- •Системы управления базами данных Учебное пособие
- •Системы управления базами данных
- •169300, Г. Ухта, ул. Первомайская, д. 13.
- •Часть 1. Рабочая программа по системам управления базами данных
- •Часть 2. Теоретические сведения
- •Глава 1. Основы построения баз данных (бд)
- •1.1. Базы данных и информационные системы (общие понятия)
- •Режимы работы с базами данных
- •Классификация современных субд
- •1.2. Модели данных: реляционная, иерархическая, сетевая
- •1.3. Понятие отношения
- •Глава 2. Проблемы проектирования баз данных
- •2.1. Проектирование баз данных
- •2.2. Обеспечение целостности баз данных
- •2.3. Язык запросов sql
- •Операторы определения данных (ddl)
- •Операторы манипулирования данными (dmp)
- •Язык запросов (dql)
- •Средства управления транзакциями
- •Средства администрирования данных
- •Программный sql
- •Глава 3. Субд Access
- •Общие понятия и возможности субд Access
- •3.2.Интерфейс Access. Режимы работы
- •3.2.1. Рабочая среда Access
- •3.2.2. Окна рабочей среды Access
- •3.2.3. Меню и панели инструментов
- •3.2.4. Окно базы данных
- •3.2.5. Использование справочной системы
- •3.2.6. Вызов окна справки
- •3.3. Объекты Access
- •Глава 4. Создание базы данных в Access. Таблицы и формы
- •4.1. Создание структуры базы данных
- •4.2. Типы полей базы данных
- •4.3. Создание таблиц
- •4.4. Приёмы работы с таблицами. Изменение структуры таблицы
- •4.4.1. К одному из приёмов работы с таблицами можно отнести автоматический ввод в поле значения по умолчанию
- •4.4.3. Как избежать опечаток и смысловых ошибок?
- •4.4.4. Маски ввода
- •4.4.5. Управление размерами поля
- •4.4.6. Специальные размеры полей с числовым типом данных
- •4.5. Поиск и отбор данных
- •4.6. Сортировка в режиме таблицы
- •4.7. Индексирование. Ключи
- •Глава 5. Запросы в субд Access
- •Что такое – запрос?
- •Быстрое построение запросов с помощью мастера Простой запрос
- •Выполнение запроса
- •Отбор записей с помощью запросов
- •Выбор полей, выводимых в запросе
- •Сортировка
- •Условия отбора записей
- •Использование в запросе всех полей
- •Добавление в запрос таблиц
- •Объединение таблиц
- •Универсальные запросы с параметрами
- •Использование нескольких параметров
- •Изменение порядка следования параметров
- •Вычисление значений по полям
- •Установка свойств
- •Групповая обработка данных
- •Свойства запроса
- •Создание перекрестных запросов
- •Фильтры и запросы
- •Что дальше?
- •Глава 6. Связи в таблицах Создание связей между таблицами
- •Глава 7. Отчеты
- •7.1. Создание отчетов
- •7.1.1. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса
- •7.1.2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •7.2. Преобразование отчетов
- •7.2.1. Преобразование отчета в формат документов Word и Excel
- •7.2.2. Преобразование отчета в другие форматы
- •7.2.3. Снимки отчетов
- •7.3. Режимы работы с отчетами
- •7.3.1. Режим Предварительного просмотра
- •7.3.2. Режим Просмотра образца
- •7.3.3. Режим Конструктора
- •Инструментальные средства режима Конструктора
- •Панель инструментов Конструктор отчетов
- •Панель элементов
- •7.4. Просмотр и печать отчетов
- •Часть 3. Пример выполнения задания
- •4 Июня 2006 г. Страница 1 из 1
- •Часть 4. Варианты заданий
- •Часть 5. Контрольные вопросы к зачёту
- •Часть 6. Глоссарий (Словарь терминов)
- •Библиографический список
Выполнение запроса
Как и в случае с формами и отчетами, сохраненный запрос можно открыть в любой момент. Открытие запроса означает его запуск на выполнение и вывод результатов на экран. Для запуска запроса на выполнение следуйте приведенной последовательности действий.
Рис. 5.4. Выполнение запроса
Отбор записей с помощью запросов
В окнах мастера простых запросов можно выбирать поля и выполнять над ними математические операции, но нельзя вводить критерии отбора, как это делается в фильтрах. Что если, например, вы планируете отдохнуть у моря и собираетесь совместить приятное с полезным (или, иначе говоря, хотите оформить расходы на путешествие как расходы на деловую поездку)? Вам нужен список не всех клиентов, а только тех, кто находится в Сочи, Одессе, Ялте и там, куда вы планируете поехать.
Здесь придется забыть о мастере и воспользоваться конструктором запросов: выбрав в окне базы данных корешок Запросы, щелкните на кнопке Создать (New), выберите конструктор (Desing View) и щелкните на кнопке OK. Access выведет окно конструктора запросов с открытым окном диалога Добавление таблицы (Show Tables):
Рис. 5.5. Добавление таблицы
Выберите таблицы для использования в запросе. Можно выбрать или одну, или несколько связанных таблиц. Наш пример основан на таблице Клиенты, поэтому находим ее в списке, нажимаем кнопку Добавить (Add) (или дважды щелкаем на имени таблицы) и закрываем окно диалога. На экране появится окно конструктора запросов с выбранной таблицей, очень похожее на окно расширенного фильтра.
Выбор полей, выводимых в запросе
Выбрав таблицы, необходимо выбрать поля для запроса. Чтобы добавить поле, дважды щелкните на нем мышью или перетащите его в первый столбец в строке полей. (Ширину столбцов можно увеличить, чтобы название поля помещалось полностью.) В нашем примере наша задача состоит в отборе клиентов, живущих в определенном городе, поэтому дважды щелкаем на поле Имя компании таблицы Клиенты и точно также на полях Фамилия, Город, Номер Телефона (в перечисленном порядке.) Обратите внимание, что в строке Таблицы (Tables) отображается название таблицы, из которой берется поле. При использовании полей из связанных таблиц это весьма полезно.
Сортировка
Для удобства работы с данными их надо отсортировать. Например, для облегчения поиска конкретного клиента щелкните мышкой в строке Сортировка (Sort), раскройте список и выберите пункт В порядке возрастания (Ascending). Другими возможными вариантами являются В порядке убывания (Descending) и (отсутствует) (Not sorted), то есть отсутствие сортировки (здесь скобки Access, а не автором). Данные в выборке будут сортироваться по именам клиентов. Но если вы желаете увидеть записи в исходном порядке, то можно отказаться от сортировки или условий отбора записей.
Условия отбора записей
Для вывода списка клиентов, находящихся в определенном городе, необходимо ввести условие отбора записей. Щелкните мышью в строке Условие отбора в столбце требуемого поля и введите подходящее значение. Например, для вывода списка клиентов в Москве щелкните мышью в строке Условия отбора в столбце Город и введите Москва. Условия действуют в запросах так же, как и в фильтрах. Ниже в сжатой форме приведены основные моменты работы с условиями:
Введите конкретное значение, с которым поле будет сравниваться на равенство. Для сравнения используйте операторы (< , >, <=, >=, <>).
В составных условиях используйте операторы AND и OR («и» и «или»).
Для выявления пустых полей используйте оператор Is Null, для выявления непустых – Is Not Null.
Чтобы указать, что значение поля должно включаться в некий набор значений, используйте оператор In.
Для проверки вхождения в интервал значений используйте конструкцию BETWEEN … AND.
Условия для различных полей обрабатываются совместно по AND (логическое И).
Для создания совместной обработки условий (по одному или нескольким полям) по OR (логическое ИЛИ) располагайте их в различных строках.
Из окна конструктора можно выполнить запрос с помощью кнопок Запуск (Run Query) или представления запроса (Query View). Наш пример выводит список записей, состоящих из имени, города и телефонного номера клиентов в Москве. Для возвращения в конструктор запросов еще раз нажмите кнопку Представление запроса. Используйте ее всякий раз, когда потребуется переключиться из режима конструктора запросов в режим просмотра таблицы. (Для изменения существующего запроса выберите его на вкладке Запросы окна базы данных и щелкните на кнопке Конструктор.)
Представление запроса Запуск
Теперь рассмотрим строку Вывод на экран (Show). При установленном флажке в соответствующем столбце поле будет присутствовать в выборке, создаваемой запросом. Так как все отобранные клиенты живут в Москве, нет никакого смысла помещать в набор данных название города, но при этом удалять его нельзя, так как оно необходимо для задания условия отбора. Чтобы использовать поле только для отбора записей и не помещать в готовую выборку, сбросьте флажок в строке Вывод на экран для данного поля. После выполнения запроса вы увидите, что поле Город отсутствует в наборе данных, но, тем не менее, используется в запросе для сужения получаемого списка.
При открытии запроса Access, тем не менее, удалит все ссылки на поля, у которых сброшен флажок Вывод на экран и которые не используются для сортировки, задания условия или параметра. Если они используются, то Access переместит их в конец списка после выводимых полей.
Если вы создали запрос, который использовался нами для примера, сохраните его в базе данных: выберите в меню Файл команду Сохранить, введите имя Клиенты в Москве и щелкните на кнопке «OK».