой главе я приведу примеры организации обзора не только наOutlook, но и наExcel.
Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала и цейтнота, бывает удобно применять один лист Excel, организованный по МСВ-принципу. По сравнению сOutlookэто дает гораздо более комфортный обзор, и более высокую легкость оперирования с записями – это просто строчки вExcel, для вписывания и перемещения которых не нужно совершать так много действий, как для операций с задачами вOutlook.
ПРОЕКТЫ |
|
ИНФОРМАЦИЯ |
|
КОНТРОЛЬ |
|
|
|
|
|
|
|
НАВИГАТОР |
|
СЕГОДНЯ |
|
ЦЕЛИ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
БАЗЫ |
|
|
|
ХАОС |
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 13. МСВ-планирование в Excel
Центр внимания на этой странице — подраздел «Сегодня», в котором лежит основной To do list, список задач. Чем ближе к вершине — тем ближе к «фокусу внимания»; акцентировать внимание на отдельных задачах также можно с помощью цвета или полужирного шрифта. Область близкого внимания разделена на несколько подразделов: текущие проекты и цели, информация к сведению, задачи на контроль, навигатор по нужным документам, ссылки на базы данных, хаос мыслей и задач для «разгребания». Задачи легко и быстро перетаскиваются между подразделами.
Возможности применения двухмерных форм обзора в Outlookсвязаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта. Напомню, это широко известный в проектном менеджменте инструмент планирования, позволяющий отображать длительности задач, сроки их исполнения, и взаимосвязи между ними.
С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется сликшком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). В Excelтакой обзор организуется с помощью обычной таблички, вOutlook– с помощью пользовательских полей типа «Да/Нет», как показано на Рис. 15. Обратите внимание, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.
Рис. 15. Пример графика регулярных задач
Сравнительно сложную форму графика Гантта также можно использовать для обзора, но к сожалению скорее в Excel, чем вOutlook. Как правило это бывает удобно для стратегического планирования. Например:
Рис. 16. График Гантта с обзором проектов в Excel
На рисунке приведено достаточно «грубое» планирование проектов, временная сетка – месяцы и недели. Аналогичный график можно применять для более детального планирования, задав подневную временную сетку.
Еще один пример применения такого рода форм дает участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектного офиса банка «Русский стандарт». Его система планирования дня в Outlookвыглядит следующим образом:
Рис. 17. Планирование дня с помощью «Упрощенного графика Гантта»
Примерное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.