Функции поиска и связи таблиц
Обычно база данных состоит из нескольких таблиц, связанных между собой. Как правило, в БД существует основная таблица (рабочая), где хранятся оперативные данные по предметной области, и несколько вспомогательных таблиц, содержащих справочную информацию для основной таблицы. Базы данных проектируются таким образом, чтобы избежать избыточности информации и увеличения объёмов таблиц.
Таблицы базы данных связываютсяпо общим полям, т.е. каждая таблица должна иметь хотя бы один столбец, заголовок и значения которого имеются в другой таблице. Такое поле называетсяключевым, связующим полем.
Поиск в связанных таблицах необходимых данных осуществляется таким образом: для искомого значения ключевого поля основной таблицы в первомстолбце справочной таблицы находится соответствующее ему значение, затем для него из указанного столбца выводится нужное.
Для связи таблиц поиска в Excel существуют специальные функции, которые организуют автоматический поискданных в справочной таблице и их использование в основной таблице расчётов.
Это функции из группы «Ссылки и массивы» Мастера функций -ВПР (вертикальный поиск) и
ГПР (горизонтальный поиск).
Функция ВПР просматриваетпервый столбецсправочной таблицы в поисках заданного значения и возвращает соответствующее ему значение изстолбцаэтой же таблицы с заданным номером.
Функция ГПРпросматриваетпервуюстрокутаблицы в поисках заданного значения и возвращает соответствующее значение из строки с указанным номером.
Формат функций:
ВПР(искомое знач.-е; таблица; номер столбца; тип просмотра)
ГПР (искомое знач.-е; таблица; номер строки; тип просмотра)
Аргументыфункций ВПР:
Искомое значение- это значение связующего поля из первой строки основной таблицы, которое должно быть найдено в первом столбце (связующем) справочной таблицы.
Таблица- это справочная таблица, в которой ищутся данные. Можно указать её координаты (абсолютные адреса!) или имя в списке имён.
Номер столбца- это номер столбца в справочной таблице, в котором должно быть найденосоответствующеезначение искомому значению.
Тип просмотра - необязательный аргумент, имеет значение логической константы ИСТИНА или ЛОЖЬ и определяет, нужно ли, чтобы функция искалаточное илиприближенноесоответствие.
Если этот аргумент - ИСТИНАили опущен, то возвращаетсяприблизительносоответствующее значение; а именно: если точное соответствие не найдено, то возвращается наибольшее значение, которое меньше, чем заданное. Значения в первом столбце таблицы должны быть расположены ввозрастающем порядке.
Если этот аргумент - ЛОЖЬ, то функция ВПР ищетточноесоответствие. Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д. Таблица в этом случаенеобязана бытьсортированной.
Функция ГПРимеет те же аргументы, за исключением номера столбца, который заменён на номер строки.
Пример 8.1. Подсчитать общую стоимость поступившего товара в магазин, используя справочную таблицу – «Прейскурант товаров».
Р
ис.19.
Таблица учёта
поступившего товара.
Рис.20. Справочная таблица
«Прейскурант товаров».
Решение:
Вычислить стоимость партии каждого товара в таблице учёта (рис.19) по формуле:
«Стоимость партии» = «размер партии» * «цена за кг.»,
где «цена за кг.» находится в таблице «Прейскурант товаров» по заданному наименованию продукции:
= ВПР(B3;$G$5:$H$9;2;ЛОЖЬ)*D3;
Скопировать формулу на блок ячеек Е3:Е10.
Подсчитать общую стоимость всех проданных
товаров - .