Тема 7. Документ та його реквізити. Етапи підготовки і

оформлення документів

Готуючись до цієї теми, слід дати відповіді на такі запитання:

1. Що таке документ?

2. Що таке діловий документ?

3. Що таке реквізит документа?

4. Скільки і які реквізити містять різні документи?

5. Що таке формуляр документа?

6. Що таке бланк документа?

7. Що таке штамп документа і які є види штампів?

8. Що таке робоча площа документа?

9. Що таке береги документа?

Матеріал, що Вас цікавить при підготовці до тестування чи виконання контрольних завдань, можна знайти в „Універсальному довіднику...” на сс.5 - 6, „Сучасне діловодство...” сс.5 – 15, „Сучасні ділові папери” – сс.33 – 44 та в посібнику „Мова ділових паперів”.

Документ (лат. documentum - доказ) - це засіб закріплення інформації про факти, події, явища дійсності і про діяльність людини.

Слово документ має вузьке, побутове значення (паспорт, посвідчення, пропуск тощо) і розширене - все те, що може свідчити про щось, підтверджувати щось, креслення, фотографії, твори, магнітні записи тощо.

Існує дві сфери суспільної практики, де документування використовується широко, - адміністративно-управлінська і наукова (науково-технічна) діяльність.

Кожний діловий папір складається з окремих елементів – реквізитів, тобто сукупності обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення (наведіть свої приклади).

На сс. 34 - 44 „Сучасних ділових паперів” розгляньте таблицю “Реквізити документів та їх оформлення”. Зверніть увагу, що документ може містити 31 реквізит, запам’ятайте місця їх розташування.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки називається формуляром або формуляром-зразком (ДСТУ 2732 94). Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.

Аркуш паперу з відтвореними не ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: 1) для листів; 2) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210) мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному можна заповнити реквізити „адресат”, „гриф обмеження доступу до документа”, „гриф затвердження”, „резолюцію”.

Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа - це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

Формуляр-зразок ОРД (див. сс.10 – 11 Суч.діловод.) визначає робочу площу та береги документа.

Література:

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: ”А.С.К.”.

2. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра, 1998.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

5. Постанова Кабінету Міністрів від 17.10.1997 № 1123 "Про затвердження інструкції з діловодства в органах влади, міністерствах і відомствах України".