2. Автоматизація складання бухгалтерської звітності

Автоматизація і впровадження інформаційних систем бухгалтерського обліку та фінансового аналізу в умовах ринкової економіки України сьогодні стає однією з найбільш важливих задач будь-якої установи. За допомогою бухгалтерського обліку оцінюється фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави, а саме на основі бухгалтерської звітності, складання якої є досить трудомістким процесом. Ось чому комп’ютерні програми дозволяють заощадити час і сили облікових робітників за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

Будь-яке підприємство, реєструючи господарські операції в первинних документах, формує підсумкові дані про фінансово-господарську діяльність за конкретний розрахунковий період. Ці дані утворюють оперативну, статистичну та фінансову звітність.

Фінансова звітність базується на даних первинного, аналітичного та синтетичного обліку та складається для задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів.

Фінансова звітність підприємства є структурованим фінансовим відображенням фінансового стану підприємства і операцій, що здійснюються ним. Річна звітність характеризує всі сторони господарської діяльності та фінансові результати роботи підприємства за рік. Фінансові звіти також демонструють результати того, як керівництво підприємства використовує ресурси, що знаходяться у його розпорядженні.

Автоматизований комплекс зведеного обліку і складання звітності включає завдання узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках з подальшим групуванням отриманих даних за одним або кількома рахунками з метою складання звітності й прийняття управлінських рішень.

Для ведення бухгалтерського обліку та складання звітності при автоматизованій формі на сьогодні існує чимало бухгалтерських програм. Загальновідомими представниками бухгалтерських програм з високим рівнем автоматизації процесів являються програми «M.E.Doc», «1С: Бухгалтерія 7.7», «1С: Підприємство 8.2», «Парус-Предприятие7.11»,   «Галактика» та інші.

Автоматизація зведеного обліку та складання звітності передбачає відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства і джерел їх утворення на рахунках бухгалтерського обліку. Останні служать засобом економічного групування господарських коштів та їх джерел, вираженого в натуральному і вартісному (грошовому) вимірах, і дозволяють отримати в зручному вигляді інформацію, необхідну для управління підприємством.

При цьому використовуються дві взаємопов’язані системи рахунків бухгалтерського обліку з синтетичних та аналітичних рахунків, їх відрізняє деталізація обліку коштів і джерел, що має важливе значення як для посилення контролю за правильністю самого обліку, так і для ефективного використання цієї інформації в управлінні підприємством.

Нарівні з відображенням господарської діяльності підприємства комплекс завдань зведеного обліку забезпечує автоматизоване складання бухгалтерського балансу і звітності, що є завершальним етапом облікового процесу і виконується систематично по закінченні звітного періоду (місяця, кварталу, півріччя, року).

Раціональна організація синтетичного й аналітичного обліку господарських операцій із застосуванням бухгалтерської програми забезпечує:

• контроль за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

• збереження грошових коштів і контроль щодо використання їх за цільовим призначенням;

• виявлення фінансових результатів діяльності підприємства і контроль за розподілом прибутку;

• систематизацію і узагальнення даних про виробничо-господарську діяльність підприємства в аналітичному і синтетичному розрізах для прийняття управлінських рішень.

Вирішення завдань зведеного обліку і складання звітності базується на первинній інформації, що виникає в процесі фінансово-господарської діяльності, а також на інформації, яка повністю формується в процесі вирішення завдань інших ділянок обліку.

«1С:Бухгалтерія» є потужною системою призначеної для комплексної автоматизації бухгалтерського обліку у всіх мислимих масштабах. Компонентність цієї системи дозволяє в кожному індивідуальному випадку підібрати оптимальне рішення, що враховує специфіку організації. Набір компонентів може визначатися індивідуально, а як наслідок поповнюватися.

Програма призначена для обліку наявності й руху коштів підприємства. Вона може використовуватися як автономно, так і разом з іншими компонентами «1С: Бухгалтерія» у будь-яких «співвідношеннях».

«1С: Бухгалтерія» дозволяє реалізувати гнучкі схеми обліку. А саме, передбачено:

• використання декількох планів рахунків одночасно;

• багаторівневі плани рахунків;

• багатомірний, багаторівневий кількісний аналітичний облік;

• облік по необмеженому числу валют;

• ведення на одному комп'ютері обліку для декількох підприємств.

За допомогою програми «1С: Бухгалтерія» на ДП «Полтавське лісове господарство» автоматизовано ведення бухгалтерського обліку та складання звітності. Перелік розділів обліку, які було автоматизовано наведено на рисунку 2.3.

Рисунок 2.1 – Розділи бухгалтерського обліку, які ведуться за допомогою бухгалтерської програми «1С: Бухгалтерія»

Засоби роботи з документами дозволяють організувати введення документів, їхній довільний розподіл по журналах і пошук будь-якого документами за різними критеріями: номеру, даті, сумі, контрагентові.

Вихідною інформацією в «1С: Бухгалтерії» є операція, що відбиває реальний господарський акт, що відбувся на підприємстві.

Кожна операція може містити бухгалтерські проводки для відбиття господарської операції в бухгалтерському обліку.

Операції можуть формуватися автоматично на основі документів, що вводяться. Разом з операцією документ може породжувати бухгалтерські проводки. Такий спосіб дозволяє швидко вводити велику кількість проводок, наприклад, при нарахуванні амортизації основних засобів.

Операції можуть вводитися вручну. Для зручного введення операцій «1С: Бухгалтерія» використовує типові операції - сценарії формування бухгалтерських проводок для оформлення типових актів господарської діяльності.

«1С: Бухгалтерія» включає набір стандартних звітів, що дозволяють бухгалтерові одержати інформацію за довільний період, у різних розрізах і з необхідним ступенем деталізації. Це дві групи звітів наведено на рисунку 2.2.

Рисунок 2.2  Набір стандартних звітів з синтетичного та аналітичного обліку, що формуються в бухгалтерській програмі «1С: Бухгалтерія»

«1С: Бухгалтерія» включає набір форм бухгалтерської й податкової звітності «на всі випадки життя». Ці форми щокварталу обновляються фірмою «1С» і безкоштовно поширюються серед зареєстрованих користувачів програми.

Варто чітко усвідомлювати, що вся мислима звітність у програмі формується на підставі проводок, уведених у журнал господарських операцій (вручну або за допомогою документів) і тільки на їхній підставі.

Однією з важливих переваг «1С: Бухгалтерії» перед іншими універсальними бухгалтерськими програмами є можливість моментального одержання великого числа зручних і наочних стандартних звітів, а також безліч форм регламентованих і, що набудовуються, спеціалізованих звітів.

Стандартні звіти призначені для одержання даних за бухгалтерськими підсумками й бухгалтерськими проводками у всіляких розрізах для будь-яких рахунків, що вказуються, видів субконто, а також вони застосовуються для одержання підсумкової й детальної інформації з будь-яких розділів бухгалтерського обліку.

До стандартних звітів відносяться такі звіти, як « Оборотно-Сальдова відомість», «Зведені проводки», «Головна книга», «Аналіз рахунку», «Аналіз субконто» та інші. Такі звіти використовуються безпосередньо при веденні бухгалтерського обліку для поточного аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, об'єктів аналітичного обліку, різних періодів і детальних проводок, а також для щомісячного формування облікових регістрів.

До спеціалізованих звітів у конфігурації відносяться звіти, орієнтовані на конкретний розділ бухгалтерського обліку або ті, що надають службову інформацію з різних даних типової конфігурації. Загальні принципи роботи зі спеціалізованими звітами нічим не відрізняються від роботи з будь-якими іншими звітами.

Регламентовані звіти необхідні для складання бухгалтерської й податкової звітності й звітів-довідок, а також звітності в позабюджетні соціальні фонди й органи статистики. Ці звіти призначені для подання різним контрольним інстанціям. Склад і зміст цих звітів визначаться відповідними державними органами.

Програма дозволяє в будь-який момент часу сформувати ту чи іншу форму бухгалтерської звітності в автоматичному режимі. При формуванні форм звітності у бухгалтерській програмі, звіт має такий вигляд, як і при ручному заповненні та повністю відповідає вимогам, які ставляться до річних звітів.

Отже, організація автоматизованої системи збирання і обробки економічної інформації сприяє побудові раціональної структури апарату управління підприємством і більш корисному використанню для виробничих цілей.

При автоматизації формування бухгалтерської звітності особливо важлива автоматизація контролю результатних даних, який нарівні із вхідним контролем інформації повинен становити єдину систему забезпечення достовірності обробки даних зведеного обліку і звітності.