Таблиця 1.1Кошторис витрат організаторів на проведення виставки-ярмарку (цифри умовні)

№	Статті витрат	Сума витрат, тис. грн		Структура, %
1	Витрати на оренду приміщення	462,8		26
2	Витрати на освітлення, обладнання, опалювання та оформлення приміщення	356,0		20
3	Транспортно-складські роботи	142,4		8
4	Поліграфічні роботи	178,0		10
5	Інформаційно-рекламні витрати	213,6		12
6	Заробітна плата організаторів виставки з нарахуваннями	178,0		10
7	Охорона	71,2		4
8	Непередбачувані витрати	178,0		10
Загалом:			1780,0		100

 

Згідно із прийнятою класифікацією, суму загальних витрат, пов’язаних зі створенням та оформленням експозиційної площі, становлять:

Вп.заг = 462,8 + 356,0 + 89,0 = 907,8 тис. грн.

За умови, що загальна експозиційна площа дорівнює 1000 м2, плата за один квадратний метр виставкової площі становитиме:

.

Реєстраційний внесок на одного експонента (учасника) розраховують у такій послідовності:

1. Визначаємо загальні витрати організаторів виставки, які враховуються під час обчислення цього показника Ву.заг на підставі інформації із табл. 1.1.

Ву.заг=142,4+178,0+213,6+178,0+ 71,2 + 89,0 = 872,2 тис. грн.

2. Очікувану кількість учасників виставки (експонентів) визначають за формулою:

(4.3)

де,

S — середня площа одного експозиційного місця, м2.

Середню площу одного експозиційного місця визначають такими чином:

(4.4)

де,

Smax та Smin — відповідно максимальна та мінімальна площа експозиційного місця.

Приймемо: Smax — 20 м2 ; Smin — 4 м2,

Тоді

Звідси загальна очікувана кількість експонентів (учасників) становитиме:

.

Таким чином, можлива кількість учасників дорівнює 84. Реєстраційний внесок на одного учасника (Вр) розрахуємо за формулою:

(4.5)

На підставі раніше проведених розрахунків визначимо його величину:

Для визначення ефективності виставок-ярмарків необхідно мати відповідні засоби кількісної оцінки якісних показників виставкової-ярмаркової діяльності та зусиль організаторів з їх досягнення.

З цією метою проводять поелементний аналіз окремих заходів та діяльності організаторів за основними виставковими показниками. За допомогою розрахованих коефіцієнтів оцінюють відхилення їх від досягнутих на попередніх аналогічних виставках-ярмарках або бажаних величин.

На підставі даних обліку відвідувачів, кількості проведених бесід та встановлених нових контактів розраховують коефіцієнт інтенсивності контактів (Кк):

де, (4.6)

Вб — кількість зафіксованих бесід із потенційними клієнтами (відвідувачами);

С — кількість працівників на стенді (експозиційному місці), осіб;

Т — тривалість виставки-ярмарку, днів.

Загальну оцінку ефективності ярмарків та виставок-ярмарків здійснюють за показником їхньої результативності (Кр):

(4.7)

де,

Уу — загальна кількість торговельних угод, укладених на виставці/ярмарку, шт.;

Ну.зв — звітна кількість учасників виставки/ярмарку (експонентів).

Цей показник характеризує кількість укладених торговельних угод, що припадає на одного учасника (експонента) та певною мірою характеризує загальну результативність проведених заходів.

На більшості виставок-ярмарків учасникам пропонують і надають додаткові послуги: оренду легкового транспорту, надання перекладача, виконання копіювальних робіт тощо. Це сприяє зростанню привабливості для учасників виставки-ярмарку.

Успішність участі різних фірм у виставці –ярмарку «Затишний дім» забезпечувалася завдяки:

- Правильному вибору необхідного ярмарку;

- Взаємозвязку цілей маркетингу і цілей участі у ярмарку;

- Вдалому підбору експонатів;

- Організації на належному рівні підготовки до участі в обраному заході;

- Обгрунтованого підбору персоналу;

- Організації на належному рівні презентації фірми і її експонатів;

- Забезпечення дієвої комунікаційної політики з метою залучення уваги до участі фірми в ярмарку чи виставці;

- Проведення на належному рівні аналізу результатів участі фірми у роботі даної ярмарки та розробці на цій основі рекомендацій щодо забезпечення більш ефективної ярмаркової та виставкової діяльності.

Зазначені вище фактори не повною мірою враховуються фірмами в їх ярмаркової та виставкової діяльності, тому їх участь у даних заходах не завжди є успішним. Слід звернути увагу на те, що ступінь впливу кожного з перерахованих факторів на ефективність участі фірми у роботі ярмарків або виставок різна.

 Участь у роботі кожної конкретної ярмарки чи виставки не завжди дозволяє досягти сформульованих цілей. У результаті вище керівництво фірми не завжди задоволене кінцевими результатами участі в окремих заходах.

Те, що результати участі у виставці-ярмарку «Затишний Дім» виявилися гірше передбачуваних, є наслідком цілого ряду причин, обумовлених насамперед прийняттям і реалізацією недостатньо обгрунтованих управлінських рішень. Як результат останнього, основними причинами невдалої участі в роботі окремих заходів є:

- Недостатньо конкретно сформульовані цілі участі фірм в роботі ярмарку або виставки. Це характерно приблизно для 40% фірм-експонентів;

- Не на належному рівні представлена ​​і оформлена експозиція фірми;

- Потенційні відвідувачі виставки-ярмарку «Затишний дім» не були обізнані про участь фірми в роботі даного заходу. Близько 80% фірм-експонентів не просувають свою експозицію до початку роботи ярмарку або виставки;

- Не на належному рівні підготовлений персонал фірм-експонентів. Як показують проведені дослідження, більше половини всіх експонентів не проводять навчання персоналу, що працює на ярмарках чи виставках;

- Недостатньо уваги під час проведення ярмарків або виставок приділяється маркетинговим дослідженням існуючих проблем;

- Недостатньо обгрунтовано проводиться аналіз участі фірми у роботі кожної конкретної ярмарки чи виставки. При цьому проведені дослідження показують, що лише кожна п'ята фірма використовує результати такого аналізу в подальшій своїй роботі.З перерахованих вище причин невдач видно, що успіх фірми в роботі ярмарку або виставки залежить не тільки від працівників, які безпосередньо беруть участь у даному заході, а й від роботи фірми в цілому та її найвищого керівництва зокрема.