Метод материал делопроизводство

тов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

Â1931 г. был подготовлен проект Общих правил документации

èдокументооборота; эти правила предполагалось ввести в каче- стве типовых и единых для всех учреждений.

Â1941 г. на первом межотраслевом совещании рассматривались проекты, касающиеся оргтехники, однако реализовать их не удалось из-за начавшейся Великой Отечественной войны. Спустя по- чти 20 лет, в 1960 г., участники Всесоюзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата практи- чески продублировали эти рекомендации.

С 1958 г. архивная служба была наделена правомочиями по контролю постановки документальной части делопроизводства и стала с тех пор ведомством, «отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».

Âначале 1960-х гг. секретари получили новые должности — сек- ретарь-машинистка и секретарь-стенографистка, — которым были переданы все административные и технические функции, выполнявшиеся ранее помощниками и референтами.

Â1963 г. архивная служба выпустила Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были единственным руководящим материалом; они способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

Â1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было формирование Единой государственной системы делопроизводства.

Â1970—1980-å гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированных систем научно-технической информации (АСНТИ) были возобновлены работы по унификации и стандартизации документов, разработаны государственные стандарты и методиче- ские рекомендации по унификации текстов служебных документов ввиду перспективы их машинной обработки.

Âсоветский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1979 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-78 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия,

10

выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, документирование и др.).

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), положения которой используются во многом и в настоящее время. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания.

К 1990 г. ВНИИДАД разработал и внедрил Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Это было связано с созданием и внедрением технических средств составления и обработки документов, использованием компьютеров в работе по документационному обеспечению управления.

В 2003 г. был введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система органи- зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который заменил предшествующий ему ГОСТ Р 6.30-97.

Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации. Это находит отражение в документах нормативно-методической базы документационного обеспечения управления.

1.2. Нормативно)методическая база делопроизводства

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ является обязательным для секретарей и других офисных работников.

Совокупность законов, других нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру, штаты, функции и т.д.), составляют нормативно-методическую базу делопроизводства, которая включает в себя:

−законодательные акты Российской Федерации, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения;

−государственные стандарты на документацию;

−унифицированные системы документации;

−общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

11

−Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

−нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

−нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. ¹ 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения

èиспользования информационных ресурсов, в частности:

−порядок документирования информации;

−право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

−категории информации по уровню доступа к ней;

−порядок защиты информации.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает результативность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; рекомендации по оформлению реквизитов документов и бланков документов, вклю- чая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В приложениях к ГОСТу даны схемы расположения реквизитов документов и образцы бланков документов.

Â1998 г. был принят ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Âцелях сокращения количества документов, применяемых в деятельности учреждений, типизации их формы, снижения трудовых, временн х и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации и со-

12

зданию унифицированных систем документов (УСД ) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действует в о с е м ь У С Д:

−унифицированная система организационно-распорядитель- ной документации;

−унифицированная система банковской документации;

−унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

−унифицированная система отчетно-статистической документации;

−унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

−унифицированная система документации по труду;

−унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

−унифицированная система внешнеторговой документации.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и соци-

альной информации — это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и не утративших силу общесоюзных классификаторов.

Примером может служить Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению.

Требования по организации делопроизводства изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Положе-

13

ния ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспе- чения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы основных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает индивидуальную инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством

(Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

1.3. Организационно)правовые документы

Организационно-правовые документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации: выбор ее органи- зационно-правовой формы, компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления, установление режима работы и системы охраны, организацию и оценку труда, порядок реорганизации и ликвидации.

К таким документам о т н о с я т с я:

−устав или положение об организации;

−учредительный договор;

−положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

−регламент;

−структура и штатная численность;

−штатное расписание;

−должностные инструкции работников;

14

− правила внутреннего трудового распорядка. Организационно-правовые документы оформляются на общем

бланке организации или на чистом листе формата А4. Организационно-правовые документы, как правило, подлежат

утверждению непосредственно актом руководства с проставлением грифа утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа — постановления, решения, приказа или распоряжения, поэтому датой такого документа является дата утверждения.

Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

−должностная инструкция (кого?) секретаря-референта;

−положение (о чем?) о кадровой службе.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста, но констатирующей частью должен являться раздел «Общие положения», в котором указываются основное назначе- ние данного документа, сфера его распространения и ответственность за нарушение установленных правил.

Основная часть текста делится на разделы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют названия, а также пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Организационно-правовые документы проходят процесс согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подразделениями. Они действуют до их отмены или до замены новыми. Особенностью этой группы документов является возможность внесения в текст изменений и дополнений в том случае, если нет необходимости перерабатывать весь документ. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой: по решению высшего органа управления организацией с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Устав организации — это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Текст устава может содержать следующие р а з д е л ы:

1)общие положения;

2)акционерный капитал (уставный капитал);

3)порядок деятельности;

4)управление;

5)учет и отчетность; распределение прибыли;

6)прочие накопления;

7)прекращение деятельности.

15

Структура текста устава негосударственной организации отли- чается от структуры текста устава государственного учреждения тем, что содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

На титульном листе проставляется отметка о регистрации, которая состоит из наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию вновь созданной организации, даты регистрации, государственного регистрационного номера, подписи, печати регистрирующего органа. Также на титульном листе оформляется гриф утверждения и проставляется печать. Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной — общим собранием акционеров или учредителями.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция по ДОУ — это нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики деятельности.

Инструкция по документационному обеспечению управления разрабатывается в целях рационализации труда в органах управления и предполагает создание таких условий, при которых конеч- ная цель управления достигается с наименьшими затратами. Работа по функциям управления включает в себя все стадии — от сбора и обработки первичной информации до принятия управлен- ческого решения и контроля за его реализацией.

Выделяют следующие в и д ы и н с т р у к ц и й по документационному обеспечению управления:

−типовые — разрабатываются министерствами для подведомственных однотипных учреждений соответствующей отрасли;

−примерные — составляются с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации;

−индивидуальные — разрабатываются на основе типовой и примерной инструкций применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.

Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечи- вающий условия для его эффективной работы (рис. 1).

С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом.

На основании должностной инструкции разрабатывается и заключается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и

16

Рис. 1. Типовая структура должностной инструкции

должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и работодателем.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором отдела кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. Все изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя.

Должностная инструкция содержит следующие р а з д е л ы:

1)общие положения;

2)функции;

3)должностные обязанности;

4)права;

5)ответственность.

17

Âразделе 1 устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит.

Âданном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Âразделе 2 перечисляются основные направления деятельности специалиста.

Âразделе 3 определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

Âразделе 4 устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

Âразделе 5 указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

Также может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами и устанавливающий круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов

èдругих документов, периодичность предоставления отчетной информации и др. Хранятся должностные инструкции три года после замены новыми (ст. 55, 56 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, министерств, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.; далее — Пере- чень типовых управленческих документов). Ниже приводится образец типовой должностной инструкции секретаря-референта.

Рекомендуемая должностная инструкция секретаря-референта1

1. Общие положения.

1)секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается на работу и увольняется руководителем предприятия;

2)основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности;

3)секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю предприятия;

4)в своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

−законодательными актами Российской Федерации;

−уставом предприятия;

−положением о функциональных службах предприятия;

−приказами (указаниями) руководства предприятия;

−нормативно-методическими документами по организации делопроизводства;

1 Данная должностная инструкция секретаря-референта разработана в рамках выполнения Федеральной программы государственной поддержки малого предпринимательства.

18

− настоящей должностной инструкцией;

5)секретарем-референтом назначаются лица с высшим, средним и начальным профессиональным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов;

6)секретарь-референт должен владеть вопросами:

−перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

−организации работы с документами, составления документации;

−организации управленческого труда;

−применения средств вычислительной и организационной техники;

−перевода служебной документации на иностранный язык коммер- ческого партнера;

−культуры труда и служебной этики;

−охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Функции.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

1)информационно-справочное обслуживание по документам предприятия;

2)методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия;

3)документирование деятельности совещательных органов предпри-

ÿòèÿ;

4)оперативно-организационное обслуживание руководства;

5)ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по кадрам).

3. Должностные обязанности.

Секретарь-референт должен:

1)осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия;

2)обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;

3)контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству;

4)осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

5)осуществлять организацию подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей; проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;

6)осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.д.);

7)вести прием посетителей;

19