Метод материал делопроизводство

8)выполнять работу по документационному обеспечению кадровой

деятельности предприятия, а именно:

− оформление приказов по личному составу; − оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; − оформление трудовых книжек;

− оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); − оформление командировочных документов; − оформление листов временной нетрудоспособности; − ведение табеля учета рабочего времени;

− выдачу справок о трудовом стаже и заработной плате;

9)обеспечивать выполнение машинописных и копировально-мно- жительных работ;

10)использовать в работе ПК как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия;

11)проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение;

12)выполнять отдельные поручения руководства по профилю фи- нансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. Права.

Секретарь-референт имеет право:

1)запрашивать от функциональных служб необходимые материалы,

àтакже объяснения о причинах задержки выполнения заданий и пору- чений руководства;

2)рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия;

3)требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO);

4)визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции;

5)вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

6)требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия;

7)работать с документами, имеющими гриф ограничения доступа к документу;

8)принимать решения в пределах своей компетенции;

9)взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки и исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность.

Секретарь-референт несет ответственность:

1) за качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия;

20

2)небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

3)сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа к документу;

4)нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Правила внутреннего трудового распорядка — это правовой акт,

регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы.

Регламент — это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Структура и штатная численность — это правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда.

Штатное расписание — это правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (для государственных учреждений — с указанием разряда по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов).

1.4.Понятие о классификации документов

Âцелях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам.

Документы классифицируют:

по видам:

− организационно-распорядительные (приказы, указания, поста-

новления); − справочно-информационные (письма, докладные записки,

справки, протоколы); − по личному составу (приказы по личному составу, заявления,

автобиография, личный листок по учету кадров);

по форме:

− индивидуальные — разрабатываются конкретными организа-

циями для внутреннего пользования; − типовые — разрабатываются вышестоящими органами для

подведомственных организаций с однородными функциями; но-

сят обязательный характер;

− табличные; − текстовые;

21

−анкетные;

−трафаретные — последние четыре вида документов; содержат текст с постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографским способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы: такие документы значительно экономят время на их составление и оформление;

по происхождению:

−официальные — отражают работу учреждения по основной деятельности;

−личные (именные) — удостоверяют личность;

по месту происхождения:

−внешние — делятся на присылаемые из других учреждений или от частных лиц и направляемые в адрес других учреждений или частных лиц;

−внутренние — документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы;

по срокам хранения:

−постоянного срока хранения;

−временного (свыше 10 лет);

−временного (до 10 лет включительно);

по гласности:

−секретные (дсп, секретно, конфиденциально);

−несекретные;

по средствам фиксации:

−рукописные — при их создании знаки письма наносят от руки;

−машинописные — при их создании знаки письма наносят техническими средствами;

−графические — изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

−звуковые — содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи;

−фотокинодокументы — изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры;

по стадиям создания:

−оригиналы (подлинники) — первые или единичные экземпляры официальных документов;

−черновики — предварительные редакции документа;

−копии — полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их: не имеют юридической силы;

−выписки — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола);

22

−отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в уч- реждении;

−дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

по срочности:

−срочные — телеграммы, документы с пометкой «срочно»;

−несрочные — документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный, который может быть указан в резолюции;

по наименованию:

−приказы, письма, справки, акты и др.

Контрольные вопросы и задания

1.Когда появились первые документы?

2.Как назывался первый этап в развитии делопроизводства и почему он получил такое название?

3.Назовите второй этап в развитии делопроизводства. Чем характеризовался этот период истории России?

4.Чем характеризуется исполнительное делопроизводство?

5.Перечислите документы, которые составляют нормативно-методи- ческую базу делопроизводства.

6.Какой документ содержит требования к оформлению организаци- онно-распорядительных документов?

7.Какой документ определяет функции, права и обязанности сотрудника?

23

Т е м а 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ

СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Общие требования к организации и условиям труда работников службы ДОУ

Организация труда работников службы документационного обеспечения управления должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:

1)четкое организационное построение службы ДОУ, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников;

2)правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов — инструкций по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;

3)нормирование труда работников службы ДОУ, которое призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника;

4)внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;

5)рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;

6)организационное и методическое руководство службой ДОУ. Один из способов улучшения организации труда — взаимоза-

меняемость работников. Каждый исполнитель отвечает за порученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.

Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организовано, с тем чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение

24

трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Техниче- ские средства и современное оборудование в процессе управлен- ческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.

Согласно определению по ГСДОУ под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

Âслужебных помещениях и на рабочих местах должно быть хорошее естественное освещение. Свет должен падать слева. Освещение рабочих мест обеспечивается с помощью различных по конструкции передвижных или поворачивающихся ламп. Искусственный свет должен быть достаточно ярок, но не настолько, чтобы экран ПК и бумага «бликовали». Освещенность на поверхности стола должна быть 500 люкс.

Благоприятно действует на работоспособность правильная окраска помещений. Отделка потолков, стен, перегородок должна быть светлой, что способствует повышению общей освещенности помещений и сокращению утомляемости. Главное — мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» тонов.

Для обеспечения нормальных условий работы сотрудников делопроизводства необходимо устранить посторонний шум: его уровень не должен превышать 5 дБ. В помещении это можно сделать с помощью специальных организационных мероприятий, а также технических средств звукоизоляции. Например, применяют специальную планировку с размещением рабочих мест и оборудования; потолки, стены обивают звукоизоляционным материалом.

Âто же время необходимо учитывать, что шум в определенных дозах может положительно влиять на работоспособность человека, поднимать настроение, стимулировать к труду. Поэтому целесообразно при однообразной и монотонной работе (сортировка корреспонденции, подшивка документов) использовать мелодич- ную или ритмичную музыку.

Комплекты мебели и средства оргтехники для оборудования рабочих мест должны включать: письменные столы; конторские шкафы — обычные и для документов; столы-приставки для пишущих машин и персональных компьютеров; стулья подъемноповоротные, тумбочки для хранения картотеки или справочного материала, корзины для бумаг; настольную картотеку; средства малой оргтехники; диктофоны, телефонные аппараты, дыроколы, сшиватели документов; лотки для корреспонденции, нумераторы, папки для документов (папки-регистраторы, папки-угол- ки, скоросшиватели, файлы).

Оснащение рабочих мест сотрудников должно производиться в соответствии с должностными категориями: руководители, специалисты, технические исполнители.

25

ГСДОУ рекомендует при планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников учитывать следующие т р е б о в а н и я:

1)устанавливать оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

2)размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций: на рабочем столе могут быть только обрабатываемые в данный момент документы;

3)материалы, не требующие срочной обработки, должны находиться в специально приготовленных ящиках, папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

4)следует размещать средства малой оргтехники и другие средства труда в строго определенных местах в целях достижения автоматизма движений: все используемые материалы должны быть расположены так, чтобы их в случае необходимости сразу можно было достать.

Применение специальной дополнительной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников и способствует повышению производительности труда.

Для работы любого сотрудника делопроизводства необходим

письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы высотой 78 см и размерами крышки 78Ч 156 см. Тумбы могут быть оборудованы приспособлениями для хранения картотеки.

Справочный материал для постоянного пользования (номенклатура дел, различные справочники, словари) удобно размещать вертикально в стойке для книг корешками наружу.

Телефон располагают слева на столе или на приставке к нему, чтобы левой рукой можно было брать трубку, а правой записывать информацию.

Предметами оборудования помещений подразделений службы ДОУ являются канцелярские шкафы. В них хранят бумагу, бланки, канцелярские принадлежности, дела.

Сейфы служат для хранения секретных документов, печатей, штампов. Сейф открывают тогда, когда надо взять или положить необходимые документы, предметы. После работы он должен быть опечатан.

Все требования по организации труда персонала служб ДОУ должны решаться комплексно: выполнение отдельных мероприятий не может дать положительного эффекта.

2.2. Формы организации делопроизводства

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства является одним из условий рациональной постановки работы с документами в конкретной организации.

26

В практике работы учреждений сложились три основные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном месте — в службе ДОУ. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и издаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

Децентрализованная форма предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при территориальной разобщенности структурных подразделений организации, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией, например с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов общего делопроизводства.

Смешанная форма используется в крупных учреждениях с большим объемом документооборота. Она предполагает выполнение одних делопроизводственных операций — прием, регистрацию, контроль размножения документов — в службе ДОУ, а других — создание и оформление документов, их систематизацию, формирование дел и хранение — в структурных подразделениях учреждения.

2.3. Категории учреждений

При выборе формы организации работы с документами очень важен учет объема документооборота.

Âзависимости от объема документооборота выделяют ч е т ы р е

êà ò å ã î ð è è ó ÷ ð å æ ä å í è é:

−1-ÿ категория — объем документооборота составляет свыше

100 тыс. документов в год;

−2-ÿ категория — от 25 до 100 тыс. документов;

−3-ÿ категория — от 10 до 25 тыс. документов;

−4-ÿ категория — до 10 тыс. документов в год.

Âзависимости от категории, к которой относится учреждение, производится формирование структуры службы ДОУ, ее оснащение техническими средствами.

Âнастоящее время отсутствуют какие-либо нормативные или методические документы, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры. В связи с этим организации вправе с а м о с т о я т е л ь-

н о п р и н и м а т ь р е ш е н и я по этим вопросам, но с учетом следующих факторов:

27

−характер деятельности организации, ее структура (количе- ство подразделений, численность аппарата управления и общая численность работающих);

−объем документооборота организации;

−наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

2.4. Структура и функции службы ДОУ

Традиционно делопроизводством принято считать сферу деятельности, связанную с обработкой документов. Слово «дело» первоначально означало не папку с делом (как это соответствует современному пониманию), а вопрос, который необходимо было решать органу управления. Позднее «делопроизводство» стало означать прежде всего деятельность, связанную с принятием решений, — производство дел.

В настоящее время термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Его возникновение связано с изменением организационно-тех- нической основы делопроизводства, ставшим возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

ДОУ — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

На практике используются различные названия подразделения по ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, служба делопроизводства, отдел корреспонденции, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации.

ГСДОУ в зависимости от категории учреждения предусматривает создание нескольких т и п о в ы х д е л о п р о и з в о д с т в е н-

íû õ ñ ë ó æ á:

−управление делами;

−канцелярия;

−общий отдел;

−секретарь руководителя.

Управление делами создается в министерствах как структура по работе с документами и как орган контроля и координации де-

28

лопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В состав управления делами, как правило, включаются:

−секретариат: приемная-секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;

−инспекция при министре, канцелярия: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Канцелярия, или отдел документационного обеспечения управления, создается на государственных предприятиях, в научноисследовательских, проектно-конструкторских организациях, в учебных заведениях высшего профессионального образования. Канцелярия состоит, как правило, из подразделений: по учету и регистрации документов, контролю исполнения; по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; по рассмотрению обращений граждан; секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти — в мэрии, префектуре, муниципалитете. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное и копировально-множительное бюро, архив.

В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях — секретарь подразделения или другое специально назна- ченное лицо.

Организация работы с документами — это вполне самостоятельный вид деятельности, так как служба ДОУ управляет документацией

èдокументационными потоками всей организации. Она должна быть самостоятельным структурным подразделением, даже с небольшой штатной численностью, с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

2.5. Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ и м е е т п р а в о:

1) принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

29