ЭДЕЛЬВЕЙС. МЕТОДИЧКА

Индикатор состояния сальдо может иметь 3 цвета, которые означают:

•красный: сальдо открыто (клиент должен отелю)

•зелёный: сальдо равно нулю

•жёлтый: сальдо в минусе (отель должен клиенту)

Лампочка есть, но она не горит – счет открыт, но пока пуст. Лампочки нет – счет закрыт.

49

безналичному расчету, кредитным картам и через кассу отеля. По умолчанию предполагается, что индивидуальные гости могут оплачивать услуги отеля наличными через кассу (вид платежа - касса) или кредитной картой (вид платежа – кредитные карты), а группы – по безналичному расчету (вид платежа - безналичный расчет).

Если по какой-либо причине необходимо произвести бесплатное поселение, то в окне Заезд следует нажать клавишу Заезд; в этом случае система попросит подтвердить неоплаченный заезд гостя: «Вы действительно хотите произвести неоплаченный заезд?». Нажмите ОК, и заезд гостя будет оформлен.

Однако, в большинстве отечественных гостиниц практикуется система обязательной полной предоплаты проживания. В некоторых дорогих гостиницах с клиентов могут попросить частичную предоплату проживания, например, за первые сутки. Поэтому перед тем, как нажать кнопку Заезд, вы должны занести на счет гостя задолженность за услуги, предоставляемые гостиницей, и принять с гостя оплату за них.

Для внесения на счет гостя задолженности за стандарт гостиничных

услуг нажмите в окне Заезд кнопку . Откроется окно

Занесение проводок за проживание. Вам будет предложено занести на счет гостя задолженность за все сутки проживания в гостинице. Можно вручную изменить дату, по которую будет начислена задолженность, после чего следует нажать ОК.

50

Если при заезде гостя задолженность за проживание в гостинице была начислена на его счет не в полном объеме, это следует сделать позже через меню Проживание/Занесение проводок за проживание. При этом вновь откроется окно Занесение проводок за проживание, в котором следует установить дату, по которую будет начислена задолженность.

В приведенном примере на счет гостя Антонова А. внесена задолженность за стандарт гостиничных услуг по тарифу «Стандарт инд. РФ» за двое суток (14.01.2004 и 15.01.2004) в размере 830 рублей (включая налог с продаж).

Индикатор синего цвета показывает

неоплаченную

услугу, начисленную системой автоматически

Индикатор зеленого цвета показывает

неоплаченную

услугу, начисленную вручную

Далее гостю необходимо оплатить услуги гостиницы. Щелкните мышью в окне Платежи на пункт Платеж. Выберите статью Касса или Кредитные карты (в этом случае надо вводить номер КК). Откроется окно Платеж. В строке Сумма будет проставлена общая сумма задолженности гостя отелю. Нажмите ОК.

51

Система позволяет принять оплату либо только отмеченной (отмеченных) проводки, либо всех неоплаченных проводок целиком. Для этого с помощью нажатой клавиши Ctrl на клавиатуре ПК отметьте мышью в счете соответствующие строки с задолженностями, которые клиент желает оплатить. В окне Платеж выделите мышью пункт Только отмеченные и нажмите ОК.

После окончания операции по оплате в нижней части окна Заезд появится информация о том, когда, какую сумму, каким видом платежа гость оплатил проживание, питание и другие услуги, а также состояние сальдо. Следует помнить, что оплаченные услуги и денежные проводки не могут быть удалены из счета.

В нашем примере гость А. Антонов в день заезда 14.01.2004 г. оплатил наличными двое суток проживания в гостинице; сумма платежа №120 составила 830 рублей. После произведенного гостем платежа сальдо счета равно нулю.

Индикатор

красного

цвета показывает, что услуги оплачены

После того, как гость оплатил свое проживание в отеле, вы можете поселить его, нажав кнопку Заезд.

Если теперь в Плане комнат вы наведете курсор на ленточку

бронирования, то в информационном блоке увидите символ , обозначающий то, что гость въехал в номер. Этот символ можно увидеть и в регистрационной карточке гостя в поле Статус.

52

В дальнейшем вам неоднократно придется заходить в счет поселенного гостя. Это можно сделать четырьмя способами:

1.щелкнуть правой кнопкой мыши на любом резервировании в Плане комнат и выбрать в открывшемся меню пункт Счет;

2.открыть карточку резервирования гостя и щелкнуть мышью на кнопку

Счет на инструментальной панели.

3.найти резервирование в Таблице резервирований, щелкнуть правой клавишей мыши по строке с резервированием и выбрать в меню пункт

Счет.

4.открыть карточку резервирования гостя и перейти на лепесток Счет.

Если вы зайдете в счет четвертым способом, то не сможете переносить проводки с одного счета на другой (см. пункты 5.2.1. и 5.2.2.). Из этих соображений рекомендуется пользоваться первыми тремя вариантами.

4.1.2. Свободное поселение

Поселение гостя «с улицы» (или свободное поселение), т.е. клиента, который не сообщил заранее о своем приезде, осуществляется аналогично процедуре резервирования мест по индивидуальным заявкам. Разница состоит лишь в том, что номер резервируется на текущую дату, а заезд

оформляется через кнопку Свободное поселение на инструментальной панели карточки резервирования. При оформлении поселения через данную кнопку система автоматически проставляет галочку в графе Свободное поселение окна Сегменты рынка. Система оплаты счета абсолютно аналогична индивидуальному резервированию. Данная функция системы используется для составления гостиницей статистических отчетов.

4.1.3. Поселение гостя, внесшего аванс

При поселении гость может внести на свой счет авансовый платеж. Для занесения аванса зайдите в счет гостя. В счете перейдите в раздел Платежи/Аванс и дважды щелкните мышью по пункту Касса. Откроется окно Аванс, где в поле Сумма необходимо ввести сумму платежа. Далее нажмите ОК.

53

В счете появится строка с информацией о дате поступлении авансового платежа и его сумме. В примере гость Сергеев Сергей 14.01.2004 г. внес на свой счет через кассу отеля аванс в размере 16000 рублей.

Далее можно оформлять заезд гостя любым из способов, описанных в разделе 4.1.1. Особенностью оформления заезда в данном случае будет отсутствие платежей гостя за услуги отеля в момент поселения. Это значит, что сразу после внесения на счет клиента задолженности за проживание необходимо нажать кнопку Заезд. На вопрос системы, действительно ли вы хотите произвести неоплаченный заезд, следует ответить Да.

В рассматриваемом примере на счет Сергеева Сергея была начислена задолженность за проживание в отеле трое суток по тарифу «Рождество инд.» в размере 12712.5 рублей. Система автоматически вычла эту сумму из авансового платежа. В итоге получено отрицательное сальдо, поскольку отель остался должен клиенту 3267.5 рублей. Гостиница должна будет произвести возврат этих денег клиенту в день его отъезда в том случае, если гость не потратит оставшуюся сумму на оплату каких-то дополнительных услуг гостиницы.

54

4.1.4. Самостоятельная работа

Для закрепления материала предлагается самостоятельно выполнить лабораторную работу №3, задания 1-3.

4.2. Поселение гостей по групповым заявкам

Поселение групп рекомендуется производить из модуля Группы. При этом можно осуществлять сортировку заявок таким образом, чтобы в разделе Зарезервированные группы появились только те группы, дата заезда которых приходится на текущую дату. Возможны два варианта поселения группы:

•поселить всю группу одновременно

•поселять каждого гостя отдельно

Обратите внимание на то, что заезд можно оформить только при условии наступления даты заезда и выделении заезжающим членам группы конкретных комнат. В противном случае, кнопка Заезд будет недоступна.

4.2.1. Поселение всей группы одновременно

В модуле Группы необходимо открыть карточку резервирования группы (наведя курсор на строку с требуемой заявкой, щелкнуть по ней левой кнопкой мыши) и перейти в лепесток Группа. В лепестке Группа на

инструментальной панели имеется клавиша Заезд . При ее нажатии на экран вызывается окно Заезд, с помощью которого регистрируется поселение.

55

Механизм поселения группы похож на поселение одного человека. Разница состоит лишь в том, что здесь основная работа ведется со счетом не одного гостя, а со счетом всей группы.

Для того, чтобы поселить группу, необходимо сначала начислить на групповой счет задолженность за проживание группы в гостинице и сделать проводку оплаты, и только после этого нажать клавишу Заезд. Механизм начисления задолженности и ее оплаты абсолютно аналогичен тому, что мы рассмотрели в разделе 4.1.1.

В примере на счет группы «Конгресс политологов» начислена задолженность за проживание в гостинице одни сутки по тарифу «Стандарт группы РФ». Группа зарезервировала два номера – одноместный и двухместный, поэтому в счете вы видите две строки с указанием стоимости каждого номера за сутки. Общая сумма задолженности группы отелю составила 350 рублей (=сальдо).