4.5. Поиск и отбор данных
В Access любые данные могут использоваться для поиска связанной с ними информации. В Access установлены мощные средства, которые могут помочь вам в поиске нужной вам информации. Вы можете найти данные, даже если знаете о них очень мало. Одним из таких средств является команда Find (Найти).
Вы используете команду Find, чтобы установить местоположение в базе данных определённой информации. Преимуществом этой команды является то, что для поиска требуемой записи достаточно даже минимальных сведений. Эта команда обладает двумя важными достоинствами: вы можете найти информацию, помня лишь одно слово, которое вводили, и то, что информация (слова) могут быть не уникальными. Поиск фрагментов данных в любой таблице очень прост – достаточно выбрать команду в меню Правка - Найти, установить опции и нажать кнопку «Найти» и запись будет найдена.
Рис. 4.10. Окно свойств поиска
В поле ввода «Образец» вы вводите всё, что хотите отыскать. Вы можете использовать это поле даже в том случае, когда не знаете точно, что ищете. Ниже поля «Образец» находятся поля «Поиск в», «Совпадение», «Просмотр». В поле «Просмотр» вы указываете направление, в котором Access будет искать ваши данные: всё, вверх или вниз. Раскрывающийся список «Совпадение» содержит три установки, которые определяют тип сравнения данных с образцом, введённым для поиска. Нажмите мышью на кнопку раскрытия списка и выберите значение, которое вам требуется.
Таблица 4.4
Перечень опций и их назначение
|
Опция |
Назначение |
|
С любой частью поля |
Осуществляет поиск по всему полю. Если значение, которое вы ищете, окажется где угодно в поле списка, то поиск завершается успешно |
|
Поля целиком |
Образец поиска должен совпадать с полным значением поля. Если в данном поле есть какая-то информация, то Access считает, то образец не найден |
|
С начала поля |
Поиск завершается успешно только в том случае, если образец поиска находится в начале данного поля |
Кроме поиска данных, с помощью команды Find вы можете заменить то, что нашли. Однако если вы допустили глобальную ошибку и вам нужно исправить сотни или тысячи записей за один раз, то избегайте команды «Замена». Аналогично команде «Поиск» команду «Замена» следует использовать при работе с немногочисленными записями.
Это окно похоже на окно диалога «Найти», но немного проще. Вам всего лишь надо ввести в поле «Образец» то, что вы хотите заменить, а в поле «Заменить на» то, на что вы хотите заменить. Как и у предыдущего диалога, здесь имеется раскрывающийся список «Просмотр», в котором вы почти всегда будете устанавливать «Всё».
Рис. 4.11. Окно свойств замены
Ниже приведено описание флажков в окне диалога:
«С учётом регистра символов». Если в поле ввода «Найти» введено «Пеликан» и установлен этот флажок, то Access найдет только «Пеликан», а «пеликан» не будет найден.
«С учётом формата полей». Оставьте этот флажок неустановленным, если хотите осуществить поиск по всей таблице.
Обратите внимание на кнопки «Заменить» и «Заменить всё». Если вы выберите «Заменить всё», то Access заменит все вхождения, соответствующие образцу поиска, заданному в поле ввода «Найти». Если вы выбрали «Заменить», вы сможете изменять образец поиска после каждого вхождения образца в таблице.
Также вы можете сортировать поля различных типов данных по возрастанию или убыванию значений. Вы также можете сортировать два поля в одной таблице одновременно.
Для баз данных «Упорядочение по возрастанию» означает, что поля отсортированного текста начинаются с «А» и заканчиваются «Я», отсортированные числа идут от 0 до бесконечности, а отсортированные поля типа Дата/ Время располагаются по увеличению даты от даты до н.э. к современной. Аналогично, «Упорядочение по убыванию» означает, что данные сортируются от «Я» к «А» и т.д.
Вы можете сортировать данные в любом поле – это значит, что порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в этом поле. После того, как вы определили, какое поле будете сортировать, установите курсор на любую запись этого поля. Выберите Записи→Сортировка→По возрастанию (По убыванию).
Бывают ситуации, когда вам нужно отсортировать два поля одновременно.
Для этого вам нужно переместить поле, которое вы хотите отсортировать первым, левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым. Чтобы сделать это, вам нужно снять фиксацию со всех полей. Выберите Формат→Освободить все столбцы.
Нажмите мышью на область маркировки поля «Номера» и переместите поле левее поля «Телефонная книжка».
Рис. 4.12. Окно ввода результатов
Поле «Номера» всё ещё должно быть выделенным. Вам нужно, чтобы оба поля были выделены одновременно, поэтому, держа нажатой клавишу <SHIFT>, нажмите мышью на область выбора поля «Телефонная книжка». В результате оба поля будут выделены.
Нажмите кнопку на панели инструментов «Сортировка по возрастанию».
Access отсортировал поля так, что теперь фамилии ваших друзей в телефонной книжке будут расположены в алфавитном порядке.
Закрывая таблицу, вы можете выбрать «Да», и тогда Access сохранит ваши изменения, или же выбрать «Нет», и тогда Access вернёт вашу таблицу в первоначальное состояние.
Рис. 4.13. Окно исходных данных