4. Подвійний запис та відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку

Подвійний запис – це елемент методу бухгалтерського обліку, за допомогою якого одна й та сама сума відображається на двох сторонах щонайменше двох рахунків.

Контрольне значення подвійного запису полягає в тому, що загальний підсумок обороту по дебету всіх задіяних рахунків у відображенні господарських операцій на підприємстві дорівнює підсумку по кредиту всіх рахунків, що були задіяні у відображенні господарських операцій. Тоді можна говорити про вірність відображення операції та майбутню вірність складеного балансу на кінець періоду.

Рахунки, пов’язані між собою у відображенні господарських операцій, називаються кореспондуючими, а форма зв’язку між цими рахунками – кореспонденцією.

Запис типу «дебет рахунку, кредит рахунку» із вказанням суми, називається бухгалтерським записом (бухгалтерською проводкою). Проводки бувають:

• простими – для них характерною є наявність в дебетовій та кредитовій сторонах лише одного рахунку: Д 201 К 631 (поступили сировина і матеріали від постачальника);

• складними – для них характерною є наявність по якій-небудь зі сторін більше одного рахунку: Д 201, 207 К 631 (поступили сировина, матеріали та запчастини від постачальників);

• збірними – для них характерною є наявність більше одного рахунку з обох сторін господарської операції: Д 201, 207 К 631, 685. На практиці застосовуються рідко, вимагають додаткових пояснень.

Щоб відобразити господарську операцію на рахунках бухгалтерського обліку, необхідно:

1. З’ясувати економічну сутність господарської операції.

2. Визначити, на яких рахунках слід відобразити дану господарську операцію.

3. Визначити, якими є обрані рахунки: активними чи пасивними.

4. З’ясувати, в якій стороні обраних рахунків слід записати господарську операцію.

5. Записати відповідну бухгалтерську проводку.

Приклад. Підприємство з поточного рахунку в національній валюті отримало в касу кошти для виплати заробітної плати:

1. В результаті цієї операції сума грошей на поточному рахунку в банку зменшилася, а в касі – збільшилася.

2. Господарська операція буде відображена на рахунку 301 «Каса» та 311 «Поточний рахунок в національній валюті».

3. Обидва рахунки є активними.

4. Оскільки на рахунку «Каса» здійснюється збільшення грошових коштів і рахунок є активним, то збільшення по активному рахунку відображається в лівій його стороні, тобто по дебету. З іншого боку, грошові кошти на «Поточному рахунку в національній валюті» зменшуються. Оскільки цей рахунок є активним, то зменшення по активному рахунку відображається в правій стороні, тобто по кредиту.

5. Відображення господарської операції на рахунках матиме такий вигляд: Дебет 301 Кредит 311.

5. Види записів та їх узагальнення. Взаємозв’язок між рахунками та балансом

Для узагальнення записів бухгалтерського обліку на рахунках існують два види групування записів:

1. За принципом хронології здійснення операцій, тобто хронологічний запис. Він передбачає перелік усіх операцій незалежно від того, яким є їх економічний зміст та які рахунки кореспондують при відображенні записів. Основний принцип – порядок здійснення та фіксування операцій в суворій послідовності їх здійснення. По типу хронологічного запису ведеться журнал реєстрації господарських операцій в наступному вигляді: