Глава 4. Создание базы данных в Access. Таблицы и формы

4.1. Создание структуры базы данных

Для создания структуры базы данных надо сперва создать саму базу данных. Для этого выбираем из списка программ Microsoft Access→Новая база данных→Создать (рис 4.1).

Рис. 4.1. Окно создания файла

Таблица – это основа базы данных. Для создания этой основы необходимо выбрать Таблица→Создать→В режиме конструктора→Создание таблицы в режиме конструктора→ОК.

Результатом проделанных операций станет таблица – структура базы данных. В эту таблицу позднее можно будет занести нужную вам информацию.

4.2. Типы полей базы данных

Определение «поле базы данных» можно пояснить на примере записной книжки. Там есть записи о ваших друзьях и знакомых, для каждого из которых в книжке есть ключевая информация – имя, адрес и номер телефона, а также, может быть, его город и область. Представьте, что для облегчения чтения вы распределили всю информацию из записной книжки по строкам и столбцам. Каждый тип информации заносится в свой собственный столбец – отдельно для имени человека, отдельно для его адреса и т.д. В таблице базы данных эти столбцы называются полями. Таким образом, поле – всего-навсего другое название столбца. Нужно запомнить, что каждое поле – часть информации определённого вида. Строки в базе данных являются записями. Каждая строка содержит информацию о вашем знакомом или просто о человеке, однажды повстречавшемся в вашей жизни.

После того, как полю присвоено имя, необходимо указать тип данных этого поля. При выборе типа данных вы решаете несколько вопросов, таких как:

• Тип значений, которые будут вводиться в поле. Например, вы можете не захотеть, чтобы для ввода числовых данных использовалось алфавитно-цифровое поле.

• Тип операций, которые можно выполнять над значениями. Например, вы можете складывать, вычитать и умножать числовые величины, но не можете поступить так с алфавитно-цифровыми величинами.

• Размер поля. Допустим, что вы хотите хранить в поле длинное описание, что-то вроде краткой биографии. Вы могли бы использовать для этого Memo-поле, в котором может храниться 64000 символов, вместо поля с типом данных Text, размер которого ограничен 255 символами.

Рис. 4.2. Окно создания таблицы

В таблице 4.1 приведены все типы данных и соответствующие им виды информации.

Тип данных	Вид информации
Текстовый (Text)	Символы
Поле Memo	Символы
Числовой (Number)	Числа
Дата/Время (Date/ time)	Дата и время
Денежный (Currency)	Денежные величины
Счётчик (Autonumber)	Значения, последовательно увеличивающиеся при каждом добавлении записи
Логический (Logation)	Да или нет, правда или ложь
Поле объекта OLE (OLE Object)	Связанный или внедрённый объект (электронная таблица или изображение), который создаётся в другом приложении
Мастер подстановок… (Lookup Wizard)	Создаёт поле, которое позволяет вам выбрать значение из списка

Типы данных Текстовый, Числовой, Дата/Время и Денежный понятны по своему названию. Тип данных Счётчик означает, что каждый раз при создании новой записи значение счётчика увеличивается на 1. Тип данных Memo можно использовать, когда вы планируете хранить в поле не несколько символов, а несколько предложений. Тип данный Да/ нет задаёт определённый вопрос и требует дать такой же определённый ответ, т.е. тип данных Да/Нет имеет только два возможных значения: Да или Нет.

Lookup Wizard – это не тип данных, а, скорее, средство, которое помогает выбрать значение при вводе информации. Мастер создаёт в ячейке таблицы ссылочный столбец в виде раскрывающегося списка с набором значений для выбора. Вы можете выбрать значение из этого списка или ввести значение с клавиатуры.