Контрольні питання

1. Перелічіть документи, з яких складається діаграма.

2. Чи є діаграма частиною документа Excel?

3. Що таке легенда діаграми?

4. Як сховати чи зробити видимими лінії сітки на діаграмі?

5. Що таке незв'язаний діапазон?

6. Що таке область діаграми і як її виділити?

7. Як у діаграму одного робочого листа книги додати дані з іншого робочого листа цієї ж книги?

8. Як змінити розмір шрифту значень на діаграмі?

9. Чим відрізняється посилання 3$7 від посилання $C7?

10. Чи можна на основі тих самих даних побудувати кілька різних діаграм?

11. Як скопіювати діаграму в документ Word?

12. Чим відрізняється впровадження діаграми в документ Word від зв'язування?

Заняття № 4.7. Підготовка аркушів MS Excel до друку

Перелік питань, що підлягають вивченню:

• орієнтація і масштаб сторінок;

• настроювання полів;

• додавання колонтитулів.

Вступ

Щоб швидко роздрукувати лист Excel, досить клацнути на кнопці Печать панелі інструментів Стандартная. Однак результат цієї операції, швидше за все, не задовольнить вас. Він підходить для друку чернеток, але зовсім не підходить для чистових документів, що повинні бути добре оформлені і не терплять присутності зайвої інформації. Тому перед кінцевим друком аркушів Excel потрібно настроїти масштаб і поля сторінок, відсортувати дані таблиць, виділити діапазон клітинок, що друкуються, вказати спосіб розташування таблиць і діаграм і виконати деякі інші операції.

В цілому настроювання параметрів друку в Excel схоже на аналогічну операцію в Word. Але аркуші Excel мають свою специфіку. Було б зручно, щоб табличні дані листа містилися на одній сторінці, тому потрібно настроювання масштабу друку. Широкі аркуші зазвичай друкують в альбомній орієнтації, а довгі таблиці – у портретній. Якщо в Word параметри сторінки, як правило, призначаються відразу всьому документу, то в Excel вони призначаються окремо для кожного листа.

Вправа № 1. Орієнтація і масштаб сторінки

Давайте продовжимо роботу з книгою Електронна таблиця.xlsх і роздрукуємо деякі з її аркушів. У цій вправі виконується перший етап підготовки до друку – настроювання орієнтації сторінки і масштабу виведеного листа.

1. Відкрийте файл Електронна таблиця.хlsх.

2. Розгорніть лист Формули.

У таблиці цього листа є стовпці тільки для перших шести місяців. Давайте розширимо таблицю так, щоб у ній розмістилися дані для всіх 12 місяців року. Це дозволить навчитися друкувати широкі таблиці, що не вміщуються на стандартний лист цілком.

3. Виділіть необхідні клітинки діапазону B1:G14, скопіюйте їх і зробіть за допомогою вставки так, щоб у таблиці були заповнені дані на всі 12 місяців, як показано на малюнку.

4. Виберіть команду Файл > Печать.

5. У вікні діалогу, що відкрилося, виберіть положення Альбомная ориентация. Це дозволить максимально збільшити ширину області друку листа.

Одночасно, на правій стороні листа Ви бачите як виглядатимуть данні на сторінці після друку. Вибрав команду Параметры страницы, можна выдкритивыдкри. Якщо обрано стандартний розмір папера формату А4, то виявиться, що на сторінці не розміщуються усі стовпці. Натисніть клавішу Page Down, і ви побачите, що клітинки крайнього правого стовпця перенесені на другу сторінку. Це незручно. Варто змінити масштаб, щоб усі стовпці таблиці по ширині вписувалися в одну сторінку.

6. Увійдіть у Файл > Печать > Параметры страницы. Відкрийте вкладинку Страница. Розділ Масштаб вкладинк дозволяє зменшувати чи збільшувати об'єкти, що друкуються. За допомогою лічильника Установить можна вибрати будь-який масштаб, що розраховується у відсотках від вихідного розміру сторінки. (Не забудьте при цьому обрати відповідне положення перемикача).

Цю проблему можливо вирішити по-іншому: визвати діалогове вікно Параметры страницы за допомогою команд Разметка страницы > Параметры страницы.

7. Excel вміє і самостійно виконувати підбір розміру таблиці під площу сторінки, якщо у діалоговому вікні Параметры страницы вибрати положення перемикача Разместить не более чем на: і залишіть в обох лічильниках, що відповідають цьому положенню, числа 1. Лічильники, розташовані в рядку Разместить не болем чем на:, дозволяють вказати інструменту автоматичного масштабування, яке число сторінок повинна займати таблиця по ширині і висоті.

8. Клацніть на кнопці ОК. Тепер уся таблиця вміститься на одну сторінку. Якщо Ви знов клацнете на вкладці Страница, то побачите в лічильнику Установить величину 86%. Це той масштаб, що був обраний автоматично програмою Excel для друку листа Формули. У разі необхідності можна скорегувати і його.

Вправа № 2. Настроювання полів

Поля формують порожню рамку навколо інформативної області сторінок. Зменшуючи їх, можна збільшити розмір таблиці, що друкується.

1. Знову ввійдіть у Файл > Печать > Параметры страницы.

2. У вікні діалогу Параметры страницы розкрийте вкладинку Поля, показану на малюнку.

3. Зменшіть значення лічильника Левое до 1см.

4. Так само до 1 см зменшіть значення лічильника Правое.

5. Таблиця листа Формули невелика по висоті. Давайте надрукуємо її посередині сторінки. Для цього установіть прапорець Вертикально команди Центрировать на странице.

6. Клацніть на кнопці ОК.

Ширина області друку збільшилася. Якщо знову подивитесь на вкладку Страница вікна діалогу Параметры страницы, то можна помітити, що режим автоматичного настроювання розмірів відразу ж збільшив масштаб, підігнавши таблицю під новий розмір області друку.

7. Клацніть на кнопці ОК вийдіть з режиму попереднього перегляду.

Вправа № 3. Додавання колонтитулів

Колонтитули дозволяють додавати в нижню і верхню частину сторінок заголовки й описи, що дублюються на всіх сторінках. Якщо таблиця довга, у колонтитулі зручно розмістити її назву, номери сторінок, назви файлу книги і листа, на якому розміщена таблиця.

1. Виберіть вкладинку Колонтитулы діалогового вікна Параметры страницы. У списках, Верхний колонтитул і Нижний колонтитул можна вибрати один зі стандартних варіантів оформлення колонтитулів.

2. Розкрийте список Верхний колонтитул й виберіть пункт Формули (Формулы; Страница 1). Цей варіант додає у верхню частину кожної сторінки назву листа з вихідними даними і порядковий номер сторінки. У верхній частині вкладки Колонтитулы з'явиться приклад оформлення верхнього колонтитула.

Якщо потрібно, щоб нумерація сторінок починалася не з одиниці, введіть номер для першої сторінки в поле Номер первой страницы вкладки Страница того ж вікна діалогу.

Якщо стандартні схеми компонування колонтитулів вас не влаштовують, то користуйтеся кнопками, розташованими в середній частині вікна діалогу (Создать верхний колонтитул).

3. Щоб настроїти нижній колонтитул, клацніть на кнопці Создать нижний колонтитул. Вікно діалогу, що відкрилося, має три списки і кілька кнопок. За допомогою цих кнопок можна розміщувати різні об'єкти в списках, що задають вміст лівого краю колонтитула, його центральної частини і правого краю.

4. Клацніть у списку Слева:.

5. Клацніть у центральній частині вікна на другій праворуч кнопці (Вставитьимя листа). У списку з'явиться посилання &[Лист], що генерує назви файлу документа.

6. Введіть перед нею текст Имя файла.

7. Клацніть у списку Справа: і введіть текст Время создания,

8. Клацніть на кнопці з календарем (Вставить дату), помістивши в колонтитул посилання на дату &[Дата].

9. Натисніть клавішу "пробіл" і клацніть на кнопці з циферблатом годин (Вставить время), що додає посилання на час друку документа &[Время].

10. Закрийте вікно діалогу натисненням кнопки ОК.

Тепер у нижній колонтитул буде виводитися ім'я файлу таблиці, а також дата і час друку файлу з відповідними підписами. Якщо ви хочете побачити сторінку з доданими колонтитулами, виберіть команду Файл > Печать.