25. Информационное обеспечение управления. Классификация информации. Категории информации.

Управление как информационный процесс - это обмен информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Содержание информационных сооб­щений определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых решений. Так, для разработки и принятия лю­бого управленческого решения, а также для организации его исполнения необходима информация. Количество и качество информации оказывают влияние на распределение функций между работниками аппарата управления и структуру управ­ления.

Информация используется в различных областях научных знаний, и поэтому имеет множество определений. Для целей управления приводим два из них.

1. Информация - это сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (например, с помощью ком­пьютеров и внутрифирменной или глобальной сети Интер­нет);

2. Информация - это совокупность различных сообщений об из­менениях в организации и окружающей ее среде, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений. Информационное обеспечение менеджмента - это обеспечение аппарата управления сведениями о состоянии и динамике развития организации и ее подразделений, необходимыми для подготовки, принятия и реализации управленческих решений. Информация слу­жит также основой для отчетов, докладов, сообщений, предло­жений. Особую роль она играет в прогнозировании сценариев развития внешней среды организации и выработке стратегии.

Как уже отмечалось ранее, информация оценивается как ресурс организации, который по мере развития научно-техни­ческого прогресса приобретает все большее значение.

Информация в организации образует информационные потоки. Вся информация системы управления образуется входными и выходными данными. Входная информация делится на внешнюю и внутреннюю. Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и

производительность факторов производства. Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения). Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Наиболее распространенным инструментом для этих целей является план (бизнес-план).

Информация используется во всех сферах деятельности че­ловека и имеет множество классификаций по тому или иному признаку.

Для целей управления рассмотрим классификацию лишь по некоторым признакам. Например, по месту возникновения она может быть внешняя и внутренняя, о ней говорилось ранее.

По роли и назначению в процессе управления можно выде­лить следующие виды информации: директивную, нормативную, распорядительную, аналитическую, плановую, прогнозную, учет­ную, контрольную.

Количество перерабатываемой информации является одним из критериев загруженности управленческих работников, по­этому очень важно, чтобы менеджеру поступала только та ин­формация, которая необходима ему для исполнения служебных обязанностей.

Для принятия своевременных решений менеджерам необхо­дима, прежде всего, качественная информация, определяемая следующими признаками: достоверность (не должна содержать ошибок); своевременность (необходимо представлять информацию к назначенному сроку); краткость (должна представляться в сжатой форме); комплексность (необходимо представлять весь комплекс информации, требуемой для принятия решения); уместность (должна быть собрана та информация, которая требуется для принятия решения); ценность и полезность (должна соответствовать проблеме, требующей решения, и поставленной цели).

В последние годы получили развитие информационно-управ­ленческие системы. Они являются одним из важнейших условий успешного функционирования аппарата управления и организа­ции в целом.

Информационно-управленческие системы - это совокупность информационно-технических средств, информационных процессов и каналов для переработки и передачи информации. В крупных организациях созданы и эффективно функционируют информа­ционные системы, обслуживающие процесс анализа деятель­ности отдельных или всех подразделений за тот или иной пе­риод времени, подготовки и принятия управленческих решений. К примеру, такие системы очень быстро развиваются в органи­зациях розничной торговли.

В настоящее время информационно-управленческие систе­мы функционируют на базе современной техники, программ­ного обеспечения и информационных технологий передачи со­общений. Все это создает хорошие предпосылки для совершен­ствования коммуникаций и всей системы управления.