2.4. Шляхи вдосконалення обліку та документального оформлення виробничих запасів на псрп «Ремавтоагрегат»

В умовах адаптації бухгалтерського обліку до міжнародних стандартів в Україні він має бути орієнтований на забезпечення оперативною інформацією всіх суб’єктів управління, а також на підготовку інформації на основі бухгалтерської звітності для інвесторів та кредиторів. Зростає потреба в реєстрації і формуванні конкретної інформації, необхідної для контролю за діяльністю підприємств як ззовні (з боку власника), так і зсередини (з боку управлінського персоналу). Cаме такий елемент як облікова політика виступає одним із основних засобів управління бухгалтерським обліком на підприємстві.

Таким чином, на ПСРП «Ремавтоагрегат» доцільним є вдосконалення облікової політики з питань, що стосуються виробничих запасів, внесення певних доповнень, що допоможе краще і ефективніше вести облік, а також покращувати та значно розширювати діяльність.

Для забезпечення правильності даних бухгалтерського обліку, їх відповідності фактичному стану необхідно стежити за ретельним і своєчасним проведенням інвентаризацій, контрольних та вибіркових перевірок, які мають велике значення у збереженні матеріалів. Саме тому рекомендовано внести наступні зміни в порядок проведення інвентаризацій на ПСРП «Ремавтоагрегат»:

• повні інвентаризації виробничих запасів підприємства проводити два рази на рік (замість одного разу, як раніше);

• періодично за виникненням необхідності проводити перевірки окремих груп запасів. Такі перевірки проводяться на підставі наказу керівника підприємства, а за їх результатами має проводитись відповідне коригування залишків запасів (оприбуткування лишків, списання недостач), а також виявлення винних осіб та вжиття заходів для запобігання недостачам у майбутньому.

Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується саме управління, оскільки воно залежить від якості, достовірності, оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідковo-інформаційнoї служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Збільшення обсягів інформації, підвищення вимог щодо оперативності та якості її обробки, зростання інформаційного навантаження потребує ефективно розробленого документообігу.

На всіх підприємствах, перш за все, повинен бути встановлений порядок приймання, реєстрації, контролю за виконанням, збереженням оброблених документів. Таким чином спочатку складають первинні документи, що являються вихідним пунктом бухгалтерського обліку, відображають сутність господарської операції та її наслідки. Ця робота досить трудомістка і потребує значних затрат часу. На ПСРП «Ремавтоагрегат» графік документообігу є досить умовним, що є значним упущенням, тому що точне дотримання графіків документообігу сприяє своєчасному і повному відображенню в облікових регістрах здійснюваних господарських операцій. Головному бухгалтеру слід скласти схему або перелік робіт зі створення та обробки документів, виконуваних інженерно-технічними, комерційними, бухгалтерськими службами зі вказівкою термінів виконання. Проект графіка документообігу наведено в Додатку Л. Це сприятиме конкретизації інформації по окремо взятому об’єкту і прискорить подальшу обробку та аналіз документів.

Одним із напрямів удосконалення обліку наявності та руху виробничих запасів на аналізованому підприємстві є спрощення оформлення операцій, які пов’язані з оприбуткуванням та витратами матеріальних цінностей. Відпуск матеріалів у виробництво, де це доцільно, можна оформляти на підставі встановленого ліміту безпосередньо в картках складського обліку матеріалів, передбачивши в них підпис особи, яка отримує цінності. Також можна на картках складського обліку відображати і внутрішнє переміщення цінностей.

Необхідно також впроваджувати ефективні форми попереднього й поточного контролю за дотриманням норм запасів і витратами матеріальних ресурсів, приділяти більше уваги підвищенню вірогідності оперативного обліку руху напівфабрикатів, комплектуючих виробів, деталей і вузлів у виробництві. Дані бухгалтерського обліку повинні містити інформацію для знаходження резервів зниження собівартості продукції в частині раціонального використання матеріалів, зниження норм витрат, забезпечення належного зберігання.

Значно поліпшити організацію обліку виробничих запасів можна, удосконалюючи процес документування, тобто ширше використовуючи накопичувальні документи (лімітно-забірні картки, відомості тощо), картки складського обліку як витратний документ по відпущених матеріалах (бездокументальну систему оформлення витрат матеріалів).

Доцільною також є розробка єдиної форми документа (на відпуск матеріалу), призначеної для машинної обробки. У цей документ варто включити всі об’єкти основного та допоміжного виробництва під відповідними кодами, які б указували напрям використання матеріальних ресурсів – основні вироби, запасні частини, товари народного споживання, разові замовлення, ремонтно-експлуатаційні потреби.

Щоб уникнути помилок і порушень при зборі та реєстрації оперативних фактів про виробничі запаси, що підлягають обліку, доцільно розробити детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу) про порядок і терміни реєстрації даних, а також використовувати систему заохочень і покарань за виконання своїх обов’язків виконавцями.

Доцільним є використання на всіх ділянках обліку уніфікованих форм документації. Крім того:

• створення графіків документообігу з обліку запасів і доведення до виконавців їх функцій при створенні і перевірці первинного документа;

• видача розпорядчої документації особам, що відповідають за здійснення тієї або іншої господарської операції, і мають право підпису первинних документів;

• контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації з обліку виробничих запасів (включення в обов’язок бухгалтера, що робить обробку документа, цієї функції через посадові інструкції та встановлення відповідальності за її недотримання).

Безперебійність здійснення виробничого процесу на ПСРП «Ремавтоагрегат» передбачає систематичне надходження виробничих запасів. В свою чергу, вирішення проблеми ефективного використання виробничих запасів потребує повної, об’єктивної, своєчасної і достовірної інформації про їх надходження та використання. Основним носієм такої інформації є первинний документ, від своєчасності та повноти складання якого в значній мірі залежить ефективність прийняття управлінських рішень.

Правильна і раціональна організація обліку матеріальних цінностей забезпечується чіткою системою документообігу і визначеним порядком оформлення операцій з руху матеріалів, письмовим розпорядженням на її виконання. Дослідження організації обліку виробничих запасів та застосування типових форм первинних документів на даному підприємстві показують на ряд недоліків, які, потребують додаткового вивчення з метою врегулювання. Зокрема це стосується дублювання записів у бухгалтерських документах та необхідності підвищення їх контрольної функції.

А тому актуальним залишається питання зменшення трудомісткості складання первинних документів з одночасним забезпеченням наявності вичерпної інформації про здійснювані операції з метою контролю за правильністю їх відображення в обліку.

При надходженні виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат» оформляються документи, форми яких затверджені Наказом Міністерства статистики України №193 від 21.06.1996 р. «Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів». Відповідно до призначення та ролі документів у обліковому процесі виробничих запасів, їх розділяють на такі, що:

• сприяють надходженню виробничих запасів;

• засвідчують факт їх оприбуткування;

• підтверджують законність вибуття та цільове використання;

• забезпечують ведення складського обліку;

• супроводжують рух первинних документів зі складу до бухгалтерії та забезпечують єдність даних бухгалтерського і складського обліку.

Так, при отриманні виробничих запасів у постачальника, використовується довіреність (форма №М-2), якою засвідчується право працівника виступати довіреною особою підприємства. Виписані документи реєструються у Журналі реєстрації довіреностей (форма № М-3), основною функцією якого є контроль за їх цільовим використанням та вчасністю повернення до бухгалтерії після закінчення терміну дії. Саме від організації обліку і контролю за рухом виданих довіреностей залежить вчасність надходження виробничих запасів, повнота їх оприбуткування, рівень зловживань матеріально-відповідальних осіб, які, в міру своїх посадових обов’язків, здійснюють придбання матеріалів.

А тому для внутрішнього контролю на підприємстві пропонується ввести реєстр «прострочених» довіреностей (табл. 2.7), в якому буде відображатися інформація про непрозвітовані доручення.

Таблиця 2.7

Реєстр «прострочених» довіреностей

Номер довіреності	Дата видачі	Термін дії довіреності	Посада і прізвище особи, якій видано довіреність	Прострочені довіреності
1	2	3	4	5
95	02.03.2015	11.03.2015	Заступник директора Кириченко С.Ю.	Не відзвітовано
…	…	…	…	…

Запаси займають особливе місце у складі майна та структурі витрат ПСРП «Ремавтоагрегат». Крім того, вони є найбільш важливою та значною частиною активів підприємства. Належним чином організований облік виробничих запасів (якісна проінформованість про їх наявність та рух) має суттєве значення в управлінні виробничою діяльністю. У зв’язку з цим пропонується для контролю за відхиленням фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу і для контролю залишків матеріалів, що знаходиться без руху, почати використовувати на підприємстві сигнальну довідку про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу.

Сигнальне документування значно підвищить дієвість господарського обліку. Суть сигнального документування полягає в тому, що на кожний факт відхилень від нормального технологічного процесу в місцях їх виникнення заповнюється спеціальний сигнальний документ.Сигнальний документ повністю відповідає основному документу, але позначається діагональною червоною смугою, що свідчить про відхилення.

Найчастіше ці відхилення виникають унаслідок заміни матеріалів, додаткового відпуску їх на виправлення браку, нарахування заробітної плати за години простою, виправлення браку не з вини робітника, доплати міжрозрядної різниці.

Довідка має складатися в одному примірнику завідуючим складом (комірником), який повинен своєчасно повідомити відділу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановленої норми запасу та про залишки матеріалів, що знаходяться без руху. Довідка заповнюється на підставі даних складського обліку матеріалів. Критерій для вкючення даних у довідку встановлює відділ матеріально-технічного постачання підприємства.

А тому важливою передумовою того, щоб прийом сигнального документування був справді дієвим, є обов’язкове оформлення сигнальними документами кожного випадку відхилень. Тоді фахівці з обліку матимуть можливість формувати окремі масиви інформації та використовувати їх для оперативного управління формуванням собівартості продукції, а ефективна система управління запасами дозволить керівництву отримувати якісну інформацію про наявність та рух запасів.

Також для швидкого отримання інформації щодо руху виробничих запасів пропонується ввести такі аналітичні рахунки до субрахунка 207 «Запасні частини»:

• 207.1 «Запчастини для виробництва»;

• 207.2 «Манжета гідравлічні неармовані гумові»;

• 207.3 «Манжета гідравлічні неармовані поліуретанові»;

• 207.4 «Ущільнення поршня у зборі»;

• 207.5 «Кільця гумові круглого розрізу»;

• 207.6 «Кільця поліамідні»;

• 207.7 «Підшипники»;

• 207.8 «Паси».

Це дасть змогу краще вести бухгалтерський облік та уникнути помилок і краще контролювати надходження і вибуття запасів.

Таким чином, реалізація перелічених напрямів удосконалення обліку виробничих запасів аналізованим підприємством призведе до значного підвищення результативності їх фінансово-економічної діяльності, дозволить налагодити більш дієвий і менш трудомісткий облік, контроль за наявністю, рухом і використанням виробничих запасів, а також досягти їх економії.