1.2. Ввод текстовых данных в документ

1.2.1. Ускоренный ввод данных

Для ускоренного ввода данных используются следующие инструменты программы MSWord:

• автозамена;

• автотекст;

• автоматический ввод названий.

Автозамена

Применение автозамены сводится к созданию элемента автокоррекции, который затем можно использовать многократно. Элемент автокоррекции – это один или несколько символов, ввод которых приводит к автоматическому появлению нужного текста. Текст заменяет введенные символы.

Порядок действий при создании элемента автокоррекции

1. Откройте вкладку Файл, выберите строку Параметры, в диалоге Параметры Wordвыберите строку Правописаниеи в группе элементовПараметры автозаменынажмите одноименную кнопку.

В диалоге команды:

• на вкладке Автозаменав полеЗаменитьвведите элемент автокоррекции;

• в поле Навведите текст для замены;

• нажмите кнопку Добавить (созданный элемент автокоррекции появится в списке элементов окна диалога команды).

2. Нажмите кнопку ОКи закройте окно диалога команды.

Если элемент больше не нужен или создает проблемы при вводе текста документа, его необходимо удалить. Для этого в диалоге Параметры автозаменыв списке элементов найдите нужный элемент автокоррекции и нажмите кнопкуУдалить.

Порядок действий при работе с элементом автокоррекции

1. Введите элемент автокоррекции.

2. Нажмите клавишу пробела или клавишу <ENTER>на клавиатуре.

Автотекст

Применение автотекста сводится к выбору нужного текста из коллекции экспресс-блоков. Список элементов автотекста появляется на экране после выполнения командыЭкспресс-блоки–Автотекстна вкладкеВставка. При необходимости коллекцию элементов автотекста можно пополнять, создавая свои элементы автотекста.

Порядок действий при создании элемента автотекста

1. Выделите фрагмент текста, который требуется использовать многократно.

2. Выберите команду Экспресс-блоки на вкладкеВставка. Выполните следующие действия:

• щелкните команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков;

• в диалоге команды Создание нового стандартного блоканажмите кнопкуОК.

Автоматический ввод названий

В данном случае автоматизация ввода сводится к автоматическому проставлению порядкового номера, который будет появляться после названия. Например: рис. 1, рис. 2, рис. 3 и т. д.

Порядок действий при создании названия

1. Выберите команду Вставить название на вкладкеСсылки. В диалоге команды выполните следующие действия:

• нажмите кнопку Создать;

• в поле Названиевведите текст названия.

2. Нажмите кнопку ОКдля закрытия окна диалога команды и вставки названия.

Название будет вставлено с номером 1. Для вставки названия с номером 2 необходимо снова выполнить команду и нажать кнопку ОКв диалоге. При каждом вызове команды номер вставляемого названия будет автоматически увеличиваться на 1.

1.3. Редактирование документа

При редактировании текста документа могут выполняться следующие операции с текстовыми данными.

1. Проверка правописания.

2. Объединение нескольких абзацев в один абзац и разбивка одного абзаца на несколько абзацев.

3. Вставка текстовых данных в готовый фрагмент текста.

4. Замена готового фрагмента текста новым текстом.

5. Расстановка номеров страниц.

6. Копирование и перенос текстовых данных в другое место документа.

7. Автоматизированный поиск и замена данных.