6. Облік розрахунків з покупцями і замовниками, з підзвітними особами, з відшкодування матеріальних збитків

Можна визначити два головних види поточної дебіторської заборгованості: товарну і нетоварну.

Операції називаються товарними, якщо йдеться про оплату продукції, робіт та послуг. Розрахунки з покупцями та замовниками належать до товарних відповідно до визначення.

Покупці — це фізичні або юридичні особи, які купують това­ри (роботи, послуги). Замовники — це учасники договору, на підставі замовлення яких виготовляється конкретна продукція, надаються послуги, виконуються роботи іншим учасником договору.

Нетоварна дебіторська заборгованість ви­никає від іншої діяльності підприємства (тобто операцій інших, ніж продаж товарів, виконання робіт або надання послуг). Нето­варна дебіторська заборгованість відображається в обліку під відповідними назвами і не входить до складу товарної дебіторської заборгованості.

Підставою для здійснення розрахунків із покупцями є договір, при розрахунках з вітчизняними покупцями: накладні, рахунки-фактури, рахунки; акти прийнятих робіт, послуг; податкові накладні; товаротранспортні накладні; товарні накладні; виписки банку; платіжні доручення, векселі, ВКО, ПКО (погашення заборгованості); при розрахунках з іноземними покупцями: комерційні документи (рахунки-фактури, інвойс); транс­портні накладні (СМК — залізнична накладна, коносамент, товаротранспортна накладна, пакувальні листи); платіжні документи на перерахування сум митних установ; роз­рахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць (виникнен­ня заборгованості); виписки банку; платіжні доручення; заява на акредитив; інкасо; векселі (погашення заборгованості).

Аналітичний облік розрахунків із покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред’яв­леним до сплати рахунком.

Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги

Дебіторська заборгованість за товари, роботи та послуги вини­кає, коли підприємство реалізує товари в кредит, тобто з відстро­ченням платежу.

Для бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості вико­ристовується рахунок 36 «Розрахунки з покупцями та замовни­ками», який має субрахунки:

361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»;

362 «Розрахунки з іноземними покупцями»;

363 «Розрахунки з учасниками ПФГ».

За дебетом рахунка 36 «Розрахунки з покупцями та замовни­ками» відображається вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг, яка включає податок на дода­ну вартість, акцизи та інші податки, збори (обов’язкові платежі), що підлягають перерахуванню до бюджетів та позабюджетних фондів і включені до вартості реалізації.

Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, ро­боти, послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг.

Продаж товарів, робіт або послуг відображається записом:

Д-т 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» К-т 70 «Доходи від реалізації»

На суму ПДВ:

Д-т 70 «Доходи від реалізації»

К-т 641 «Розрахунки за податками» (аналітичний рахунок «Розрахунки за податком на додану вартість»)

Одночасно відображається собівартість реалізованих товарів, робіт або послуг:

Д-т 90 «Собівартість реалізації»

К-т 26 «Готова продукція»

К-т 27 «Продукція сільськогосподарського виробництва»

К-т 28 «Товари»

За кредитом рахунка 36 «Розрахунки з покупцями та замов­никами» відображається погашення дебіторської заборгованості.

Якщо дебіторська заборгованість погашається грошовими кош­тами, які надійшли на рахунки підприємства в банківських уста­новах або в касу, складається запис:

Д-т 30 «Каса»

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»

Погашення дебіторської заборгованості взаємозарахуванням відображається таким записом:

Д-т 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

Д-т 68 «Розрахунки за іншими операціями»

К-т 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»

Інша дебіторська заборгованість

У процесі діяльності підприємства виникає поточна дебітор­ська заборгованість, яка не пов’язана з реалізацією товарів, робіт та послуг. Для розрахунків за поточною дебіторською заборгова­ністю з різними дебіторами, за авансами виданими, нараховани­ми доходами, за претензіями та іншими операціями використо­вується рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами».

За дебетом рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами» відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кре­дитом — її погашення чи списання.

Рахунок 37 «Розрахунки з іншими дебіторами» має такі суб­рахунки:

371 «Розрахунки за виданими авансами»;

372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

374 «Розрахунки за претензіями»;

375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

376 «Розрахунки за позиками членам кредитних спілок»;

377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Аналітичний облік на субрахунках ведеться за кожним дебі­тором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й по­гашення. Розглянемо особливості обліку на цих субрахунках.

Облік розрахунків із підзвітними особами

Підзвітними особами вважаються робітники і службовці підприємства, які одержали аванс під звіт. Список осіб, що мають право отримувати підзвітні суми, встановлюється адміністрацією підприємства і затверджується його керівником.

Гроші під звіт можуть бути видані на витрати, пов’язані з відрядженням, на придбання різних матеріальних цінностей, поштові, телеграфні послуги тощо.

Аванс видається на підставі заяви підзвітної особи за видатковим касовим ордером, підписаним керівником підприємства і головним бухгалтером.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємства за умови повного звіту конкретної особи за раніше виданою під звіт сумою, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум протягом трьох банківських днів наступних за днем закінчення відрядження або придбання товарно-матеріальних цінностей.

До авансового звіту додаються документи (рахунки, квитанції, проїзні документи, чеки тощо), які підтверджують проведені видатки, зокрема придбання матеріальних цінностей. В останньому випадку на документах обов’язково мають бути підписи осіб, які отримали матеріальні цінності під свою відповідальність. У бухгалтерії авансові звіти перевіряють арифметично і з погляду обґрунтованості витрат. Після перевірки авансовий звіт затверджує керівник підприємства, і бухгалтерія остаточно розраховується з підзвітною особою.

Коли сума авансу перевищує суму витрат, прийняту за звітом, різниця підлягає поверненню до каси, і навпаки, якщо сума авансу менша від суми витрат, зазначеної у звіті, і підзвітна особа використала власні гроші, перевитрачені кошти їй відшкодовуються за рішенням керівника підприємства.

Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього субрахунку обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом — суми, які підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми. Це відображається такими записами:

— видача грошових коштів з каси підзвітній особі:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 30 «Каса»

Підзвітна особа складає авансований звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюють записи в бухгалтерських регістрах:

— придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум:

Д-т 20 «Виробничі запаси»

Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

Д-т 28 «Товари»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

— повернення невитрачених підзвітних сум:

Д-т 30 «Каса»

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

— утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати службовцями:

Д-т 661 «Розрахунки з оплати праці»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Сальдо субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо означає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове — суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами.

Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків

Нестачі та збитки на підприємстві можуть бути виявлені в результаті проведення інвентаризації майна, грошових коштів та цінних паперів.

Збитки від нестач, пошкоджень та крадіжок оцінюють згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим по­становою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116 (зі змінами та доповненнями), а також Законом України «Про визначення збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінно­стей» від 6 червня 1995 р. № 217/95-ВР (зі змінами і доповнен­нями).

Бухгалтерський облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач та розкрадання грошових коштів, якщо вину­ватця виявлено, здійснюється на субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». За дебетом цього субрахун­ку відображаються суми виявлених нестач, а за кредитом — спи­сання цих сум.

При виявленні нестач і втрат у бухгалтерському обліку прово­диться такий запис:

Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» К-т 30 «Каса»

Одночасно суми невідшкодованих нестач обліковуються на забалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей», на якому ведеться аналітичний облік за кожним боржником окремо.

Після встановлення конкретних винуватців суми списуються із забалансового субрахунку з одночасними записами в бухгал­терському обліку:

Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів»

Відшкодування збитків грошовими коштами відображається записом:

Д-т 30 «Каса»

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»

Якщо нестачі утримуються із заробітної плати винуватця, це відображається записом:

Д-т 66 «Розрахунки з оплати праці»

К-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»

Аналітичний облік розрахунків за відшкодуванням завданих збитків ведеться за кожним дебітором окремо.