Бібліографічний список /5/, /7/

Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Тема 4. Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Мета самостійної роботи

• Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, які були отримані на лекції, по складанню номенклатур, формуванню справ, підготовці документів до наступного зберігання та використання

• Формування вмінь та навичок із складання номенклатур, формування справ, підготовки документів до наступного зберігання та використання

• Розвиток самостійного мислення

План вивчення теми

1. Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

2. Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

3. Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

4. Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства; її функції, організація роботи. Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

5. Загальні правила оформлення справ.

6. Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

7. Забезпечення збереження документів.

8. Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Методичні рекомендації

Етап перший – закріплення, поглиблення, систематизація знань:

1. Прочитайте конспект лекцій.

2. Уважно прочитайте параграфи 1, 2 (глава VI), параграфи 1-6 (глава VII) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 136 – 152, 157 - 175).

3. Прочитайте текст по частинам, виділіть головне.

4. Розгляньте зразки оформлення номенклатур, актів на знищення документів, опису справ, зразок оформлення обкладинки справи (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 56 - 63).

Етап другий – засвоєння і розуміння основних термінів і визначень:

1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, опануйте нові терміни і поняття.

2. Запишіть важливі визначення і терміни.

Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:

1. Суть поняття “номенклатура справ”.

2. Яке призначення номенклатури справ?

3. Види номенклатур справ.

4. Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.

5. Оформлення номенклатур справ.

6. Суть поняття “формування справ”.

7. Загальні правила формування справ.

8. Основні вимоги до оформлення справ.

9. Як систематизуються документи усередині справи?

10. Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.

11. Суть і зміст поняття “експертиза документів”.

12. Функції експертної комісії.

13. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?

14. Як підготувати акт до знищення документів та справ?

15. Суть і зміст поняття “опис документів і справ”.

16. Як підготувати опис документів і справ постійного і довгострокового (більш 10 років) строків зберігання?

17. Забезпечення схоронності документів у діловодстві.

18. Порядок передачі справ до архіву установи, організації або підприємства.