Розділ 2. Інформаційні системи

Інформаційна система – це система , що організовує , зберігає та перетворює інформацію , тобто система , основним предметом і продуктом праці в якій є інформація. Більшість сучасних складних інформаційних систем є автоматизованими комп’ютерними системами. В них співпрацюють люди та технічні засоби

Інформаційна система, як система управління, тісно пов’язується як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої - з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадії його розвитку існує потреба в управлінні. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосування комп’ютерної техніки – це питання економічної необхідності. В будь-якій інформаційній системі управління вирішуються задачі трьох типів:

• задачі оцінки ситуації (деколи їх називають задачами розпізнавання образів);

• задачі перетворення опису ситуації (розрахункові задачі, задачі моделювання);

• задачі прийняття рішень (в тому числі і оптимізаційні).

Автоматизована інформаційна система – це взаємозв’язана сукупність даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартних процедур, які призначені для збору, обробки, розподілу, зберігання, представлення інформації у відповідності з вимогами, які випливають з цілей організації. Сьогодні, у вік інформації, практично кожна інформаційна система використовує комп’ютерні технології, і тому надалі під інформаційними системами надалі будемо підрозумівати саме автоматизовані.

Інформаційні системи включають в себе технічні засоби обробки даних, програмне забезпечення і відповідний персонал. Чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу:

• засоби фіксації і збору інформації;

• засоби передачі відповідних даних та повідомлень;

• засоби збереження інформації;

• засоби аналізу, обробки і представлення інформації.

Різноманітність інформаційних систем з кожним роком все зростає. В залежності від функціонального призначення можна виділити такі системи: управляючі (АСУТП, АСУВ), проектуючі (САПР), наукового пошуку (АСНД, експертні системи), діагностичні, моделюючі, систем підготовки прийняття рішення (СППР), а в залежності від сфери використання – на адміністративні, економічні, виробничі, медичні, навчальні, екологічні, криміналістичні, військові та інші.

Можна виділити базові компоненти комп'ютерної інформаційної системи (ІС): інформація, інформаційні технології, організаційні одиниці управління, функціональні компоненти.

Кожен базовий компонент ІС є самостійною системою, має визначену структуру побудови і цілі функціонування.

Змістовну основу ІС складають її «функціональні компоненти» моделі, методи й алгоритми одержання керуючої інформації.

Функціональна структура ІС — сукупність функціональних підсистем , комплексів задач і процедур обробки інформації, що реалізують функції системи управління. У системі керування великих підприємств або корпорацій виділяються такі підсистеми функціонального й організаційного рівня управління

1 Стратегічний аналіз і управління Це вищий рівень управління, забезпечує централізацію управління всього підприємства, орієнтований на ланку управління. Основні комплекси задач:

• фінансовий менеджмент, у тому числі фінансове планування та бюджетування, складання фінансового плану, визначення статей витрат і надходжень коштів; аналіз фінансового плану й інші;

• аналіз фінансової та господарської діяльності, створення аналітичної інформації для прийняття стратегічних і тактичних рішень аналіз динаміки й структури техніко-економічних показників, підготовка зовнішньої фінансової звітності тощо ;

• маркетинг - аналіз ринку товарів, інформація про конкурентів, клієнтів; моделювання цінової політики фірми, організація реклами, аналіз ефективності каналів товару і форм реалізації товарів та послуг і інші;

• управління проектами — календарні плани-графіки робіт, оцінка потреби в ресурсах для виконання плану; облік і аналіз ходу виконання планів по виконавцях та структурних підрозділах; контроль термінів виконання планів тощо ;

• контроль виконавської дисципліни, управління діловими процесами, робота з електронними звітами й інші.

2 Управління персоналом включає комплекси задач:

• створення нормативно-довідкової інформації для управління (класифікатори і довідкова інформація , графіки робіт);

• планування витрат по персоналові, розрахунок потреби в працівниках, розрахунок фонду оплати праці, схеми тарифів та посадових окладів , премій, пільг, штрафних санкцій;

• набір персоналу, в тім числі ведення вакансій, професійне тестування, рекрутинг і добір кандидатів;

• ведення бази даних кадрового складу, формування наказів, статистичний аналіз та облік руху кадрів і інші;

• табельний облік робочого часу, облік основної і додаткової заробітної плати, розрахунок податків по заробітній платі,

3 Логістика – керування постачаннями , виробництвом , реалізацією продукції Компоненти логістики функціонують на єдиній інформаційній базі. Основні комплекси задач логістики:

• управління продажами (збут) готової продукції через оптову, дрібнооптову і роздрібну торгівлю;

• управління постачанням виробничої діяльності підприємства та управління запасами

4 Управління виробництвом включає комплекси задач:

• технічна підготовка виробництва (ТПП), у тому числі конструкторська і технологічна підготовка виробництва, створення нормативно-довідкової бази (номенклатура ДСЕ, конструкторський склад виробів, довідники технологічного устаткування й оснащення, поопераційно-трудові нормативи);

• техніко-економічне планування (ТЕП), забезпечує ведення нормативно-довідкової бази для формування портфеля замовлень, номенклатурного плану виробництва, збалансованого по ресурсах; виробничої програми структурних підрозділів, розрахунок планової собівартості продукції і нормативних витрат;

• облік витрат на виробництво (контролінг), забезпечує керування прямими та непрямими витратами у виробництві, облік випуску готової продукції, облік незавершеного виробництва, розрахунок фактичних витрат на випуск готової продукції, формування кошторису зведених витрат на виробництво за видами продукції, місцями виникнення витрат , періодами обліку тощо

• оперативне керування виробництвом. Комплекс завдань забезпечує планування й облік запуску-випуску продукції відповідно до виробничої програми, диспетчеризацію матеріальних потоків для виробничого процесу, оперативний облік випуску готової продукції і незавершеного виробництва.

1 Бухгалтерський облік інформаційно зв'язаний з управлінським обліком витрат у виробництві, фінансовим менеджментом, складським обліком. Бухгалтерський облік господарських операцій у фінансовій бухгалтерії здійснюється на основі проводок, формованих на підставі первинних облікових документів. Створення документів і їхнього відображення в бухгалтерському обліку розділені в часі та просторі. Основні ділянки бухгалтерського обліку:

• ведення облікового реєстру бухгалтерських проводок і допоміжних облікових реєстрів;

• облік коштів (каса, розрахунковий, валютний рахунки, розрахунки із підзвітними особами);

• організаційний менеджмент у частині моделювання організаційної структури управління і штатного розкладу, визначення функціональних (посадових) обов'язків підрозділів та окремих робітників;

• облік основних засобів;

• облік товарних цінностей ;

• облік зарплати ;

• облік розрахунків із дебіторами та кредиторами (постачальниками й одержувачами);

• консолідація фінансової бухгалтерії на рівні бізнес-одиниць підприємства .

Розвинені ERP-системи закордонного виробництва мають устояну структуру базових компонентів системи управління підприємством:

1. Бухгалтерський облік і фінанси.

• Головна книга, фінансовий аналіз, бюджет та контроль управління (General Ledger).

• Кредитори, постачальники й рахунки до оплати (Accounts Payable).

• Дебітори, споживачі і рахунки до одержання (Accounts Receivable).

• Активи (Fixed Assets).

2. Управління матеріалами (логістика)

• Керування закупівлями (Purchase Order)

• Складський облік (1C).

• Управління продажами (Sales Order, Sales Order Processing Extended).

• Аналіз продажів і прогнозування (Sales Analysis, Sales Forecasting).

3. Виробничий менеджмент.

• Конструкторська і технологічна підготовка виробництва (виробничі стандарти — Production Standards).

• Нормативне господарство (Recipe Management).

• Оперативне управління виробництвом (Production Control).

• Облік виробничих витрат, контролінг (Process Costing).

• Контроль та управління якістю (Quality Control).

• Специфікація виробничих завдань (Process Specification).

4. Забезпечення виробництва.

• Управління основними фондами (Facilities and Equipment Library).

• Ремонт і технічне обслуговування устаткування (Preventive Maint nance).

• Диспетчеризація виробничого процесу, складання планів-графіків (Resource Planning and Scheduling).

• Управління виробничими завданнями (Work Order Management).

• Підвищення кваліфікації персоналу (Labor/Skills Management).

• Бюджетне планування (Budgeting and Estimating).

• Облік рекламацій (Maintenance Accounting).

5. Управління перевезеннями і складами (Transportation Маnаgеr)

6. Управління кадрами

7. Зарплата

8. Моделювання бізнес-процесів (Strategic Application Modeler — SAM).

9.Системи підтримки прийняття рішень (Decision Support Systems).

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизовані системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мірі залежить від вдалого керівництва, яке базується на обгрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.

До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:

• автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємства, відеотермінальні системи, локальну комп’ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);

• автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп’ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.

Впровадження інформаційних систем дозволяє менеджерам отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).