Тема 11. Особливості оформлення деяких документів

та роботи з ними

Пропонуємо розглянути найуживаніші випадки оформлення документів, з якими доведеться зіткнутися молодому фахівцеві:

1. Оформлення документів по особовому складу (або: з кадрово-контрактових питань).

2. Оформлення трудової книжки.

3. Виготовлення документів за допомогою персонального комп’ютера.

4. Ознаки справжніх та підроблених документів.

5. Робота з документами, що містять комерційну таємницю.

6. Підготування відряджень.

Розглядаючи 1 питання, слід насамперед запам’ятати, що до цієї групи відносяться:

1. Особові картки.

2. Заяви.

3. Накази по особовому складу.

4. Характеристики.

5. Автобіографії.

6. Резюме.

7. Анкети.

8. Контракти.

9. Угоди.

10. Заповіти.

11. Посвідчення.

12. Копії з особистих документів, оформлених на трафаретних бланках.

13. Доручення.

14. Розписки.

15. Особові справи.

16. Трудові книжки.

17. Витяг із трудової книжки.

Матеріал, що Вас цікавить при вивченні даного питання, найповніше викладено в джерелі № 1 на сс.105 – 133 та в джерелі № 2 на сс. 55 – 92.

Перш ніж почати роботу зі складання певних документів, зверніть увагу на те, що в „Сучасному діловодстві” на сс.106 – 132 в теоретичному описі документів у дужках наводяться номери додатків, напр.: (дод.50) – він на с.306. Це значить, що, починаючи зі с.181 даного посібника, наводяться зразки готових документів, для полегшення їх запам’ятовування. Уважно вивчіть склад реквізитів бланка, їх місця розташування, а потім заповніть своїми даними (що буде вимагатися під час контролю).

Готуючи відповідь на 2 запитання, скористайтеся даними посібника на сс.120 – 132 та додатками на сс.358 – 364.

Персональний комп’ютер сьогодні став основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації. На сс.133 – 148 Ви зможете ознайомитись з можливостями роботи на ПК, стандартами установлення форматів паперу й розмірів берегів документів, правилами конструювання бланків різних документів. Тут же наводяться рисунки, які унаочнюють матеріал, що Ви вивчаєте.

Відповідаючи на 4 запитання, зверніться до сс.177 – 180. Тут Ви знайдете матеріал щодо розпізнавання істинних і підроблених документів; видів підробок; способів повного і часткового підроблення документів; ознаки підробок документів.

Правила роботи з документами, що містять комерційну таємницю Ви знайдете на сс.173 – 175. Зверніть увагу на додатки 105 – 107. З’ясуйте, що таке комерційна таємниця, яка інформація вважається конфіденційною; основні умови віднесення інформації до КТ; на які блоки вона поділяється і що належить до кожного з них; правила схоронення й доступу до конфіденційної інформації; способи забезпечення захисту КТ; особливості роботи з документами, що містять КТ; правила виготовлення документів з грифом КТ; правила руху таких документів і їх зберігання; правила архівування цих документів.

Відповіді на 6 запитання пропонують Вам на сс.149 – 158 посібника. Зверніть увагу на додатки 96 – 97 на сс.365 – 367. Ознайомившись з цими матеріалами, Ви повинні знати порядок оформлення службового відрядження; уміти заповнити супутні документи; знати порядок і особливості оформлення відряджень у межах України і за кордон; порядок звітування за відрядження.

Література:

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

2. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра,1998.

3. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.:”А.С.К.”, 2002.

5. Л.Ю.Шевченко та ін. Сучасна українська мова. Довідник. - К., 1993.