Тема 4. Деловые переговоры

4.1. Предварительный анализ ситуации и поиск партнера

4.2. Подготовка концепции и сценария переговоров

4.3. Защита собственной информации организации

4.4. Морально-психологическая подготовка членов рабочей группы к переговорам

4.5. Организационная подготовка переговоров

4.6. Организация встречи делегаций деловых партнеров и процесса переговоров

Деловые переговоры можно определить как организационную форму установления и юридической фиксации производственно-экономических связей между заинтересованными в совместной деятельности экономически независимыми организациями.

Это формализированый процесс, который ставит конкретную цель, определяет круг вопросов и всегда реализуется в конкретных условиях, при конкретных обстоятельствах.

В разные периоды деятельности предприятий и учреждений возникает необходимость решения проблем существенного изменения производственных процессов, сферы деятельности, овладения новой продукцией или новыми рынками, и тому подобное. Следовательно возрастает роль той части менеджмента, которая занимается поиском новых деловых партнеров, новых внешних связей. Именно поэтому и возникает необходимость в овладении искусством деловых переговоров.

Можно утверждать, что деловые переговоры – это более сложная форма взаимодействия заинтересованных в сотрудничестве представителей организаций, чем те, которые были рассмотрены в предыдущем разделе пособия. Сложнее, чем в других формах делового общения, становится сам предмет обсуждения и процедура организации общения.

Поскольку в переговорах принимают участие делегации от предприятий, в состав которых входят специалисты разных специальностей и профессий, процедура обсуждения проблем более длительна и более насыщенна информационно.

Практикой наработаны принципы и условия, соблюдение которых способствуют достижению результативности процесса переговоров.

4. 1. Предварительный анализ ситуации и поиск партнера

Организация и проведение переговоров – очень дорогая процедура, а поэтому, прежде чем искать делового партнера, необходимо четко ответить на три вопроса:

1. На самом ли деле для решения проблемы необходимо найти партнера?

2. Что является главным критерием определения партнера?

3. Что можно предложить партнеру и что нужно получить от него?

Анализируя ответы на первый вопрос, необходимо помнить, что любое расширение рамок организованной системы нуждается в средствах и вызывает появление новых проблем в новой системе. Практика свидетельствует, что установление новых связей для любой фирмы обходится в пять раз дороже, чем поддержка старых, регулировать же их тяжелее.

Выбор варианта поиска партнера или самостоятельного решения проблемы осуществляется путем сравнение расходов на организацию переговоров и установление новых связей.

Четкое определение сущности и актуальности проблемы, появление которой вызывает необходимость поиска партнера, дает ответ на вопрос: что является главным критерием выбора? какой партнер нужен? Требования к партнеру будут существенно отличаться в случае, когда предусматривается только единичный контакт с ним, по сравнению со случаем, когда прогнозируется установление долговременных связей, или в случае, когда ведется поиск доступа к высоким технологиям и тому подобное. Вот почему и нужно определять этот главный критерий оценки партнера.

При анализе товаров и услуг, которые будут предложены партнеру, их нужно упорядочить за критериями сложности и расходов. То есть на первое место необходимо поставить тот товар или услугу, изготовление которого или предоставление которого обойдется наименьшими усилиями, но обеспечит партнеру наибольшую выгоду. На второе место – тот товар или услуга, которые обойдутся дороже и обеспечат меньшую выгоду партнеру. Необходимо также упорядочить те товары и услуги, которые нужно получить от партнера таким же образом. Планируя обмен с партнером, необходимо избрать наиболее справедливый обмен, согласовывая свое приобретение и убытки с приобретением и убытками партнеров.

Если результатом приведенного анализа является вывод, что поиск партнера – единственная реальная возможность решения проблемы, если определен главный критерий его оценки и определены товары или услуги эквивалентного обмена, можно переходить к этапу поиска конкретного партнера.

Очень важно понять, что в переговорах принимают участие равноправные партнеры, между которыми нет антагонизма, но которые имеют в то же время разные интересы. Для лучшего понимания философии деловых переговоров нужно сравнить их с административными отношениями управления предприятием. Если в первом случае реализуются отношения власти, то в деловых переговорах общаются равноправные партнеры, которые в процессе обмена мнениями должны “выторговать” друг у друга и сформулировать соглашение, которое отвечает интересам обеих сторон, то есть достичь результатов, которые бы заведомо воспринимались сторонами как взаимовыгодная ничья.

Практика делового общения определила две задачи деловых переговоров:

изучение, оценка, организация согласование коммерческих интересов;

изменение отношений, обеспечение выгоды, для сторон, которые общаются, то есть управление коммерческой деятельностью деловых партнеров как единой системой.

Для решения первой задачи реализуются такие функции общения в деловых переговорах, как передача и прием торгово-коммерческой информации, коррекции поведения партнеров, стимулирование эмоциональных контактов. Для решения второй задачи реализуются такие функции: организация совместной деятельности партнеров, обмен торгово-экономической информацией, углубленое изучение партнеров, взаимное формирование и развитие межличностных и межгрупповых отношений.

В этом разделе пособия переговоры как форма делового общения рассматриваются с точки зрения их инициатора. Дело в том, что деловой этикет переговоров предусматривает предоставление некоторых преимуществ стороне, которую приглашают. В связи с этим и психологический, и организационный, аспекты процесса переговоров являются более сложными для стороны, которая приглашает на переговоры, которая и должна готовиться к ним тщательнее. Понимание правил поведения в переговорах этой стороной и их соблюдение в основном обеспечивают рациональность переговоров и преодоления трудностей на пути взаимовыгодной ничейной. При этом целесообразно придерживаться такой последовательности.

Сначала определить круг возможных партнеров. Об их существовании можно узнать из национальных и региональных торговых изданий, товарных каталогов, справочников, из отраслевых выставок и ярмарок, от посредников, партнеров и даже конкурентов. Проанализировав по главным критериям, для более детального изучения оставляет две-три кандидатуры. При этом нужно иметь ввиду, что чем более престижная фирма, которую избрали, тем меньше хлопот будет в работе с ней, но меньше достоверность, что она согласится на сотрудничество. Во всяком случае нельзя пользоваться попыткам “любой ценой сбыть продукцию” или “невзирая на расходы, установить связь”. Поэтому и необходимо найти оптимальный вариант, рассмотрев кандидатуры двух-трех партнеров.

Следующим этапом определения конкретного партнера является оценка его конкурентоспособности, потенциала. Чем совершеннее будет изучен партнер, тем эффективнее пройдут деловые переговоры с ним. Следует иметь в виду, что зарубежные фирмы расходуют много средств на получение максимально полной информации обо всем, что касается будущих партнеров, чтобы создать основу для компетентных переговоров. При этом собирают не так информацию, которая компрометирует партнера, как такую, которая определяет его силу и слабость. Анализируются не только производственно-экономический аспект их деятельности, но и качественные характеристики персонала, особенности культуры поведения, определяют лица, от которых зависят управленческие решения, изучают характерные особенности их работы, их социально психологические типы. Особенно важно получить информацию о том, как возможный партнер ведет переговоры, каким путем выходит на принятие решений. Все это позволит сделать прогноз возможного реагирования на различные моменты общения, избрать адекватную форму проведения диалога на переговорах.

Нужно старательно собирать информацию о потребностях и интересах партнера. Понимание цели, с которой он выходит на переговоры, поможет понять его поведение на них, его аргументы. На этой стадии желательно иметь информацию о тех, кто принимает решение, знать имена ключевых служащих, изучить кредитоспособность фирмы, объем товаров и услуг, которые она предлагает, требования к контролю, особенности производственного процесса, порядок прорабатывания решений системой управления, потребность в технических консультациях, планы развития, планы капиталовложений, положение фирмы, на рынке. Все это позволит определить меру потребности в товаре или услуге, которая предлагается.

Продолжать подготовку к переговорам после этого этапа можно только при условии, когда есть основания утверждать: “У меня есть то, в чем не может быть не заинтересован партнер”.

После этого можно начинать поиск первых контактов с партнером. Во всяком случае это лучше делать через посредника. Если же переговоры и состоятся без рекомендации посредника, партнер будет чувствовать некоторую настороженность. “Зеленый свет” на пути перспективного делового общения открывает рекомендательное письмо или телефонный звонок известного предпринимателя или руководителя престижной фирмы.

Важной характеристикой партнера является его надежность и компетентность. Может произойти так, что по какими-то факторами у партнера создается негативный образ организации, которая выходит с предложением о переговорах. Здесь никак нельзя обойтись без услуг посредника, который успешно снимет напряжение и поможет найти контакт.

Если избранный партнер зарегистрирован как зарубежный, то вам необходимо зарегистрироваться как участнику внешнеэкономической деятельности, овладеть процедурой декларации товаров для транспортировки их за границу. Если же должны вывозиться товары, которые подлежат лицензированию, нужно овладеть процедурой лицензирования экспортно-импортных операций и страхования контрактов.

Когда конкретный партнер будет определен окончательно, можно начинать процедуру делового общения. При этом следует иметь в виду, что она начинается не с момента встречи представителей партнеров, а со стадии подготовки к ней. В деловом общении, кроме подготовительной, еще выделяют стадии непосредственно переговоров, анализа результатов их и выполнение достигнутых договоренностей.