5.2.2 Создание Офиса Управления проектами

Для успешного функционирования Корпоративного стандарта управления проектами и системы ЕРМ целесообразно создавать Офис Управления Проектами – структурное подразделение компании, осуществляющее поддержку реализации процессов управления проектами.

ОУП может иметь разную структуру и цели деятельности, например:

• Методологическая и административная помощь Менеджерам проектов в выполнении проектов

• Отслеживание процессов управления проектами Управление знаниями

• Выявление и поддержка реализации проблемных проектов

• Аудит проектов, контроль качества

• Аудит бизнес процессов управления проектами

• Поддержка и обновление Корпоративных стандартов управления проектами.

Для Офиса Управления Проектами разрабатывается Положение о подразделении, Регламент взаимодействия с другими подразделениями, шаблоны документов, инструкции.

5.2.3 Внедрение технологий для управления проектами

Если у организации уже существует стандарт управления проектами, разработанный им или другой организацией, необходимо обеспечивать его технологическую поддержку на основе лучших компьютерных технологий, представленных сегодня на рынке: Microsoft Enterprise Project Management, Microsoft SharePoint, Microsoft Office System. Внедрение технологий подразумевает:

• Установку программного обеспечения.

Внедрение информационной системы, основанное на постоянно действующих и отлаженных процессах управления проектами, способно существенно сократить затраты компании на управление проектами и открыть новые возможности развития.

Внедрение информационной системы управления проектами обеспечит:

• возможность оперативного контроля за использованием и производительностью всех типов ресурсов, включая персонал, и исполнением календарных планов;

• контроль и управление текущим финансированием проектов, включая управление резервами;

• дополнительные возможности для оптимизации схем финансирования работ, поставок и других за счет инструментов прогноза хода проекта;

• возможность моделировать управленческие решения, в особенности в части оперативного управления ресурсами, и точнее оценивать их последствия, включая финансовые;

• возможность общей для всех участников проекта системы календарного планирования и коммуникаций;

• возможность иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах;

• значительное снижение ошибок при передаче информации.

Часто информационную систему управления проектами ошибочно считают технологией, которая должна навести порядок в управлении проектами. В действительности, информационная система является не более чем инструментом для поддержания и ускорения уже существующих в компании процессов и технологий управления проектами.

Поэтому этап оптимизации и формализации процессов управления проектами является неотъемлемым шагом перед выбором и внедрением информационной системы управления проектами.

Внедрение технологий подразумевает:

1. Установку программного обеспечения.

2. Настройку системы управления проектами под бизнес-процессы компании.

Правильно спланированное внедрение информационной системы может стать мощным средством продвижения создаваемой корпоративной методологии управления проектами, снизив естественное сопротивление изменениям.

Установка программного обеспечения

Одним из этапов внедрения системы управления проектами является установка специализированного программного продукта.

Microsoft Project Office 2003/2007 объединяет два пакета: Решение для управления корпоративными проектами и Project Стандартный выпуск 2003/2007.

• Project Стандартный выпуск 2003/2007 – настольная система для индивидуального планирования и управления проектами. Система позволяет осуществлять успешное ведение и своевременное завершение проектной работы, предоставляя гибкие возможности планирования и отслеживания выполнения задач в рамках проектного бюджета, оперативного назначения ресурсов, а также удобного ведения отчетности. Стандартный выпуск 2003/2007 повышает эффективность организации работы и взаимодействия благодаря наличию знакомых и удобных инструментальных средств, не предусматривая взаимодействие с сервером Project Server 2003/2007 и координацию планов с другими менеджерами организации.

• Решение для корпоративного управления проектами – это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами. Решение идеально подходит организациям, где необходима строгая стандартизация и координация ведущейся проектной деятельности, представление целостной картины состояния портфеля проектов, централизованное управление проектами и ресурсами, а также отчетность по проектам и ресурсам более высокого уровня.

Решение включает в себя:

1. Microsoft Office Project Professional 2003/2007 - это настольная система корпорации Microsoft для планирования и управления корпоративными проектами, используемая в сочетании с Microsoft Office Project Server 2003/2007 и Microsoft Office Project Web Access;

2. Microsoft Office Project Server 20032007 - обеспечивает поддержку функций управления корпоративными проектами и ресурсами, а также возможности совместной работы в рамках решения для корпоративного управления проектами;

3. Microsoft Office Project Web Access – это технология, предоставляющая пользователям доступ к данным по проектам и ресурсам, хранящимся на сервере Project Server. Все участники проекта, кому необходим доступ к Project Server, но не требуются средства планирования Project Professional 2003/2007 пользуются компонентом Project Web Access через веб-обозреватель для просмотра и обновления данных.

Шаги по установке системы управления проектами:

Для определения основных требований к конфигурации системы управления проектами, проводится интервьюирование сотрудников компании.

По завершении этапа инсталляции программного обеспечения системы управления проектами, проводится тестирование установленной системы.

Заказчику предоставляются Протоколы тестирования развернутой системы, Инструкции по установке информационной системы управления проектами и Описание настроек данной системы.

Проводится обучение технических специалистов компании навыкам установки, развертывания и администрирования системы.