5.2.4.Аналитическая отчетность в системе управления проектами
Внедряя информационную систему, руководство компании прежде всего заинтересовано в быстром получении актуальной отчетности о процессах, происходящих в организации.
Аналитическая отчетность может формироваться помощью системы Microsoft EPM.
Многообразие и гибкость отчетности в системе ЕРМ позволяют моделировать практически неограниченной количество отчетов и извлекать из системы различную проектную информацию.
Система Microsoft EPM генерирует аналитическую отчетность OLAP из накопленной проектной информации в базе данных Microsoft Project Server.
С помощью полученной отчетности руководитель приобретает возможность осуществлять развернутый анализ и управление портфелем проектов всей организации или отдельного подразделения.
Пример отчета. Диаграмма затрат по проектам
Например, отчетность может быть использована в следующих целях:
оптимизация затрат по проектам;
выявление проблемных проектов;
отслеживание выполнения стратегических целей;
улучшение целевого использования трудовых ресурсов и финансовых средств;
отслеживание графиков финансирования
и др.
Основными потребителями отчетности могут являться следующие группы сотрудников:
Высшее руководство компании
Руководители структурных подразделений
Сотрудники финансовых служб
Менеджеры проектов
Отчетность в системе Microsoft EPM представляет собой настроенные представления OLAP куба, который содержит актуальную информацию по всем проектам организации и является инструментом анализа портфеля проектов.
Для конечных пользователей OLAP — это табличный отчёт с промежуточными и окончательными итогами. Он выпускается практически мгновенно, и можно самостоятельно изменить его форму — расположение колонок и строк, порядок фильтров и сортировки и т. д. Это позволяет взглянуть на одни и те же данные под разными углами зрения.
Созданный отчёт может быть проиллюстрирован графиками и диаграммами, распечатан или выгружен в Excel.
Многообразие форм отчетности по проектам
Portfolio Analyzer Extender
Для дополнительного многоаспектного анализа портфеля проектов организации в систему Microsoft EPM необходимо установить компонент PAE (Portfolio Analyzer Extender - Расширение Анализатора портфеля проектов), предназначенный для внесения дополнительной информации в Анализатор портфеля.
Шаги по реализации проекта создания аналитической отчетности:
Для определения основных требований к отчетности, специалисты компании «Богданов и Партнеры» проводят интервьюирование потенциальных потребителей данных аналитической отчетности.
В соответствии с бизнес-процессами компании заказчика разрабатывается техническое задание на настройку отчетности OLAP.
Для каждого участника процесса работы с аналитической отчетностью, кубом OLAP и компонентом РАЕ создается инструкция. В инструкции по шагам описаны действия каждого сотрудника.
Для того, чтобы сотрудники компании могли эффективно применять данные OLAP-отчетности в своей работе, проводится обучение.
5.2.5 Настройка системы управления проектами под бизнес-процессы компании
Внедрение информационной системы управления проектами на базе Microsoft EPM. В ходе внедрения информационной системы управления проектами осуществляется настройку Microsoft EPM 2003/2007, под требования пользователей и с учетом специфики проектов компании.
Настройка системы осуществляется в соответствии с принятым стандартом по управлению проектами заказчика. Поэтому этап оптимизации и формализации процессов управления проектами является для заказчика обязательным шагом перед выбором и внедрением информационной системы управления проектами. Если у заказчика не формализованы процессы управления проектами, компания «Богданов и Партнеры» предоставляет услуги по разработке корпоративного стандарта управления проектами.