Тема 3. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням

Поняття реєстрації документів. Загальні правила реєстрації документів. Перелік документів які підлягають та не підлягають реєстрації.

Порядок індексації документів. Склад реєстраційних індексів вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Форми реєстрації документів.

Карткова форма, реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення карток. Систематизація реєстраційних карток.

Журнальна форма реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення журналів реєстрації.

Цілі, завдання і правила контролю за виконанням документів. Перелік документів, виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Строки виконання документів. Індивідуальні та типові строки виконання документів.

Техніка контролю за виконанням документів. Контрольні картки, їх форма та порядок заповнення. Форма контрольних карток.

Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Тема 4. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства: її функції, організація роботи.

Загальні правила оформлення справ: оформлення обкладинки, брошурування, нумерація аркушів, складання засвідчувального напису.

Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

Забезпечення зберігання документів.

Модуль 2. Виконання індивідуального завдання

2. Методичні рекомендації до самостійної роботи

Дидактичною метою самостійної роботи студентів є:

1. Первинне оволодіння знаннями (засвоєння нового матеріалу). Постановка такої мети доцільна в тому випадку, якщо студенти самостійно, без допомоги викладача, вивчають новий навчальний матеріал (наприклад, студенти, які не мали можливості бути присутніми на лекційному занятті).

2. Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, отриманих під час аудиторних занять.

У залежності від поставленої мети студенти повинні використовувати такі основні види роботи:

Мета	Види роботи
Первинне оволодіння знаннями (засвоєння нового матеріалу)	Читання підручника, додаткової літератури: складання плану тексту, конспектування прочитаного, графічне зображення структури тексту, виписки з тексту
Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань	Робота з конспектом лекцій, який студенти отримали під час занять, повторна робота з матеріалом підручника, додатковою літературою, складання плану відповіді на контрольні питання