7.2 Класифікація управлінської інформації

Класифікація інформації має дуже важливе значення, тому що інформація повинна бути згрупована у інформаційні потоки. З цією метою весь масив інформації, що використовується в процесі управління, поділяється на окремі види, що класифікуються за наступними ознаками (табл. 7.1).

Таблиця 7.1 – Класифікація інформації

Ознаки класифікації

Види інформації

1. Місце збору інформації	внутрішня зовнішня
2. Зміст інформації	торговельно-оперативна бюджетно-статистична нормативна організаційна соціальна науково-технічна
3. Функції управління	планова організаційна звітна контрольна регулююча
4. Походження інформації	первинна вторинна
5. Доступність інформації	інформація, яка офіційно публікується синдикативна (недоступна для широкої публіки) цілковито секретна для службового користування (ДСК)
6. Стабільність інформації	постійна умовно-постійна інформація, що змінюється
7. Стадії перетворення	вхідна вихідна (проміжна та результативна)
8. Насиченість інформації	достатня недостатня надмірна
9. Вплив на маркетингові рішення	релевантна (для досягнення конкретних цілей) нерелевантна
10. Запис на машинних носіях	фіксована нефіксована
11. Спосіб передачі	вербальна невербальна
12. Періодичність накопичення	інформація, яка постійно накопичується періодично накопичується епізодично
13. Джерела збору інформації	інформація державної статистики інформація бюджетних обстежень інформація спеціальних спостережень інформація, яка отримана із матеріалів і документів підприємства інформація, яка отримана від дослідницьких та консалтингових фірм інформація за матеріалами ярмарок, виставок, бірж, аукціонів
14. Платність інформації	безкоштовна платна
15. Форми отримання	усна письмова електронна
16. Призначення інформації	довідкова рекомендаційна нормативна сигнальна регулююча
17. Час зберігання	зберігається певний термін зберігається постійно
18. Частота використання	інформація одноразового використання інформація багаторазового використання
19. Вид носія	інформація в документі інформація, що зафіксувалася на технічних носіях (дискетах, дисках, флеш-картах) інформація в пам'яті робітників
20. Засіб індексації	цифрова алфавітна символічна

7.3 Інформаційне забезпечення в системі управління

Інформаційне забезпечення управлінської діяльності включає: організацію, пошук, збір, збереження, обробку і передачу інформації з метою її використання для рішення задач управління.

Для одержання якісної інформації необхідно: сформулювати мету; визначити потреби; побудувати бази для спостереження.

Для діяльності підприємства достатньо шість баз спостереження: конкуренція; ринок; технологія; законодавство; ресурси; загальні тенденції.

Джерелами інформації для підприємства є: клієнти; постачальники; банківські, фінансові, біржові, кредитні організації; суспільні осередки, рекламні агентства; консультанти і експерти; ярмарки, салони, конференції; державна адміністрація.

Організація інформаційного забезпечення процесу управління розділяється на три частини: організація масивів інформації (власно інформація); організація потоку інформації (внутрішніх і зовнішніх каналів передачі інформації); організація технологічного процесу переробки інформації.

1. Організація масивів інформації. Інформаційний масив – це упорядкована за певними ознаками сукупність всіх видів інформації, що використовується органами управління для розробки управлінського впливу.

Мета створення масиву інформації – підвищити ефективність управління за рахунок раціональної систематизації інформації, правильного її розподілу по рівню управління в залежності від характеру задач, що вирішуються.

Інформаційний масив повинен забезпечувати:

• прямий доступ споживачів до інформації, що зберігається і можливість багаторазового її використання;

• найбільш повне задоволення інформаційних потреб органів управління на всіх рівнях;

• оперативний пошук і надання інформації (за вимогою);

• охорону інформації від фальсифікації.

2. Організація потоку інформації. Під потоком інформації розуміється цілеспрямований рух інформації від джерела інформації до споживача. Раціоналізації потоку інформації має за мету ліквідувати дублювання інформації, скоротити маршрути її проходження і забезпечити раціональний обмін інформацією між органами управління. Інформаційний потік характеризується: адресою (наявністю джерела і споживача інформації); режимом (регламентом) передачі від джерела до споживача; обсягом інформації, що передається.

3. Організація технологічного процесу переробки інформації передбачає: формування складу операцій з переробки інформації, виконання яких буде здійснюватися за допомогою засобів механізації і автоматизації; вибір комплексу технічних засобів по переробці інформації, що використовуються при рішенні управлінських задач.

Для проектування ефективної системи управління пропонується використати графічну інформаційну модель. Рух інформації в цих моделях від джерела до споживача, операції її переробки зафіксовані графічно і дозволяють на етапі аналізу комплексно уявити весь інформаційний процес, виявити дублювання в розподілі робіт між виконавцями.

Організація інформаційного забезпечення вимагає рішення наступних задач:

1. визначення складу (змісту) необхідної інформації (в тому числі по цільовим і функціональним підсистемам);

2. визначення джерел і споживачів інформації, регламентація взаємозв'язків між ними;

3. підготовка інформації про бажаний і фактичний стан всієї системи управління, або окремих її елементів, а також визначення відхилень фактичних даних від планових;

4. вибір і обгрунтування носіїв інформації;

5. розробка засобів пошуку, обробки, збереження і відновлення інформації;

6. вибір обгрунтованих технічних засобів, що необхідні підприємству в цілому і кожному робітнику апарату управління для забезпечення їхньою необхідною інформацією;

7. визначення періодичності руху інформації і форм її надання;

8. розробка класифікаторів, інструкцій і інших засобів і засобів технологічної регламентації інформаційного забезпечення, встановлення переліку інформації, що потребує постійного зберігання.

Система інформаційного забезпечення формується з метою озброїти менеджерів підприємства необхідною інформацією, методами та засобами її збору, обробки та інтерпретації.

Основною метою системи інформаційного забезпечення є підвищення ефективності процесу управління.

Система інформаційного забезпечення включає такі елементи:

1. Інформаційний фонд – масив даних, що необхідні для вивчення та оцінки ситуації на підприємстві, підготовки і прийняття управлінських рішень. Зміст і обсяг інформаційного фонду залежать від джерел та засобів його формування, а також задач, які необхідно вирішувати. На обсяг інформаційного фонду впливає ступінь механізації і автоматизації управлінських операцій та рівень управління, на якому здійснюється управлінська діяльність.

2. Комунікаційні мережі і канали комунікації.

3. Технічні засоби, що використовуються для збирання інформації, обробки, зберігання та використання інформації.

4. Методи обробки та використання інформації, тобто методи економічного аналізу, статистичні методи, економіко-математичні методи, графічні методи аналізу і прогнозування, використання яких дозволяє ефективно працювати з інформаційним фондом.

5. Застосування організаційних та методичних засобів, необхідних для підвищення надійності інформаційного забезпечення та забезпечення інформаційної безпеки підприємства. Для цього в підприємстві повинна бути забезпечена система охорони комерційної таємниці.

Перелік відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства:

• Відомості про фінансову діяльність (прибуток, товарообіг, кредити; комерційні плани, фінансові звіти і програми; фонд заробітної платні; вартість основних та оборотних фондів; кредитні умови платежів; банківські рахунки; планові і звітні калькуляції).

• Інформація про ринок (ціни, умови договорів, специфікації продукції, розмір знижок з ціни; історія та тенденції виробництва, обсяг виробництва і прогноз розвитку виробництва конкретного продукту; плани підприємства, що стосуються ринку; маркетинг і стратегія цін; чисельність торгових агентів; політика збуту, канали і методи збуту; програми рекламної діяльності).

• Відомості про виробництво і продукцію (відомості про технічний рівень, техніко-економічні параметри окремих видів продукції; відомості про строки створення нових видів виробів; відомості про модифікації і модернізації раніше застосованих технологій; відомості про виробничі потужності; відомості про організацію виробництва, розмір і розташування виробничих приміщень і складів; перспективні плани розвитку виробництва; відомості про комп’ютерні програми і комп’ютерне забезпечення виробництва; номенклатура/асортимент виробів).

• Відомості про наукові розробки.

• Відомості про систему матеріально-технічного забезпечення, тобто відомості про постачальників, посередників, транспортні і енергетичні потреби.

• Відомості про персонал підприємства: чисельність персоналу підприємства, коло осіб, що приймають рішення та їх психологічні установки.

• Відомості про принципи управління підприємством: відомості про методи управління, які застосовуються, відомості про переговори, які веде підприємство, про предмет і цілі зборів та нарад, які проходять на підприємстві, відомості про перспективні плани на підприємстві.

• Інші відомості, в т. ч. принципи захисту комерційної таємниці, які застосовуються на підприємстві.

Для підвищення інформаційної безпеки підприємства можуть бути застосовані наступні заходи:

1. Впровадження пропускної системи для працівників та відвідувачів підприємства.

2. Визначення ступеня секретності інформації та надання їй певного грифу. Наприклад, “тільки для службового користування”, “секретно”, “особливо секретно”.

3. Визначення переліку працівників, що мають доступ до певної інформації.

4. Впровадження системи слідкування за роботою технічними засобами.

5. Засоби проти порушення безпеки інформаційних технологій.