Слияние. Письма и рассылки

Word имеет возможность создавать и тиражировать письма, сообщения и др., имеющие постоянный текст и переменную информацию. Переменной информацией могут быть адреса, фамилии, организации, значения данных из таблиц и т.д. Для этой цели в Word имеется инструмент Слияние.

Операцию можно выполнять, используя Мастер слияния. Рассмотрим слияние на результатах примера листа Если.

Последовательность выполнения работы:

1. подготовка источника данных в Excel;

2. создание постоянной части основного документа в Word;

3. вставка в основной документ полей слияния и полей Word;

4. предварительный просмотр результатов слияния;

5. получение составного документа.

Пример. Разослать письма с уведомлением тем заказчикам, у которых очень большой долг.

Для этого сначала с помощью Фильтра отберем из таблицы тех заказчиков, которые имеют такой долг.

Получим таблицу данных, которая служит источником данных для слияния. Скопируем источник данных на лист Слияние, начиная с первой ячейки А1.

Сохраним файл под именем Учебная задача и закроем его.

Порядок создания писем:

• Создать в Word основной документ (например, Сообщение). Внести в него постоянный текст.

Сообщение

Адрес:

Заказчик

Предлагаем немедленно погасить задолженность сумме

Бухгалтер Петров В.В.

• Сохранить документ в своей папке (папке студента), под именем Сообщение. Документ Сообщение не закрывать.

• Для выбора типа основного документа на панели инструментов нажать кнопку Рассылки/ Начать слияние

• Установить флажок Письма.

• Для подключения к источнику данных нажать на панели инструментов кнопку – Использовать существующий список.

• В окне Выбор источника данных найти и выделить файл Учебная задача и нажать кнопку Открыть.

• В следующем окне выделить лист Слияние - источник данных и нажать ОК.

• Установить курсор в основной документ после пробела за словом Адрес и нажать на панели инструментов кнопку – Вставить поля слияния. Выбрать название первого поля Адрес и нажать кнопку Вставить.

• Эти же операции повторить для полей Наименование заказчика и поля Долг+Пеня.

• После того, как вставлены все поля, на панели инструментов нажать кнопку – Просмотр результатов.

• Заполнится данными одно письмо. С помощью кнопки Перейти к записи можно просмотреть другие письма.

• Для создания всех писем, надо выполнить слияние с помощью кнопки – Найти и объединить.

• Откроется окно Составные новые документы. Установить флажок Все и нажать ОК. Все письма создаются на отдельных страницах Их можно просмотреть и распечатать.

Примечание: При создании писем иногда требуется изменять обращение к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа. Для автоматизации этого необходимо присутствие пола клиента в источнике данных (в нашем примере его нет). Можно добавить столбец, заполненный соответственно М или Ж.

Для изменения обращения необходимо:

• Установить курсор в начало той строки, в которой должно быть обращение к клиенту.

• Нажать кнопкуДобавить поле Word на панели Слияние и выбрать из списка Правила строку IF…THEN…ELSE.

• В появившемся диалоговом окне в списке поле выбрать слово “Пол”.

• В списке оператор выбрать слово “Равно” и в списке значение следует ввести М.

• В окне Вставить следующий текст: Уважаемый господин.

• В окне В противном случае вставить следующий текст: Уважаемая госпожа.

• Нажать кнопку ОК.