Метод материал делопроизводство

221

ПРЕДИСЛОВИЕ

Предмет «Делопроизводство» является специальной дисциплиной учебного плана при подготовке по профессиям «Секре- тарь-машинистка», «Секретарь», «Секретарь-референт».

Учебное пособие написано в соответствии с Государственным стандартом образования и программой по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство». Оно адресовано учащимся начального профессионального образования, обучающимся по данным профессиям.

Предлагаемый материал содержит необходимую информацию о документировании деятельности современной организации, работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и нормативных актов. Учебное пособие состоит из двух разделов. В первом разделе рассматриваются вопросы организации труда работников документационного обеспечения управления, состав и правила оформления реквизитов и основных видов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и другими нормативными документами по документационному обеспечению управления. Во втором разделе разъясняется технология ведения делопроизводства в организации. Во введении даны термины и определения, знание которых поможет лучше усвоить теорети- ческий материал учебного пособия.

Рост числа коммерческих организаций обусловил наличие в учебном пособии такой темы, как «Документация коммерческих предприятий», которая знакомит с основными видами документов этих организаций.

Одним из основных видов работы секретаря-референта является ведение кадровой документации, поэтому в пособии уделено определенное внимание оформлению документации по личному составу и работе с этой группой документов согласно требованиям соответствующих нормативных актов.

Определенную пользу принесет знакомство с темой «Работа секретаря по бездокументному обслуживанию», так как в настоящее время значительно расширился круг обязанностей секретаряреферента в этом направлении.

Теоретический материал иллюстрируется образцами оформления бланков, реквизитов, различных видов документов.

Изучив данное учебное пособие, обучающийся должен на- учиться:

3

−составлять и оформлять документы, создаваемые в деятельности аппарата управления, в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003, обрабатывать поступающую и создаваемую корреспонденцию, регистрировать и индексировать различные категории документов, вести контроль за исполнением документов;

−оформлять и обрабатывать кадровые документы, формировать личное дело сотрудника, вести учет и хранить трудовые книжки;

−составлять и пользоваться номенклатурой дел, определять сроки хранения документов, систематизировать документы по их значимости и формировать их в дела, отбирать дела на хранение и уничтожение, передавать дела в архив для дальнейшего хранения;

−вести телефонные переговоры, принимать посетителей по служебным и личным вопросам, составлять и оформлять документацию в процессе совещаний, собраний, заседаний, вести деловую беседу, отбирать и работать с информацией для руководителя, организовывать и оформлять командировки руководителя.

Учебное пособие может быть полезно также секретарям-рефе- рентам любого уровня, специалистам управленческого аппарата, работающим с документами, а также тем, кто самостоятельно хочет изучить теорию и практику оформления и работы с документами.

Автор с признательностью примет все замечания и пожелания, высказанные по настоящему учебному пособию.

4

ВВЕДЕНИЕ

Слово «секретарь» происходит от лат. «secretaries», и первона- чально оно означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появилась в ХVIII в. — сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь — доверенный письмовод государя». В первой четверти ХVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (в 1720 г. издан Генеральный регламент Петра I).

В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь — это одна из самых распространенных управлен- ческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техни- ческим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения, фирмы; пятые работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1)работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2)организационная работа (бездокументное обслуживание). Однако бездокументное обслуживание все равно сопровожда-

ется созданием и ведением достаточно большого количества документов, так как все этапы организационной работы, как правило, документируются. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе любого секретаря так много места отводится прежде всего работе с документами, которая требует специальных знаний и навыков. Виды и назначение

5

документов очень многообразны, и каждый вид имеет свои особенности и правила работы. В небольших организациях на секретаря возлагается все делопроизводственное обслуживание, включая работу с кадровой документацией. В крупных учреждениях секретарь имеет более узкую специализацию.

Цель настоящего учебного пособия — научить правильно оформлять документы, оперативно и грамотно работать с ними, четко выполнять организационную работу, так как именно секретарь создает имидж своей организации, дает первое представление о ней. В условиях рыночных отношений и высокой конкуренции это очень важно для установления деловых связей с другими организациями, для получения выгодных заказов.

Четкое оформление и работа с документами гарантируют организации ее устойчивое положение в бизнесе, так как документ, т.е. зафиксированная информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия. Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны налоговых органов, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Учебное пособие станет и хорошим помощником секретарей, делопроизводителей, специалистов кадровой службы в их повседневной работе, и наставником для тех, кто только учится работать с документами.

Основные термины и определения

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает следующие термины и определения в области делопроизводства и архивного дела:

6

7

Р А З Д Е Л 1

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Т е м а 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

КАК ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Краткая история становления и развития делопроизводства в России

Документы возникли вместе с письменностью — вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, как средство общения, передачи информации. Появление частной собственности и развитие основанного на ней индивидуального труда создавали имущественное и социальное неравенство и образование в конце IХ в. классового общества. Все события того времени находили отражение в документах. Свидетельством тому является памятник древнерусского права —

Русская Правда.

Âконце ХV в. появились приказы — центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, а сама такая деятельность в тот период получила название приказного делопроизводства. Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма, так как документы проходили множество в том числе ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

Â1717—1718 гг. взамен системы приказов были созданы коллегии, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В Генеральном регламенте государственных коллегий, подписанном Петром I 27 февраля 1720 г., имеется глава о структуре и функциях канцелярии, о секретарском чине: в ней четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы канцелярских служащих. Этот период получил название коллежского делопроизводства. Тогда-то

èбыли заложены основы организации учета и хранения документов и впервые появилось слово архив.

8

Â1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. В 1811 г. указом об учреждении министерств были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой должности они имели право получать и подписывать только определенные виды документов. Этот период получил название исполнительного делопроизводства. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальное руководство на единоначалие.

23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах г. Санкт-Петербурга были установлены должности личных секретарей — помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране. С 1884 г. в России издаются специализированные журналы: «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф», в которых рассматривались вопросы конторского и секретарского труда.

Âначале ХХ в. большое внимание было уделено труду секретарей, особенно в области его механизации. В работе использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество канцелярских принадлежностей. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Результатом Октябрьской революции 1917 г. явился коренной слом старого управленческого аппарата, приобщение к его деятельности широких масс трудящихся. По форме государственный аппарат изменился кардинально и по составу отличался от старого принципиально: от власти были отстранены бывшие дворяне и другие сословия, что нашло закрепление в Декрете от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов». Для работы в учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и другие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился. Необходимо было законодательно укрепить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования.

Â1918—начале 1919 г. был издан Декрет «О порядке утверждения и опубликования законов», а также постановления «О форме бланков государственных учреждений» и «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Â1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В Государственном институте техники управления (1926 г.) изучение делопроизводства проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации докумен-

9