3. Операция ввода и контроля
На заключительном этапе сбора, когда информация преобразуется в данные, т.е. в информацию, представленную в формализованном виде, пригодном для компьютерной обработки, осуществляется ее ввод в систему.
Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она в большинстве случаев сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:
ручной ввод;
автоматизированный ввод.
Ручной ввод предполагает перенос данных с бумажного документа путем их набора на клавиатуре. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки предусматривает в процессе ввода применение макетов, т.е. создание машинных электронных документов.
Известны два варианта макетов ввода:
копия вводимого документа;
унифицированный макет ввода.
Первый вариант ориентирован на один видпервичного документа, второй – на несколько видов. Во втором случае все документы должны иметь некоторое множество одинаковых реквизитов. Например, платежные поручения, расходные кассовые ордера, накладные могут иметь одинаковые реквизиты, которые вводятся. Машинный электронный документ при этом имеет юридическую силу, так как получен на основании первичных документов, подписанных составителем.
Для обеспечения достоверности введенной информации должны быть разработаны средства контроля (корректность типов, диапазонов, размерности).
При вводе возможны ошибки, которые выявляются различными методами контроля. К наиболее простымметодам контроля, базирующимся на естественной избыточности, относятся:
метод проверки границ (метод «вилки»);
метод справочника;
метод проверки структуры кода;
метод контрольных сумм;
метод контрольного (ключевого) разряда;
метод двойного ввода.
Метод проверки границприменим, если множество разрешенных значений контролируемого реквизита находится в некоторых границах, что можно представить следующим образом:
.
Допустим, значения контролируемого реквизита «Код_склада» находятся в диапазоне от 1 до 12. Тогда контроль организуется с помощью следующего правила:
.
Частным случаем метода проверки границ является проверка знакавводимого значения реквизита. В большинстве случаев вводимое числовое значение должно быть положительным, что можно проконтролировать с помощью проверки числа на знак.
Метод справочникаосновывается на специально созданных таблицах, где размещаются правильные коды (например, коды поставщиков). В процессе контроля обращаются к таблице-справочнику с целью поиска контролируемого кода. Если таковой найден, считается, что ошибка отсутствует.
Метод проверки структуры кодаиспользует его отдельные разряды. Например, пятиразрядный табельный номер может иметь следующую структуру:
первый разряд – номер цеха;
второй-пятый разряды – номер работника в цехе.
Если на предприятии три цеха, то можно использовать первый разряд для контроля путем сравнения его с цифрами 1, 2 и 3.
Метод контрольных суммиспользуется в процессе проверки правильности передачи данных в сетях. Для этого подсчитывается сумма чисел передаваемой последовательности данных до и после сеанса передачи. Суммы сравниваются, в случае несовпадения фиксируется ошибка.
Контрольные суммы (КС) часто используются в антивирусных программах, а также в процессе проверки правильности ввода данных с бумажных документов (уведомлений, квитанций, счетов на оплату).
Распечатанные на принтере квитанции к платежным документам обычно содержат код от подделки– контрольное число, рассчитанное с использованием указанных на них реквизитов. Контроль кода от подделки осуществляется в случае возникновения сомнений в достоверности квитанции.
Наиболее совершенным вариантом метода контрольных сумм является наложение электронной цифровой подписи.
Метод контрольного (ключевого) разрядапозволяет проверить достоверность каждого значения контролируемого реквизита и защищает информацию от субъективных ошибок оператора при вводе данных.
Например, контрольный разряд содержится в структуре номера счета в банковском учреждении, в идентификационном номере (коде) физического (юридического) лица.
Метод двойного вводапозволяет исключить случайные ошибки при вводе данных с клавиатуры. Например, для ввода суммы операции дается две попытки. Сумма операции определена, если дважды будет введено одно и та же значение суммы.