Тема 7 Управление закупками

7.1. Обеспечение производства материалами.

7.2. Виды закупок.

7.3. Выбор поставщика.

7.1. Обеспечение производства материалами.

Методы материального обеспечения производства можно разделить на две группы:

– показательный метод. Используется при единичном и мелкосерийном производстве. Он целесообразен при приобретении высококачественных материалов и деталей с большими габаритными размерами, т.е. деталей, складирование которых связано большими затратами или затруднено. При данном методе приобретения материальных ресурсов запасы не создаются, они приобретаются только в случае возникновения потребностей. Заказы подразделяются на единичные и по нескольким позициям;

– материальное обеспечение на основе плановых заданий. Основано на детерминированном методе расчета потребностей. Исходными данными являются первичная потребность и спецификации. На их основе определяется вторичная и дополнительная потребность, если она возникает. Общая брутто-потребность рассчитывается как сумма первичной, вторичной и дополнительной потребностей. Далее рассчитывается наличный запас, равный сумме складского запаса и планируемого поступления за вычетом намеченного запаса и нетто-потребность. В процессе применения данного метода используются следующие понятия:

1. складской запас – количество материалов, предназначенных для производственного потребления и имеющихся в наличии по данным бухгалтерского учета. В целях реальной потребности в материалах складской запас делят на две части: материалы, которые выделены в распоряжение под намеченную программу выпуска, но еще не востребованные цехом, и материалы, которые еще можно получить (наличный запас);

2. намеченный запас – количество материалов, предназначенных для реализации и поэтому не рассматриваемых как имеющиеся в распоряжении;

3. цеховой запас – материалы, полученные со склада и находящиеся в цехе с целью дальнейшей переработки;

– материальное обеспечение на основе осуществляемого потребления. Данный метод основан на создании дополнительного запаса материальных ресурсов на складах предприятия с целью покрытия любой возникающей потребности до прибытия новой поставки материалов. Он предполагает своевременное пополнение запасов. В процессе использования метода основная задача – определение времени поступления дополнительного заказа. Данный метод можно разделить на два подметода. Особенность первого – метода обеспечения своевременных заказов – фиксированный размер заказа. Второй – метод необходимой ритмичности – выделяется регулированием запасов с фиксированной периодичностью.

При планировании закупок после определения потребности и расчета количества часто возникает необходимость принять решение (ПР) о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие изделия, детали или производить самому. Принятие решения по проблеме "Сделать или купить" базируется на учете внешних и внутренних факторов.

Преимущество самостоятельного производства: снижение зависимости предприятия от колебаний рыночной конъюнктуры, т.е. повышение устойчивости функционирования предприятия.

Преимущество внешних закупок: высокое качество и низкая себестоимость комплектующих (вследствие специализации производителя).

К внешним факторам ПР относится степень развития логистических отношений в данной экономической системе. Чем более развиты логистические связи, тем выше надежность поставок и тем ниже риск потерь.

К внутренним факторам ПР относятся условия на самом предприятии. Решение о выгодности закупок может быть принято в случае, если:

– потребность в комплектующих невелика;

– отсутствуют необходимые для производства мощности;

– отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение о выгодности собственного производства может быть принято в случае, если:

– потребность в комплектующих стабильна и достаточно велика;

– комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

Помимо качественного анализа перечисленных факторов, для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство.

Затраты на закупку определяются ценой поставщика, но при этом включают затраты:

– на оформление заказа;

– транспортировку;

– страхование;

– упаковку;

– складирование;

– обработку (переработку, сортировку и т.п.);

– оплату персонала, связанного с закупками.

Затраты на собственное производство состоят:

1. из затрат на производство – стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения, накладных расходов;

2. Возможных капитальных затрат на организацию требуемого производства: покупку, доставку, монтаж оборудования, обучение рабочих.

Сравнив затраты на собственное производство по каждому материалу (детали, изделию) с учетом необходимых капиталовложений, которые должны будут окупиться, и затраты на закупку, можно принимать окончательное решение.

7.2. Виды закупок.

Закупки в логистике снабжения можно классифицировать следующим образом:

1. по типу потребности: сырье, особые товары, комплектующие, энергоресурсы, вспомогательные материалы, инструмент, запасные части, упаковка, услуги;

2. частоте закупок: разовые, повторяемые, редкие (эксклюзивные);

3. назначению: замещение запаса, обеспечение потребности;

4. природе товарно-материальных ценностей: физически, химические;

5. виду транспортировки: автомобильные перевозки, авиаперевозки, ж/д перевозки, речные и морские перевозки;

6. предназначению товара: для внутреннего потребления, для конечного пользователя;

7. принципу Парето: товары классов А, В, С.

Данная классификация приведена для закупок производственных организаций. Кроме этой классификации, можно еще выделить международные и государственные закупки как отдельные виды.

Международные закупки, как правило, имеют место по причине более низкой цены товара по сравнению с ценой внутренних поставщиков. Также международным закупкам способствуют такие факторы, как:

– выгодный курс обмена валют;

– высокое качество;

– отсутствие товара на внутреннем рынке;

– высокое качество обслуживания;

– наличие дочерних предприятий за рубежом и др.

В процессе принятия решения о закупке товаров за границей следует учитывать ряд факторов. Необходимо не только оценить товар у поставщика, но и учесть увеличение цикла поставки в связи с оформлением таможенных документов, транспортными задержками. Вследствие этого увеличиваются общие расходы на закупку.

Государственные закупки также имеют в своей основе методы закупочной логистики производственных организаций, но добавляют свою специфику. Государственные закупки направлены на гарантированное снабжение, повышение качества закупаемой продукции.

Основной особенностью государственных закупок является то, что они осуществляются в строгих законодательных и бюджетных рамках. Это усложняет внесение изменений в процесс закупок и уменьшает их гибкость при изменении экономической ситуации. Еще одной особенностью государственных закупок является отсутствие конфиденциальности. Очень часто решение о выборе поставщика принимается на основе государственных целевых программ, направленных на поддержку предприятий в слаборазвитых районах, а не исходя из экономической выгоды. Контроль качества приобретаемой продукции является формальностью, а потребности удовлетворяются с опозданием. Все это усложняет грамотное решение логистических задач.

7.3. Выбор поставщика.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

конкурсные торги (тендеры) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в том случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму, или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбора наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. реклама;

2. разработка тендерной документации;

3. публикация тендерной документации;

4. приемка и вскрытие тендерных предложений;

5. оценка тендерных предложений;

6. подтверждение квалификации участников торгов;

7. предложение и присуждение контракта.

Организация конкурсных торгов – сложная и многоплановая работа.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

– инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

– дает описание закупаемых товаров или услуг;

– устанавливает критерии для оценки предложений;

– определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

– предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

– рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

– безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

– отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

– наименование товара;

– количество и качество товара;

– цену;

– условия и срок поставки;

– условия платежа;

– характеристику тары и упаковки;

– порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им в твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнером.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество и т.д.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.

Имеется два основных критерия выбора поставщика:

1. стоимость приобретения продукции и услуг;

2. качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т.п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т.д. Надежность моно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60. К ним относятся:

– удаленность поставщика от потребителя;

– сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

– наличие у поставщика резервных мощностей;

– организация управления качеством продукции у поставщика;

– психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

– риск забастовок у поставщика;

– способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;

– кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

– собственное расследование;

– местные источники, такие как действующие на данной территории юридические лица или "осведомители" официальных органов;

– банки и финансовые инструменты;

– конкуренты потенциального поставщика;

– торговые ассоциации, например Торгово-промышленные палаты;

– информационные агентства;

– государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионная служба и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами:

– Нельзя ограничиваться одним источником информации вне зависимости от объема и глубины предоставляемой информации.

– Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т.е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.