4. Хранение данных

Собранная информация, переведенная в электронную форму, представляет собой одну из основных ценностей любой современной организации, поэтому обеспечение надежного храненияиоперативного доступак информации для дальнейшей ее обработки являются приоритетными задачами.

На данный момент не существует универсальной методики построения системы хранения данных, которая была бы приемлемой для большинства организаций. В каждом отдельном случае такая задача решается индивидуально, однако представляется возможным сформулировать основные требования, предъявляемыек современным структурам храненияданных:

• независимость от программ, использующих хранимые данные;

• обеспечение полноты и минимальной избыточности данных;

• возможность актуализации данных (т.е. пополнения или изменения значений хранящихся данных);

• возможность извлечения данных, а также сортировки и поиска по заданным критериям.

Наиболее часто в роли структур хранения данных выступают базы данных,банки данныхихранилища данных.

База данных (база оперативных данных)– специально организованная совокупностьвзаимосвязанныхданных, отражающих состояние выделенной предметной области в реальной действительности. Базы данных содержат информацию о фактическом состоянии объекта управления.

Одной из современных форм организации данных являются банки данных.

Банк данных– универсальная база данных, представленная одной или несколькими базами оперативных данных.

Банк данных представляет собой систему специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных.

Хранилище данных– это база обобщенных данных. По сравнению сбазами оперативных данныххранилища данных обеспечивают более гибкое и простое формирование произвольных справочно-аналитических запросов, а также применение специализированных методов статистического и интеллектуального анализа данных.

Процедура обработки данных

Данные подвергаются обработке с целью получения результирующей информации для принятия на ее основе решений. Обработка данных, их преобразование в выходные данные, формирование результатных документов выполняется на основании алгоритма решения поставленной задачи.

Все операции процедуры обработки данных делятся на логическиеивычислительные.

1.Логические операции

При решении управленческих задач обработка информации в основном происходит за счет логических операций(считывание и перезапись данных из одних массивов в другие, сортировка, группировка, поиск) иопераций ввода/вывода.

Сортировка– это процесс изменения последовательности элементов данных с целью их расположения либо по возрастанию, либо по убыванию значений ключевых полей, т.е. полей, входящих в состав ключа.

Ключ– это признак объекта (процесса), принимающий множество значений, позволяющий отыскать нужный объект в базе данных. Другими словами,ключ– это имя столбца таблицы или их совокупности в базе данных, используемых для поиска или обработки данных.

Обычно сортировка преследует цель облегчения последующего поиска нужных данных или их группировки.

Группировкавыполняется с целью определения требуемых итогов, консолидации (объединения) данных от разных подразделений, представления отчетности в требуемых разрезах.

Например, на основе массива данных о поставках в результате группировки можно получить сводку об общей сумме поставки каждым поставщиком, т.е. в разрезе поставщиков; сводку о суммах поставок по кодам товаров, т.е. в разрезе поставленных товаров, и т.д.

Операция поиска

В соответствии с классификацией информационных систем по виду обрабатываемой информации, их условно можно разделить на документальныеифактографические. Поиск информации в них осуществляется различными методами.

Главная черта документальныхпоисковых информационных систем состоит в получении нескольких (иногда многих)приблизительных ответов, т.к. поиск выполняется по ключевым словам, которые могут указываться также и в тех поисковых образах документов, которые к запросу не имеют или имеют опосредованное отношение. Документальные информационные системы используются в Интернет, корпоративных электронных хранилищах текстовой информации, библиотечных, патентных, юридических и других поисковых системах.

В отличие от документальных фактографическиеинформационные системы ориентированы наточный поискданных. Операция поиска в этом случае предполагает знаниеключа доступа: поиск осуществляется по заданным ключам доступа, под которыми понимается признак, отображающий одну или несколько сторон искомого объекта, процесса, явления. Ключ доступа может бытьпервичнымиливторичным. Первичный ключ однозначно указывает на искомую информацию (искомую запись таблицы данных). Вторичный ключ указывает на искомую информацию неоднозначно. Первичные и вторичные ключи могут бытьпростыми(состоят из одного реквизита) исоставными(состоят из нескольких реквизитов). Как правило, таблица, в которой осуществляется поиск, сортируется по искомомуключу сортировки. Одного реквизита может не хватить для того, чтобы отыскать требуемую запись. Тогда указывается несколько реквизитов и поиск производится по составному ключу.