Установка свойств

Для вывода значений Access использует заданный в таблице формат соответствующих полей. Например, при выводе значений поля, содержащего данные о какой-то сумме, будет использован денежный стандарт. Однако при задании вычисляемого поля формат отображения данных надо определять наряду с прочими свойствами.

Чтобы установить свойства поля, щелкните на любой строке столбца этого поля правой кнопкой мыши и выберите во всплывающем меню команду Свойства (Properties). Можно также выбрать поле и щелкнуть на кнопке Свойства (Properties) в панели инструментов. Вы увидите следующее окно диалога:

Рис. 5.10. Свойства поля

Большая часть свойств предназначена для задания дополнительных возможностей. Свойство Маска ввода (Input Mask) определяет формат ввода. Чтобы задать формат отображения, раскройте список Формат (Format) и выберите то, что вам нравится, после чего закройте окно диалога.

Групповая обработка данных

Мастер Простой запрос дает возможность групповой обработки информации. Те же результаты можно получить и в запросах, создаваемых с помощью конструктора запросов. Например, мы только что рассмотрели запрос, который выводит стоимость каждого товара в заказе. Но вас, скорее всего, заинтересует не подробная информация, а итоговое значение для заказа в целом. Чтобы получить эти данные, в список полей запроса необходимо добавить еще одну строку и указать, по каким полям производить группировку и какие математические операции применить к полям.

Для того чтобы добавить эту строку, щелкните мышью на кнопке Групповые операции (Totals), и в списке полей запроса появится новая строка с названием Групповая информация (Total). По умолчанию у всех полей выбрано Группировка (Group By). Если вы желаете вычислить суммарные значения по счетам, то придется выполнить группировку по полям, которые однозначно определяют заказ, а именно Код клиента и Код заказа, так как только они обеспечивают в этом случае уникальность.

Рис. 5.11. Запрос на выборку

Так как нас больше не интересуют отдельные товары, удалите поля Дата и Изделие; чтобы выделить столбец, щелкните мышью на серой полоске над ним и нажмите клавишу Del, чтобы удалить его. В полях, не участвующих в группировке, указывается характер вычислений. Например, чтобы вывести итог по каждому счету, щелкните мышью в строке Групповая операция вычисляемого поля, раскройте список и выберите Sum (сумма). Когда вы выполните запрос, Access выведет сумму для каждого заказа.

В списке Групповая операция содержатся и другие операции, которые можно выполнить над содержимым полей. Можно сменить статистическую математическую функцию, использовать Условие (Where) или задать выражение. Для задания условия создания группы используется значение Условие. Например, если вы хотите сгруппировать клиентов Москвы, добавьте в список полей запроса Город, выберите в качестве оператора Условие и введите в строке Условие отбора (Criteria) значение Москва. (При выборе значения Условие Access сам сбросит флажок Вывод на экран.)

Оператор Условие определяет, какие записи будут входить в группы. Можно выбрать также, по каким группам выводить результаты. Например, вы хотите ограничить список только теми заказами, общая сумма которых превышает $500. Для этого в строке Условие отбора для вычисляемого поля нужно задать значение 500.