Розділ 12. Інформаційні системи бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку на підприємстві. Він є процесом виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. Користувачами бухгалтерської інформації є фізичні та юридичні особи, які потребують інформації про діяльність підприємства для прийняття обґрунтованих рішень. Існує кілька груп зовнішніх користувачів бухгалтерської інформації:

• Акціонери.

• Інвестори.

• Кредитори.

• Аудитори.

• Інспектори податкових служб.

• Покупці.

• Клієнти.

• Постачальники.

Внутрішнім користувачем бухгалтерської інформації є управлінський апарат підприємства. Згідно з чинним законодавством бухгалтерський облік поділяється на управлінський (внутрігосподарський) та фінансовий.

Зайняти лідируюче положення на ринку, підвищити ефективність роботи персоналу, створити оптимальну структуру управління - от першочергові задачі керівника підприємства. У бухгалтерській і банківській діяльності це особливо важливо, що обумовлює широке застосування бухгалтерських пакетів і програм, завдяки впровадженню яких підвищується оперативність обробки даних і вірогідність ділової інформації, приймаються більш об"єктивні фінансові й управлінські рішення.

Автоматизація і введення інформаційних систем бухгалтерського обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності в податкові органи в умовах перехідної економіки України є однієї з найбільш важливих задач. Ситуація така, що сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс і численні інші звітні форми), що повинна щокварталу надаватися в податкову інспекцію по місцю реєстрації підприємства. Крім того, існують планові і позапланові податкові перевірки, при проведенні яких можуть знадобитися всі бухгалтерські документи, включаючи первинні.

В умовах відносної невизначеності в податковій сфері підприємство може сильно постраждати чи навіть потерпіти крах, і всього лише через недбалість у бухгалтерському обліку. Прикладів тому в Україні дуже багато, причому часто страждають підприємства, що прагнуть працювати чесно. Страждають через недбале ведення внутрішньої бухгалтерії підприємства. При веденні бухгалтерського обліку вручну можливі і найпростіші арифметичні помилки.

Чим же можуть допомогти бухгалтеру інформаційні системи? Безумовно, комп"ютерна програма не замінить грамотного бухгалтера, але дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

Предметом бухгалтерського обліку є фінансово-господарська діяльність підприємства чи організації.

Фінансово-господарська діяльність складається з:

- формування джерел, необхідних для діяльності. Джерела можуть бути фінансовими і матеріальними;

- розміщення притягнутих і сформованих засобів: створення виробничих запасів, витрат на виробництво продукції, реалізації продукції, взаємин з бюджетом у частині оподатковування й інші господарські операції.

Метод бухгалтерського обліку - ведення обліку фінансово-господарських операцій на основі натуральних вимірників у грошовому вираженні шляхом суцільного, безупинного, документального і взаємозалежного їхнього вираження.

Задачами бухгалтерського обліку є:

- формування достовірної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємств необхідної для оперативного керівництва і управління, а також її використання інвесторами, покупцями, податковими, фінансовими, банківськими органами й іншими зацікавленими особами;

- забезпечення контролю за наявністю руху майна і використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами і кошторисами;

- попередження негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських ресурсів

Оскільки обробка облікової інформації також є елементом системи бухгалтерського обліку, розглянемо різні способи її обробки.

Усі способи обробки облікової інформації в системі бухгалтерського обліку можна поділити на три види:

• паперовий;

• механізований;

• комп'ютерний (автоматизований, залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується).

Перші два методи можна об'єднати під загальною назвою безкомп'ютерний спосіб, який об'єднує паперовий та механізований, маючи на увазі перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання.

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або через незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.

Інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов"язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.

Надійність інформаційної системи в комп"ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп"ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Не менш важливо, щоб фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко прослідковується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються й у комп"ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) у комп"ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп"ютера не можливо.

Єдиної загальноприйнятої термінології щодо бухгалтерського обліку із застосуванням обчислювальної техніки в Україні немає. Найчастіше в літературі використовується термін автоматизація бухгалтерського обліку. Стосовно механічних та електронних обчислювальних машин перших поколінь, які не дозволяли комплексно вирішувати завдання бухгалтерського обліку, використовували також терміни машинізація бухгалтерського обліку, механізація бухгалтерського обліку.

Значимо, що терміни автомат та автоматизація почали широко вживатися лише у 50-х роках XX століття. У вітчизняній літературі традиційно виділяли дві послідовні стадії автоматизації обліку:

• механізація облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (мала механізація);

• комплексна автоматизація бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управлінця підприємством.

Необхідно зазначити, що трактування поняття паперових систем обробки даних і, наприклад, в США не зберігаються. Американські спеціалісти відносять до паперових або ручних також такі системи, в яких комп'ютери та периферійні пристрої не мають між собою безпосереднього зв'язку.

Отже, необхідно чітко відрізняти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (автоматизації). Для визначення способу обробки облікової інформації головним є не лише вид техніки, що застосовується, а й сукупність способів та методів її використання. У механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а в комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі й одержання підсумкових показників.. На відміну від механізації комп'ютеризація обліку базується на системному вирішення облікових завдань за допомогою комп'ютерів.

Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, котрі забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку. Автоматизовані інформаційні технології в обліку утворюють для обліковця інтерактивне інформаційне середовище, що синтезується з облікової інформації, обчислювальної техніки та телекомунікацій.

Єдиної загальноприйнятої термінології щодо бухгалтерського обліку із застосуванням обчислювальної техніки в Україні немає. Найчастіше в літературі використовується термін автоматизація бухгалтерського обліку.

Автоматизація сприяє вдосконаленню форм обліку. Форма бухгалтерського обліку є сукупністю облікових регістрів, які використовуються для ведення облікових записів у певній послідовності та взаємозв'язку із застосуванням принципів подвійного запису.

Основні ознаки, що характеризують форму бухгалтерського обліку:

• кількість, структура, зовнішній вигляд, призначення, послідовність регістрів;

• засоби і техніка їх ведення;

• взаємозв'язок хронологічної та систематичної, аналітичної та синтетичної інформації.

Застосування обчислювальної техніки привело до необхідності вдосконалення форми бухгалтерського обліку. Вона має відповідати вимогам обчислювальної техніки і визначати методологічні, технологічні й інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку та оброблення облікової інформації.

Основні елементи автоматизованої форми бухгалтерського обліку більш розвиненими є в АРМі. Перехід до нової технології автоматизованої облікової праці зумовив необхідність перегляду і якісної зміни методологічних положень бухгалтерського обліку, що склався в умовах централізованого застосування універсальних електронно обчислювальних машин загального призначення.

В умовах застосування ПЕОМ та АРМБ розробляється нова форма бухгалтерського обліку - діалогова автоматизована (людино-машина). Діалогова автоматизована форма будується на таких принципах:

• автоматизація документування господарських операцій;

• організація файлової системи;

• чергування сеансів активного діалогового режиму й автоматичного режиму при формуванні вихідної інформації.

Застосування ПЕОМ докорінно змінює технологію та організацію облікового процесу.

З використанням ПЕОМ упроваджується науково інформаційні технології ведення бухгалтерського обліку, що ґрунтується на організації автоматизовано-розрахувальної бухгалтерії.

У загальних рисах технологія облікового процесу на ПЕОМ складається з таких етапів:

• збирання облікових даних і введення їх у ПЕОМ;

• створення інформаційної бази;

• оброблення інформації обчислювальними машинами;

• видача результатної інформації;

• зберігання інформації.

В основу організації системи бухгалтерського обліку з використанням автоматизованих розраховувальних механізмів та програм мають бути покладені такі принципи:

• автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;

• взаємодія бухгалтера з інформаційною системою в діалоговому режимі;

• організація первинних документів на носіях, що читаються машиною;

• організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам'яті ПЕОМ, формування і видача результатної інформації в режимі запиту і необхідному для бухгалтера обсязі.

АРМБ в системі управління підприємством розглядається як робоче місце, оснащене ПЕОМ, яке дає змогу автоматизувати одержання, організацію, оброблення та передачу облікової інформації, залишаючи за бухгалтером функції управління і контролю над інформаційним процесом обліку, вибір і прийняття управлінських рішень. При цьому бухгалтер виступає в новій для нього ролі кінцевого користувача АРМу.

Упровадження автоматизовано-розхрахунково-машинної бухгалтерії одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній базі даних.

Організаційно інформаційні системи обліку на ПЕОМ реалізується мережею АРМів, що створюються в місцях виникнення та використання інформації, охоплюючи не тільки власне бухгалтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мережа АРМів може організовуватися за одно-, дво- і багаторівневою структурою. За цим принципом їх класифікують як низового, загальногосподарського рівня та зведеного обліку.

Інформаційна система містить у собі наступні елементи:

1. Апаратні засоби.

До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп"ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп"ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація--користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.

3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.

4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.

5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.

6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.

Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп"ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп"ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

1. Однакове виконання операцій. Комп"ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

2. Поділ функцій. Комп"ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп"ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп"ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.

3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп"ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп"ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп"ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп"ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

5. Ініціювання виконання операцій у комп"ютері. Комп"ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов"язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

Розглянемо найбільш розповсюджені в Україні інформаційні системи автоматизації бухобліку.