Метод материал делопроизводство

2)контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

3)запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4)проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5)привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

6)возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

7)совместно с соответствующими подразделениями определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

8)подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

9)разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;

10)вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

11)участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами и совершенствования форм и методов работы с ними;

12)вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ,

их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ н е с е т о т в е т с т в е н н о с т ь за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по выполняемым ими функциям — секретарямашинистки, секретаря руководителя, секретаря-стенографист- ки, администратора офиса, — которое предусмотрено Квалификационным справочником, но термин «секретарь» имеет широкое употребление.

Сегодня на рынке труда служащих востребованы такие должности, как секретарь офиса (руководителя), секретарь-reception; секретарь-референт; офис-менеджер (администратор офиса); сек- ретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

30

Секретарь на телефоне имеет в числе своих основных должностных обязанностей ответы на телефонные звонки, их переадресацию, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

Âиностранных компаниях и российских фирмах, работающих

ñиностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки в его обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Секретарь офиса (руководителя) выполняет довольно значи- тельный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встре- ча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. Секретарь офиса (руководителя) должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами, Интернет-ресурсами.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта помимо перечисленных выше относятся планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

Âкрупных компаниях часто вводится должность офис-менед- жера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуется знание специальной терминологии, умение обеспе- чивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным является знание делового этикета.

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формиро-

31

вать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления.

Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5—8 человек. Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями офис-менеджера (администратора).

2.6. Организация и оборудование рабочего места секретаря

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывают большое влияние на эффективность работы любого сотрудника, в том числе и секретаря.

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Организация рабочего места включает в себя: оснащение рабо- чего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники.

Как правило, рабочее место секретаря находится в приемной. Приемная и секретарь — это визитная карточка организации, по которой оценивается культура труда в организации в целом, создается первое впечатление о ней. Поэтому становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.

В помещении должны находиться только те предметы, которые необходимы секретарю в процессе работы. Его рабочее место состоит из трех зон: основной, в которой находится стол с приставками и необходимой оргтехникой; зоны приема посетителей, где расположены журнальный столик и два-три кресла или стула, и вспомогательной зоны, в которой оборудуются шкафы для хранения дел и платяные — для верхней одежды, а также сейф. Большое значение имеет выбор мебели. В состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, подъемно-поворотный стул (желательно на колесиках, так как это расширяет рабочую зону) и стул для посетителя.

Габариты мебели должны соответствовать площади помещения: она не должна загромождать приемную. Помещение должно

32

быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционером: движение воздуха в нем не должно превращаться в сквозняк.

Приемная должна быть хорошо освещена. Свет должен падать слева или спереди, ослепляющий эффект недопустим. Интерьер хорошо оживляют комнатные растения, которые очищают воздух

èсоздают уютную обстановку. Их можно разместить на стенах или в специальных подставках на полу, но так, чтобы они не загромождали помещение и не мешали проходу. Нежелательно ставить цветы на подоконники, так как это уменьшает поток естественного света.

Âсоответствии с действующими нормами температура в служебном помещении должна быть в пределах +20¾+22 °С, относительная влажность воздуха в зимний период — 45—50 процентов, в летний — 50—55 процентов.

Для сотрудников службы документации необходимо создать определенный зрительный комфорт. Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда: например, секретарь использует различные цвета папок при раскладке документов по видам, а также цвета регистрационных карточек.

Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя, но обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную и встречать их лицом, а не спиной.

Особое значение придается оборудованию рабочего места секретаря средствами оргтехники, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Современные средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические процедуры создания и обработки документов. Сегодня рабочее место секретаря немыслимо без персонального компьютера, который, как правило, размещается на столе-приставке. Если работа секретаря связана с вводом документов на бумажных носителях, то к компьютеру должен быть подключен сканер. Здесь же располагается принтер. Все более широкое применение в работе секретаря находят многофункциональные устройства (МФУ), модули, оснащенные факсом, автоподатчиком документов, сетевым интерфейсом.

Компьютер обязательно должен иметь соответствующее программное обеспечение. Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы, а в случае выполнения секретарем приема-передачи факсов

èэлектронной почты — к телефонной сети. Для подбора необходимой информации компьютер может иметь доступ в Интернет.

Желательно наличие ксерокса или другого копировального аппарата.

На рабочем столе секретаря располагается многофункциональный телефонный аппарат (факс), селектор или мини-АТС.

33

На столе секретаря должны быть только те предметы, которые необходимы для работы. В лотки или папки помещаются текущие документы, которые требуются секретарю в течение рабочего дня. Документы рекомендуется положить так, чтобы их можно было легко брать и удобно ими пользоваться. Все остальные документы должны быть убраны в шкаф или сейф.

Для секретаря правомерны понятия нормальной и максимальной рабочих зон. В нормальной рабочей зоне секретарь работает кистями и пальцами рук, согнутых в локте. Здесь находятся ручки, блокнот для записей.

В максимальной рабочей зоне (расстояние вытянутой от плеча руки) находятся телефонный аппарат, настольный органайзер, канцелярские принадлежности. Те предметы, которые берут правой рукой, находятся справа (ручка), те, которые берут левой рукой, — слева (телефонная трубка). Каждая вещь должна иметь строго определенное место (блокнот для записей и ручка должны находиться рядом) и постоянную зону перемещения в процессе труда.

Дела и папки с документами, хранящиеся в столе и на полках шкафа, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

У секретаря должны быть справочник городской телефонной сети и телефонный справочник организации с фамилиями (именами и отчествами) сотрудников, различные словари, расписания движения пассажирских поездов (если в обязанности секретаря входит заказ билетов), календарь, средства малой оргтехники. В приемной обязательно наличие аптечки, укомплектованной медикаментами для оказания первой помощи.

Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего распорядка. В них определены начало и конец рабочего дня, перерыв на обед. Устанавливая распорядок дня для служащих, как правило, предусматривают определенные перерывы для кратковременного отдыха в течение рабочего дня. Секретарю целесообразно делать 5—8-минутные перерывы через каждые два часа работы, а также желательно чередовать виды работ, которые выполняются сидя за столом, с работами, связанными с перемещениями по приемной или учреждению.

Контрольные вопросы и задания

1.Назовите формы организации работы с документами и поясните эти термины.

2.Что означают понятия «нормальная рабочая зона» и «максимальная рабочая зона»?

3.Как делятся учреждения по объему документооборота?

4.Что включает в себя организация рабочего места?

5.Сколько и какие зоны включает в себя рабочее место секретаря?

34