Создание именованных блоков

• При работе с базами данных необходимо использовать именованные блоки.

• В качестве именованного блока могут выступать справочная таблица или её части (отдельные блоки, ячейки).

• Справочные данные размещают на отдельном рабочем листе и присваивают им имена. Они используются для создания списков, автоматического перенесения данных из справочников в таблицу исходных данных.

• Если на рабочем листе размещаются несколько справочных таблиц, то следует отделять их хотя бы одной строкой и одним столбцом.

Правила присвоения имён блокам и ячейкам:

• имя должно начинаться с буквы;

• в имени блока могут использоваться только буквы, цифры, обратная косая черта и символ подчёркивания ( _ ) вместо пробела;

• нельзя использовать имена, которые могут быть поняты, как ссылки на ячейки;

• в качестве имён могут использоваться одиночные буквы за исключением R и C.

Практическое задание Часть I. Подготовка данных.

Назвать первый лист рабочей книги Справочники.

В ячейках А1:С9 листа Справочник создать и оформить таблицу.

Присвоение имён блокам

Присвоить имена блокам ячеек: Код_зак (блок ячеек А3:А9),

Наим_зак (блок ячеек В3:В9), Адрес (блок ячеек С3:С9) и

Заказчики (блок ячеек А2:С9).

Создать приведённую ниже таблицу, используя необходимые элементы форматирования.

Выделить блок ячеек А3:А9, которому задать имя Код_зак. Для этого выполнить: в меню Формулы, раздел Определённые имена открыть список: Присвоить имя и выбрать Присвоить имя.

В открывшемся окне Создание имени ввести имя Код_зак, нажать ОК.

Аналогично можно задать остальные имена Наим_зак, Адрес, Заказчики.

На этом же листе в ячейку A12 поместим значение =10%

Ячейке, содержащей значение 10%, присвоить имя Пеня.

Можно воспользоваться и более простым способом задания имён:

прямо в это окно можно ввести имя для выделенного блока или ячейки.

Проверка :

1. Открыть Диспетчер имён в меню Формулы, раздел Определённые имена – (по мере создания появляются имена Код_зак или Наим_зак, Адрес, Заказчики).

2. Для перехода к именованному диапазону выбрать его имя в перечне.

3. Поставить курсор в свободную ячейку. Нажать клавишу F3. Появляется окно Вставка имени с перечнем созданных именованных блоков и ячеек.

Создание и ведение базы данных.

Таблица – это один из способов организации базы данных на рабочем листе. Прежде чем создавать базу, надо тщательно продумать её структуру и определить, какие данные включить в неё. Создание таблицы нужно начинать с формирования заголовков столбцов. Символы шрифта, используемые в заголовках должны иметь начертания отличные от тех, которые использовались для данных внутри таблицы (например, курсив или полужирный). Если заголовки оформлены по-другому, программа автоматически определяет, что вводится таблица. При создании таблицы на рабочем листе EXCEL необходимо выполнить следующие правила:

• таблицу базы данных рекомендуется помещать на одном рабочем листе;

• следует отделять таблицу от других данных (условия, коэффициенты) на листе хотя бы одной строкой и одним столбцом;

• имена столбцов должны располагаться в первой строке таблицы.

• каждый столбец в таблице должен содержать во всех строках однотипные данные (текстовые или числовые и др.);

• не следует вводить дополнительные пробелы в начале ячеек при вводе данных, поскольку они влияют на сортировку и поиск;

• в качестве именованного блока могут выступать как целые таблицы, так и её части - отдельные столбцы, блоки, ячейки.