4.4. Морально психологическая подготовка членов рабочей группы к переговорам

Можно выделить три этапа морально-психологической подготовки к переговорам: стратегический, тактический и непосредственный.

На стадии стратегической подготовки члены делегации изучают особенности организации бизнеса в той стране, где будут проводиться переговоры, и национальные особенности делового этикета, если предусматривается зарубежный партнер. Сами участники группы ведут непосредственный поиск партнера, хотят его оценить по основным критериям, проводят деловые игры для овладения навыками реализации того или другого этапа переговоров, моделируют ситуации и разрабатывают варианты реагирования на проблему.

После определения конкретной кандидатуры партнера члены группы на тактическом этапе подготовки досконально изучают цель переговоров, разрабатывают их конкретный сценарий, прогнозируют и анализируют возможные трудности и пути их устранения, изучают личные психологические характеристики членов группы переговоров от партнера, четко определяют конкретные функции каждого их участника.

Особое внимание заслуживают психологические характеристики руководителей предприятий, поскольку окончательное решение всегда согласовывается с ними. Теория и практика менеджмента наработала много разных классификаций руководителей по разным признакам. Как пример можно привести классификацию директоров предприятий по признаку негативного стиля руководства (“интеллектуал”, “свой парень”, “фигаро”, “император”, “бульдозер”), характеристика которых приведена в Дополнении Г

Непосредственно перед началом переговоров, за 20-30 минут, необходимо еще раз провести совещание, на котором проверить:

Досконально ли продумана цель и тема этого этапа переговоров?

Запомнились ли имена партнеров?

Как нужно здороваться с партнерами и отвечать на их приветствия?

Каким образом нужно ставить вопрос и реагировать на встречные возражения и предложения партнеров?

Какие психологические характеристики следует принимать во внимание при общении с отдельными партнерами?

Готовясь к деловым переговорам, необходимо позаботиться об обеспечении психологического сервиса партнеров во время общения. Для этого следует помнить, прежде всего, что сервис по содержанию означает обслуживание. Он бывает материальный и психологический. Если материальное обслуживание партнера означает удовлетворение его материальных потребностей, то психологическое обеспечивает ему реализацию душевного комфорта. Материальный сервис можно измерять и прогнозировать, а психологический сервис нельзя зафиксировать в виде передачи информации. Он индивидуален и строго дозированный.

Самое главно что нужно помнить, создавая психологический сервис, что он должен удовлетворять ожидание партнера. Партнеры не могут рассчитывать на успех, если переговоры не будут базироваться в атмосфере искреннего уважения к партнеру и организации, которую он представляет. Предоставляя друг другу хорошие услуги, партнеры вызывают чувство взаимного комфорта.

Важнейшая предпосылка высокого искусства психологии общения – это овладение положительно-настойчивым стилем. Совершенствуя свой стиль, нужно помнить, что он предусматривает высокое самоосознание собственного достоинства. Люди, которые придерживаются такого стиля, приобретают такие особенности своего поведения:

говорят сжато и по существу;

очень осторожно используют местоимение “я”;

проводят четкую грань между фактом и суждением, за основу для выводов берут факты;

ставят вопрос спокойно, глядя партнеру в глаза;

ищут пути решения проблем.

Если партнеры достигают высокого уровня этого стиля, то ведут себя по принципу рациональности, даже когда другая сторона проявляет негативные эмоции. Они пытаются понять факторы поведения партнера. Никогда не дают неправдивую информацию, даже если вторая сторона прибегает к этому. Не пытаются поучать партнера. Понимая, что переговоры – это работа, пытаются продлить общение даже тогда, когда это психологически очень сложно.

Возможности психологического сервиса и пути их реализации нужно искать в таких направлениях:

умение выражать и воспринимать знаки внимания;

самоконтроль состояния и чувств, умение определить признаки стрессового состояния и пути выхода из него;

овладение навыками пользования невербальными каналами общения;

умение определить социально-психологический тип партнера и понять факторы появления сложностей, овладения положительным стилем мышления и поведения, в общении.

До недавнего времени считалось, что исключительно стрессовое состояние человека является причиной его психологического дискомфорта. То есть под стрессом понимали только негативные факторы состояния человека. Однако слово “стресс” в переводе с немецкого значит не что другое, как реакцию эластичного тела на внешние силы. Но соответствующая реакция на эти силы не всегда будет негативной. К негативному состоянию приводят лишь такие факторы стресса: несоответствие поставленной цели возможностям; недостаточность прав на действие; неточное определение содержания поставленных заданий; отсутствие критериев оценки работы и тому подобное. А такие причины, как сложность работы или недостаточно высокая квалификация для выполнения поставленного задания могут вызывать у исполнителя положительные чувства самоуважения к себе и удовлетворения, потому что в такой работе можно повысить профессионализм.

Таким образом, стресс может быть и негативным, и позитивным. Для предупреждения негативного стресса психологи советуют:

рационально планировать свою жизнь с учетом возможностей;

ставить перед собой реальны цели;

жизнь, как и работа, должны приносить радость, удовлетворение;

активно отдыхать;

выделять время на физическую работу и увлечения;

организовать правильное питание;

уделять время общению в семье – никаких служебных проблем нельзя ставить выше семейных;

научиться расходовать на каждую проблему только необходимое количество эмоций и нервного напряжения;

научиться методам снятия психологического напряжения в рабочее время;

все свои проблемы решать постепенно: “Слона трудно съесть в одночасье, но можно по кусочкам”.

Для обеспечения психологического сервиса партнеру нужно научиться:

поступаться ему всем, чем можно;

давать ему возможность спасти престиж в случае необходимости;

спокойно воспринимать критику партнера;

каждый раз пытаться уменьшить разногласие во взглядах и стремлениях, начиная с того, которое воспринимается одинаково;

никогда не намекать на непрофессионализм партнера;

выигрывая, не давать партнеру почувствовать себя побежденным.